Digitale dienstverlening
Digitale dienstverlening en de COMTOO personeelsapp
In de hedendaagse digitale wereld is digitale dienstverlening steeds meer in opkomst. Deze digitale inclusie zorgt ervoor dat steeds meer personeelsleden vanuit huis werken. Zeker bij het aanbieden van digitale diensten, is vertrouwen in werknemer en bedrijven van groot belang. Uiteraard krijg je als onderneming en werkgever te maken met verschillende uitdagingen, waardoor de COMTOO personeelsapp onmisbaar wordt.
Digitale diensten met COMTOO
De COMTOO personeelsapp kan een belangrijke bijdrage leveren aan de digitale dienstverlening. En biedt verschillende manieren om de samenwerking met medewerkers te verbeteren. Maar ook op het gebied van onboarding is de COMTOO App voor digitale dienstverlening een aanrader. Laten we eens nader ingaan op enkele functies.

Verlof & beschikbaarheid
Verlof aanvragen
Verlofmodule voor aanvraag met start/eindtijd, reden en toelichting. Beheerder keurt goed/af in COMTOO; medewerker ontvangt automatisch bericht. Toegang tot verlofgeschiedenis; optie voor verschillende verlofsaldi.
Verlof- en beschikbaarheid plannen
Met deze verlofplanner zie je snel wie wanneer verlof heeft aangevraagd. Beheer gemakkelijk beschikbaarheid en vermijd overbelasting. Signaleer wanneer het maximale aantal overschreden dreigt te worden.
Verlofsaldi tonen
Met 'Beschikbare verlofuren' houdt het systeem het resterende verlofsaldo bij. Goedgekeurd verlof wordt automatisch afgeschreven. Uren omvatten wettelijk verlof, TVT en ATV-uren. De beheerder voert deze in via COMTOO.
Verlof collega overzicht
Met deze tool is het voor de medewerkers mogelijk om in te zien welke collega's (uit dezelfde functiegroep als zijzelf verlof hebben.
Geïntegreerde planningssystemen
Met deze tool zie je in één oogopslag de beschikbaarheid van de medewerkers waardoor je de personeelsplanning snel en gemakkelijker maakt. In deze tool is tevens de verlofplanning opgenomen. Uiteraard mogelijk om de beschikbaarheid en verlofplanning in te stellen per functiegroep en vestiging.
Tijdsregistratie
Verzuim registratie
Module voor ziekmeldingen en herstelmeldingen van medewerkers, met optie voor het aangeven van de verwachte duur. Beheerder ontvangt e-mail na beide meldingen.
Dag- en weekstaten invullen en verwerken
Aan het eind van de werkdag kan door de gebruikers de dagstaat worden ingevuld (weekstaat is ook mogelijk).
Urenregistratie invullen en verwerken
Medewerkers geven hier hun gewerkte uren aan, met een zichtbare geschiedenis. Optioneel: chauffeurs keuren uren goed via een voormanfunctie. Vraag voor meer informatie.
In- en uitklokken
Deze tool maakt het mogelijk voor de medewerker om in- en uit te klokken. De tijd van in- en uitklokken wordt in het beheer geregistreerd.
Tools voor onderweg
Brandstof monitoren
Gebruikers voeren brandstof- en toldeclaraties in COMTOO in, zichtbaar voor beheerder. Vereist enkele gegevens en eenvoudig uploaden van bonfoto's.
Ritplanning ontvangen en volgen
Gebruik de ritplanning als module in COMTOO op diverse manieren. Koppel met een TMS voor chauffeursakkoord & ontvangstbevestiging. Ontdek alle opties via een informatieaanvraag.
Hotelkamer reserveren
Met deze module kan de chauffeur door middel van een QR code een kamer reserveren.
Meld schade visueel
Binnen de visuele schade tool van COMTOO kunnen gebruikers specifieke voertuigschades melden door blauwdrukken van de voertuigen te uploaden. De tool laat gebruikers visueel aangeven waar de schade zich bevindt, waardoor chauffeurs kunnen zien welke schades al gemeld zijn. Belangrijke informatie kan vervolgens via de app naar de beheerder worden gestuurd, met optioneel de mogelijkheid om een stappenplan van het Europese schadeformulier toe te voegen.
Schadehulp
Met de schadehulp help je de medewerker stap voor stap door het schadeformulier. Standaard info die ingevuld moet worden. staan in dit formulier.
Materiaal en middelen beheer
Aanvragen van onderhoud/reparatie
Onderhouds- en reparatieverzoeken met fotobijlage kunnen worden ingediend en doorgestuurd naar de verantwoordelijke binnen de organisate.
Bedrijfskleding/-middelen bestellen
Bedrijfskledingmodule toont actuele items met foto's en maten. Bestel gewenste aantallen en maten; bestellingen per e-mail naar aangewezen persoon. Maximaal 27 items in het assortiment.
Vergaderkamers en/of ruimtes reserveren
Reserveer vergaderkamers; check beschikbaarheid met datum. Geef start- en eindtijd aan voor reservering; annuleer met één klik bij afgelasting.
Materiaal beheren
Optimaliseer materiaalbeheer met deze module voor online inzicht in gereedschapslocaties, van meetapparatuur tot bladblazers. Bespaar tijd en geld door efficiënter beheer.
Schade melden
Meld eenvoudig schade aan wagenpark en goederen digitaal, inclusief foto's.
Schade aan goederen melden
Optionele module voor goederenschade. Vul het formulier in met relevante details voor melding aan de verantwoordelijke.
Formulieren
Digitale formulieren maken en verwerken
Werken met papieren formulieren is niet meer van deze tijd. Binnen de formulieren module is het mogelijk om formulieren volledig te digitaliseren. De beheerder kan formulieren aanmaken om hier verschillende soorten vragen aan toe te voegen (ook document uploads en handtekening behoren tot de opties). Gebruikers kunnen dit formulier eenvoudig digitaal invullen waarna de resultaten inzichtelijk zijn in de beheerderzijde en te exporteren zijn naar een PDF.
Declaratie
Geen bonnetjes meer kwijtraken of papieren declaraties verwerken. De medewerker kan met deze tool eenvoudig via de app een declaratie indienen voorzien van een factuurdatum, omschrijving, project, bedrag en foto van de bon.
Optimaliseer interne communicatie
Ideeenbox
Gebruikers kunnen tips of ideeën indienen. Beheerders kunnen deze bekijken in COMTOO en de verantwoordelijke ontvangt ze in de reguliere mailbox.
Verbetering melden
Medewerkers melden verbeteringen via deze module. Beheerders creëren categorieën voor meldingen en kunnen foto's toevoegen.
Gesprek aanvragen
Module voor intern gespreksverzoek met collega's, beheerd door de app-beheerder. Afhandeling van het gesprek vindt buiten COMTOO plaats.
Collega’s zoeken en vinden
Digitaal smoelenboek. Van iedere collega een profiel.
Training & Veiligheid
Training / Toolbox volgen en afronden
Stimuleer interne kennisdeling en -borging met de cursusmodule van COMTOO! Test opgedane kennis via zelf in te stellen tests, met ondersteuning van YouTube- of Vimeo-filmpjes.
Documenten accorderen en ondertekenen
De optie "Gelezen & Akkoord" wordt geïntegreerd in een bedrijfsdocumentmodule met de toevoeging van een handtekening. Hiermee worden "Gelezen & Akkoord" en handtekening gecombineerd in één module voor documenten.
Onboarding-proces opzetten
Onboarding-module biedt gestroomlijnde introductie en inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers, vermijdt papieren overvloed. Digitale tools, video-tutorials, handboeken, formulieren en e-learning zijn direct beschikbaar, zelfs voor toekomstige medewerkers.
Toegankelijkheid
Meertaligheid
Meertalige ondersteuning in COMTOO: Nederlands, Spaans, Duits, Pools, Hongaars, Engels, Fries, etc. Aanpasbaar op organisatieniveau voor vakspecifieke vertalingen. Bedrijven kunnen vertalingen controleren en aanleveren voor vakterminologie.
Voorleesfunctie
Voorleesfunctie leest tekst in de app hardop voor, waardoor COMTOO toegankelijk is voor mensen met visuele beperkingen, leerproblemen, en laaggeletterden.
Voormanfunctie
Met deze functionaliteit is het voor een voorman mogelijk om een verlofaanvraag goed te keuren zonder hiervoor in te loggen in de backmin. De voorman heeft dan een extra tegel waar hij/zij de verlofaanvragen zien en deze dus kan goed- of afkeuren.
Digitale dienstverlening: Informatie toegankelijk maken
De COMTOO personeelsapp biedt een centrale plek voor al je medewerkers. Hierdoor hebben de medewerkers snel toegang tot belangrijke informatie, documenten, procedures en nieuwtjes. De medewerkers zijn niet meer afhankelijk van papieren documenten en zijn direct op de hoogte, ongeacht waar ze zich bevinden.
Bovendien kunnen de medewerkers zelf hun eigen documenten beheren. Denk hierbij aan persoonlijke informatie, verlofaanvragen of de urenregistratie. Ze kunnen direct bij deze documenten, zonder de tussenkomst van de HR-afdeling. Ideaal voor een efficiënte digitale dienstverlening.
Dit is natuurlijk zeer belangrijk in een digitale dienstverlening. Zeker op het moment dat niet alle medewerkers vanuit kantoor werken.
Verbeter de communicatie
De COMTOO personeelsapp bevordert de communicatie tussen het bedrijf en de werknemers. De werknemer kan op de hoogte gehouden worden via pushmeldingen, chats of nieuwsfeeds. Erg handig als je belangrijke updates of veranderingen kenbaar wil maken aan alle medewerkers.
De medewerkers kunnen in de app ook onderling contact hebben met elkaar. Denk bijvoorbeeld aan het delen van ideeën, het ontvangen van advies of het geven van feedback. Hierdoor wordt samenwerken bevorderd in een digitale dienstverlening.
Werken vanuit huis
Nu digitalisering niet meer weg te denken is uit de hedendaagse dienstverlening, werken steeds meer werknemers vanuit huis. Door gebruik te maken van de COMTOO personeelsapp is het mogelijk om de digitale dienstverlening vanaf afstand aan te bieden. Dit is erg handig voor werknemers die digitaal vanuit huis werken.
Digitalisering in organisaties
Nu we zelfs gebruik maken van een digitale overheid, kun je als organisatie niet meer achterblijven. De publieke dienstverlening van de Nederlandse overheid werkt handig samen met gemeenten en andere overheden.
De samenleving is door de digitale overheid steeds meer gewend geraakt aan de digitale dienstverlening. Hierdoor kun je als organisaties niet meer achterblijven in deze digitalisering. Bij COMTOO kijken we graag met je mee. Onze app voldoet aan alle richtlijnen voor een optimale digitale dienstverlening.
Heb je nog vragen?
De COMTOO app kan een echte aanvulling zijn op de digitale dienstverlening. Onze app is speciaal ontwikkeld om de digitalisering in een organisatie te verbeteren.
Heb je nog vragen over de toevoeging van COMTOO in jouw organisatie? Neem dan gerust contact met ons op. Wij beantwoorden graag al je vragen.
Dit zeggen anderen over COMTOO
Dankzij COMTOO kunnen alle medewerkers, waarvan een groot deel vaak onderweg is, gemakkelijk communiceren. Hierdoor blijft iedereen op de hoogte van het laatste nieuws en hebben we ten allen tijde werkinstructies en -documenten binnen handbereik.
Sinds we COMTOO gebruiken, ontvangen we belangrijke zaken zoals ritplanningen, verlofaanvragen, schademeldingen en verzoeken voor nieuwe werkkleding allemaal op één plek. Nu hebben we meer overzicht, duidelijkheid en efficiëntie in onze werkprocessen.
De doelstelling was om de huidige communicatielijnen meer te stroomlijnen en de toegankelijkheid te vergroten waardoor ook meer betrokkenheid ontstaat. Sinds de demo bleek al snel dat COMTOO de enige juiste partij hiervoor was.
70%
Van collega’s logt dagelijks in op de app
80%
Logt cumulatief in (dus regelmatig)
35%
Logt direct in na pushbericht
100%
Van de collega’s bestelt werkkleding via de app
Het digitale hart voor iedere organisatie |
Samenwerken zonder gedoe altijd en overal |
Tijdswinst, Werkgemak, betrokkenheid, en verbinding |
Snelle communicatie met alle medewerkers |
Flexibel design en gepersonaliseerde app |