Waarom Whatsapp niet geschikt is voor op de werkvloer

Populairste zakelijke communicatiemiddel op de werkvloer

WhatsApp is in Nederland erg populair. Dit kanaal heeft niet alleen het grootste aantal gebruikers, ook is het het social media kanaal dat Nederlanders dagelijks het meest gebruiken.

Bovenaan in het lijstje van populaire zakelijke communicatiemiddelen staan vanzelfsprekend de traditionele kanalen als e-mail, bellen, Linked-in en Skype, dit zijn populaire kanalen op de werkvloer. En ook WhatsApp is in zakelijke kringen erg populair. Opvallend is het overmatig gebruik van Whatsapp op de werkvloer, slechts een kwart van de Nederlanders zit niet in een werk gerelateerde Whatsappgroep. Daarbij komt dan ook de vraag naar voren wat de WhatsApp-groep werk regels zijn. Want ondanks het vele gebruik van Whatsapp op de werkvloer beschikt slechts een enkele werkgever over gedragsregelingen rondom het platform. Dit zorgt voor de nodige irritaties onder de eindgebruikers. De grootste irritatie is het delen van van alles en nog wat buiten werktijden om. Gevolgd door collega’s die op elk ditje en datje reageren.

WhatsApp groep werk regels

Over het algemeen zijn er 3 gouden vuistregels die gehanteerd dienen te worden in zakelijk Whatsapp groepen. Bij succesvolle uitvoering van onderstaande 3 regels wordt de frustratie omtrent het zakelijk gebruik van Whatsapp beperkt:

• Geen privéberichten delen in een zakelijke app groep.
• Niet één enkele collega aanspreken binnen zakelijke Whatsappgroepen (bijv. voor felicitaties).
• Alle informatie in een bericht plaatsen (niet allemaal losse berichten dus).

Waarom whatsapp niet geschikt is als interne communicatietool

In de voorgaande paragraaf hebben we kunnen lezen dat het zakelijk gebruik van Whatsapp vaak gepaard gaat met de nodige frustraties onder collega’s. In deze paragraaf zullen we verder inzoomen op het gebruik van Whatsapp als communicatie app op de werkvloer.

In de basis heeft een chat applicatie als Whatsapp een zeer beperkt aantal functionaliteiten, helemaal als dit wordt vergeleken met een echte interne communicatie tool of een sociaal intranet. De voornaamste nadelen van het gebruik van Whatsapp door interne communicatieprofessionals voor intern communicatie zijn:

1. Vermenging privé en zakelijk

Dit risico is groter voor Whatsapp gebruikers zonder zakelijke telefoon. Zij bevinden zich vaak in verschillende groepen met collega’s, vrienden, kennissen etc. De kans is hierdoor groter dat bedrijfsinformatie en privé door elkaar heen gaat lopen. Daarbij stijgt het risico van het sturen van een bericht naar een verkeerde groep. Het zou niet de eerste keer zijn dat ‘ludieke’ vakantiefoto’s per ongeluk in een zakelijke Whatsappgroep verschijnen.

2. Verschillende communicatie kanalen

Door de bestaande behoefte aan een communicatie oplossing en het ontbreken van een echte standard hieraan worden er binnen bedrijven vaak verschillende oplossingen gebruikt. Bestanden worden gedeeld via Google Drive, communicatie vanuit huis loopt via Whatsapp, op de zaak via de e-mail en een enkele afdeling werkt met Skype. Door deze grote diversiteit aan kanalen ontbreekt de synergie en uitwisseling van inspiratie tussen de verschillende groepen. Er ontstaat een oncontroleerbare dynamiek waarbij maximale efficiency ver te zoeken is.

3. Niet uit te schakelen

Het is onvermijdelijk dat werknemers ook buiten werktijd te maken krijgen met werk gerelateerde berichten. Bijvoorbeeld bij bedrijven waar in ploegendienst gewerkt wordt kan dit consequent voorkomen. Hoewel een chat op mute gezet kan worden kan er niet ontkomen worden aan berichten die in zakelijke groepswhatsapps. Doordat werknemers zakelijke berichten niet kunnen uitschakelen en buiten werktijd alsnog met hun werk bezig zijn kunnen zij ernstig last van stress krijgen.

4. Onoverzichtelijkheid kan frustratie oproepen

Binnen Whatsapp is het zeer gemakkelijk om voor elk project een nieuwe groep aan te maken. Nadeel hiervan is dat je binnen een mum van tijd met tientallen groepen zitten voor van alles en nog wat. Binnen deze verschillende groepen wordt regelmatig gecommuniceerd over overlappende thema’s. De overdosis aan Whatsappberichten die hierdoor ontstaat leidt tot onoverzichtelijkheid. Dit kan frustraties opleveren bij het zoeken naar een bepaald bericht of gedeeld document.

5. Onvoldoende controle bij de indeling van groepen

Organisaties hebben meestal geen controle over welke medewerkers in welke groepen terecht komen. Medewerkers zijn immers vaak de initiatiefnemer voor het opzetten van deze groepen. Daarbij komt dat mensen van buiten de organisatie onopgemerkt kunnen worden uitgenodigd, wat hand in hand gaat met de nodige security risico’s. Groepsonderhoud is bij het gebruik van Whatsapp ook een aandachtspunt. Vaak worden er tijdens projecten externe personen (freelancers, partners, leveranciers) ingeschakeld, echter wordt er na afronding van het project vaak vergeten om hen uit de groep te verwijderen.

Communiceren met off desk medewerkers

In deze paragraaf bekijken we de interne communicatie binnen de bouwsector. De bouwsector is een sector waar collega’s vanuit veel verschillende locaties met elkaar communiceren. Goede eenduidige communicatie is daarom cruciaal voor het slagen van een bouwproject. Uit de cijfers van 2019 blijkt dat nog niet alle bouwbedrijven dit evengoed onder de knie hebben. Zo blijven de faalkosten binnen de sector onveranderd hoog. Bouwbedrijven schatten de kosten op gemiddeld 5% van de totale jaarkosten. Hoe ontstaat deze miljardenverspilling dan? Faalkosten zijn de kosten die gemaakt worden na het verrichten van herstelwerkzaamheden aan onvoldane bouwspecificaties. Dit wil dus eigenlijk zeggen dat de wensen van de klant niet goed overkomen bij uitvoerende krachten in de bouw. Hierdoor dienen er achteraf herstelwerkzaamheden verricht te worden waaraan gigantische prijskaartjes hangen.

Een verbeterslag op het gebied van interne communicatie lijkt uitkomst te kunnen bieden voor het terugdringen van deze faalkosten. Bijna alle faalkosten zijn immers terug te herleiden aan miscommunicatie van gebrekkige samenwerking. Lerend vermogen is in de bouw nog ver te zoeken. In een sector waarbij zoveel partijen samenwerken om één product te maken is communicatie cruciaal. Dat is mogelijk door het delen van kennis en het leren van elkaars fouten. Deze ervaringen dienen echter wel al in de voorbereidingsfase te worden ingebracht om zo nieuwe fouten op tijd te signaleren en voorkomen.

Een communicatie platform als Whatsapp lijkt dus bij uitstek NIET geschikt voor de bouwsector. Aangezien het in de sector om de details gaat en de details in Whatsapp (zie paragraaf 2) juist lastig te vinden zijn. Je zou als bouwbedrijf opzoek moeten gaan naar een echte interne communicatie tool. Een tool waarmee met korte lijnen interne gecommuniceerd kan worden, kennis gedeeld kan worden en ervaringen kunnen worden overgedragen lijkt bij uitstek geschikt voor de bouwsector.

COMTOO als oplossing voor voorkomen gebruik van WhatsApp op de werkvloer

Je kunt als interne communicatieprofessional slim inspelen op de ergenissen die er zijn voor het gebruik van WhatsApp voor digitale communicatie door een alternatief voor te stellen.

COMTOO is een interne communicatie platform wat met een aantal praktische modules zeer geschikt is voor communicatie binnen onder meer bouwbedrijven. De app beschikt over een uitgebreid DMS (document sharing systeem) waarmee gemakkelijk bouwtekeningen, bouwreglementen of bouwvoorschriften kunnen worden gedeeld met de uitvoerende krachten op de werkplaats. COMTOO is een interne communicatie app die beschikbaar is op zowel de mobiel als de desktop (COMTOO is voor al haar gebruikers te downloaden vanuit de App en Playstore). Zo zijn alle medewerkers 24/7 en overal verbonden met je organisatie door middel van een digitale werkplek.

Daarnaast beschikt de COMTOO app over verschillende praktische bedrijfsmodules waarmee vele organisatieprocessen gedigitaliseerd kunnen worden (denk hierbij aan verlofaanvraagmodule, aanvragen van bedrijfskleding of een module voor het organiseren van evenementen). Daarbij is er een tool-box module (gereedschap registratie) beschikbaar binnen de COMTOO omgeving. Met deze toolbox-module kan gereedschap eenvoudig geregistreerd worden. Dit kan zowel op collega niveau als op project niveau. COMTOO faciliteert met deze module alle handvatten die uw organisatie nodig heeft om al uw bouwtools gestructureerd te documenteren. Ook is er de mogelijkheid om via de toolbox-module melding te maken van gereedschap dat verdwenen is, schade heeft of gekeurd moet worden.

Tenslotte, de keuze voor een écht interne communicatie platform heeft vele voordelen in vergelijking met een kanaal als Whatsapp. Het overzicht wordt behouden en de informatiestroom kan gesegmenteerd worden per doelgroep (zo wordt een informatie-overload voorkomen). Voor bouwbedrijven kan dit direct financiële voordelen opleveren bijvoorbeeld door het terugdringen van de faalkosten.