Interne communicatie trends

Meten en strategie

Als modern bedrijf hoeft niemand je uit te leggen dat interne communicatie belangrijk is. Doordat voortdurend nieuwe efficiënte manieren worden onderzocht zou het zeker kunnen, dat er nog winst te behalen valt. Deze winst kun je behalen door meten en een strategie. Meten en strategie zijn twee cruciale onderdelen voor interne communicatie.

Een medewerkers-app is de ideale manier om interne communicatie te meten. Deze statistieken kun je halen uit het gebruik van modules, reacties en de keuzes bij het gebruik van modules. In een overzichtelijk dashboard kunnen deze statistieken worden weergegeven in observatiestatistieken.

Je kunt in je strategie bepalen om dit onderdeel van interne communicatie te verbeteren op basis van deze observatiestatistieken.

Een aantal vragen kun je stellen om je strategie voor interne communicatie te bepalen:

• Is het gebruik van het intranet efficiënt binnen de organisatie?
• Wordt er in leesbare taal geschreven of moet je geschoold zijn om het te kunnen begrijpen?
• Is de routing naar de informatie logisch?
• Komt de informatie terecht bij de medewerkers?

Wanneer je antwoorden hebt op je vragen kun je daar actie op ondernemen. Door je analyses regelmatig uit te voeren kun je sturen en verbeteringen doorvoeren.

Digitale snelweg voor interne communicatie

Doordat er steeds meer informatie digitaal is, wordt deze ook makkelijker te communiceren. Denk bijvoorbeeld aan formulieren, documenten, agenda’s en feedback. De medewerker van nu krijgt via het intranet op zijn mobiele telefoon informatie binnen.

Deze moderne vorm van interne communicatie maakt het mogelijk om unieke en relevante informatie te leveren op maat gemaakt voor iedere medewerker. De digitale snelweg is altijd binnen handbereik en de medewerker kan op ieder moment deze op maat gemaakte informatie ontvangen of versturen. Waar voorheen e-mail belangrijk was wordt nu dezelfde informatie via deze nieuwe gebruiksvriendelijke manier gecommuniceerd.

Deze “custom made” medewerkers-apps zoals onze interne communicatie app COMTOO kan communiceren met andere (externe) systemen. Daardoor kan informatie realtime getoond worden op iedere locatie.

Interne communicatie hoeft niet saai te zijn

Voorheen was intranet saai. Het was een online plaats waar hoofdzakelijk bedrijfsmatige informatie te vinden was en geen ruimte was voor persoonlijke aandacht. Er wordt nu steeds meer een andere koers gevaren.

Veel medewerkers houden van chatten of reageren graag op persoonlijke en bedrijfsgerichte content. Bedrijven doen daarom hun best om de aandacht van de medewerkers te trekken en betrokkenheid te creëren.

Om het intranet aantrekkelijker te maken wordt er steeds meer ruimte gemaakt voor tijdlijn, foto’s en chatfunctionaliteiten. Door informatie te delen onderling, leren medewerkers elkaar spelenderwijs beter kennen. Voorbeelden daarvan zijn; een medewerker die onderweg een leuke foto van zijn werkzaamheden deelt of een felicitatie naar een jarige collega stuurt. Doordat medewerkers ook vaker in de medewerkers-app te vinden zijn, zijn ze beter geïnformeerd en wordt de betrokkenheid groter.

Transformatie van je bedrijfsproces van analoog naar digitaal

Bedrijfsprocessen worden steeds meer online afgehandeld. Voorbeelden hiervan zijn; registratie van arbeid, planningen, verlofaanvragen of het altijd paraat hebben van diverse documenten en handleidingen. De mogelijkheden hiervan zijn onbeperkt.

Waar voorheen door kantoorpersoneel administraties bijgehouden werden is de medewerker van nu in staat zijn formulier of data rechtstreeks toe te voegen vanuit zijn medewerkers-app in de administratie. Het moderne intranet kan communiceren met externe systemen van externe partijen. De informatie die beschikbaar is, is daardoor altijd up-to-date en kan overal ingezet worden.

De medewerker is niet langer meer afhankelijk van bepaalde werktijden of een vaste computer. Via zijn mobiele telefoon is altijd relevante en accurate informatie beschikbaar in de medewerkers-app. Met een moderne medewerkers-app zoals COMTOO zal de interne communicatie aanzienlijk verbeteren, efficiënter en gebruiksvriendelijker zijn.

De invloed van technologie op interne communicatie heeft voor- en nadelen

De impact die technologie heeft op interne communicatie is niet nieuw, maar zal aanzienlijke invloed blijven uitoefenen. Deze invloed van technologie op interne communicatie werkt, maar kan ook verstorend zijn. De groei van virtuele teams heeft effectieve communicatie met medewerkers nog belangrijker gemaakt.

Medewerkers op afstand vragen meer betrokkenheid om zich onderdeel van de organisatie te voelen. Dit komt doordat ze niet of minder vaak aanwezig zijn in het bedrijf doordat hun werkzaamheden buiten de deur of thuis zijn.

Innovaties en automatisering groeien in potentie en leveren veel extra informatie op. Deze informatie die hieruit voortvloeit, zal gedoceerd en gestructureerd bij de medewerker terecht moeten komen.

De uitdaging blijft om effectieve en relevante informatie bij de werknemer te krijgen zonder dat er bericht verzadiging zal zijn.

Vormgeven van een interne communicatiestrategie

De laatste jaren heeft interne communicatie grote veranderingen doorgemaakt. Dit heeft ervoor gezorgd dat er jaarlijks nieuwe trends en ontwikkelingen plaatsvinden op een werkplek. De manier waarop een bedrijf hun interne communicatiestrategie vormgeeft, wordt sterk beïnvloed door de opkomst van digitale technologieën en de verandering in werkmodellen, van de afgelopen jaren. Denk bijvoorbeeld aan hybride werken of thuiswerken. Dit biedt kansen in het belang van interne communicatie, maar ook nieuwe uitdagingen.

Een effectieve interne communicatie is onmisbaar voor werknemers en management. Het is de sleutel voor het succes van een organisatie. Dit komt voornamelijk door het groeiende belang van externe communicatie.

Externe communicatie is groeiende

Sinds het groeiende belang van externe communicatie, is een goede interne communicatiestrategie nog belangrijker geworden. Een goede communicatie binnen een organisatie kan namelijk een grote invloed spelen op de algehele bedrijfscultuur en het vertrouwen tussen medewerkers, collega’s en management.

Uit onderzoek blijkt dat de meeste organisaties moeite hebben met het vinden van de juiste balans tussej inclusieve communicatie en het bieden van gepersonaliseerde content. Gepersonaliseerde content is in de meeste gevallen voornamelijk gericht op verschillende groepen, zoals bijvoorbeeld Generatie Z.

Artificial intelligence en interne communicatie trends

Artificial intelligence speelt een steeds grotere rol in het optimaliseren van interne communicatie. Deze technologie wordt bijvoorbeeld ingezet om medewerkers te voorzien van specifieke informatie op maat, waardoor de communicatie effectiever en efficiënter verloopt.

Interne communicatie kun je met Artificial intelligence bevorderen, maar ook met virtual reality. Laatstgenoemde biedt een aantal interessante mogelijkheden waarbij samenwerken bevorderd wordt. Dit is bijvoorbeeld ideaal op het moment dat werknemers op afstand werken. Deze vorm van interne communicatie zorgt ervoor dat iedereen de juiste informatie krijgt en taken in de praktijk goed verdeeld worden.

Interne communicatie en social media

Tegenwoordig leven we in een cultuur waarbij de meeste bedrijven gebruikmaken van social media. Social media is ideaal om een boodschap onder het oog van een groot publiek te krijgen. Het gebruik van sociale media als onderdeel van interne communicatie groeit ook snel. Medewerkers worden aangemoedigd om als interne influencers op te treden en informatie te delen via platforms die zij dagelijks gebruiken. Het gebruik van social media versterkt de betrokkenheid onder de werknemers en collega’s.

Digitale tools als communicatie kanalen

Niet alleen social media is een echte trend als het gaat om interne communicatie, maar ook tools zoals wde COMTOO app. Onze app word veelvuldig gebruikt om de samenwerking te verbeteren en belangrijke informatie snel te delen.

De COMTOO app biedt niet alleen mogelijkheden voor communicatie, maar ook voor het bevorderen van een duurzame manier van werken door minder afhankelijk te zijn van fysieke aanwezigheid op kantoor.

Relatie tussen collega’s, leiders en werknemers

Niet alleen online tools helpen bij het optimaliseren van een goede communicatie binnen organisaties. De manier waarop managers communiceren met hun collega’s is ook aan verandering onderhevig. Het is belangrijk dat zij eerlijk en transparant zijn in hun communicatie om het vertrouwen van medewerkers te behouden.

Het delen van de juiste informatie op het juiste moment is van groot belang om te voorkomen dat werknemers zich buitengesloten voelen of belangrijke zaken missen. Bovendien blijkt uit praktijkervaring dat een goede communicatie de effectiviteit van een team aanzienlijk kan verhogen, vooral als de informatie via de juiste communicatiekanalen wordt verspreid.

Diversiteit en inclusie

Een ander belangrijk onderdeel voor een optimale interne communicatie is diversiteit en inclusie. Organisaties richten zich steeds meer op het betrekken van diverse groepen en het bevorderen van een open cultuur waar iedereen zich gehoord voelt. Leiders spelen hierbij een sleutelrol door een inclusieve omgeving te creëren waarin medewerkers zich veilig voelen om hun mening te delen.

Het gedrag van het managementteam kan daarom een groot verschil maken binnen de open communicatie tussen werknemers. Wees eerlijk richting de werknemers en ben duidelijk in je dialoog of boodschap. Het gedrag van de werknemers zal zich hierop aanpassen, wat vrijwel altijd garant staat voor een positieve verandering tussen de werknemers.

Hybride werkvormen

De laatste jaren en het afgelopen jaar is de opkomst van hybride werken enorm gestegen. Om je werknemers hierin te ondersteunen, is het van belang dat organisaties de werknemers betrokken houden. Dit is daarom ook een belangrijke taak van de afdeling interne communicatie binnen een organisatie.

De afdeling interne communicatie moet zich voortdurend aanpassen aan de laatste trends binnen de organisatie. Onderwerpen moeten direct gecommuniceerd worden, zonder dat de werknemers een lange tijd wachten.

Interne communicatie moet zich voortdurend aanpassen aan de veranderende omstandigheden. Denk hierbij aan het vinden van manieren om de verbinding te behouden tussen medewerkers, die zowel op kantoor, als op afstand werken. Het gebruik van e-mail blijft belangrijk, maar wordt aangevuld met andere communicatiemiddelen.

Hoe kan COMTOO je helpen?

COMTOO vind het belangrijk dat het personeel kan gebruikmaken van een optimale interne communicatie. Betrokken werknemers zijn niet alleen in het belang van de organisatie, maar ook van de werknemer zelf. Wij zijn op de hoogte van de laatste trends, waardoor we een optimale communicatie kunnen opstarten voor nu en de komende jaren.

Wil je meer weten over hoe COMTOO je bedrijf kan ondersteunen bij het optimaliseren van de interne communicatie? Neem dan vandaag nog contact met ons op.