Het belang van goede interne communicatie

Als gevolg van de tweede Coronagolf zitten we vanaf 15 december al in een lange tweede lockdown. Het grootste gedeelte van de beroepsbevolking werkt momenteel vanuit huis en een hele grote groep heeft zelfs zijn baan verloren als gevolg van de Corona-crisis. Onder deze omstandigheden is het belangrijk om de motivatie in het team te behouden en juist wat extra aandacht te geven aan teambuilding activiteiten. Goede en gestructureerde interne communicatielijnen zijn daarom ook meer van belang dan ooit. Dit om te voorkomen dat je hele team thuis vanuit zijn eigen eilandje werkt en de verbinding en betrokkenheid behouden blijft binnen het bedrijf.

Voor veel bedrijven zijn dit turbulente tijden. In het vervolg van deze blog gaan we een 6-tal tips behandelen die jouw organisatie kan gebruiken om de interne communicatie ook in deze tijd op niveau te houden.

Tip 1: Zorg voor een positief werkklimaat waarbinnen ruimte is om ervaringen te delen

Dit begint met een goed platform/kanaal wat laagdrempelig gebruikt kan worden voor het delen van ervaringen en successen. Veel organisaties maken momenteel nog gebruik van een maandelijkse nieuwsbrief. Dit is een relatief gedateerd medium, een modern sociaal intranet zoals een communicatie app is meer van deze tijd. Alle gebruikers zijn hierop aangesloten met een persoonlijk account. Hierdoor kunnen bedrijfsnieuws en ervaringen met één klik binnen de gehele organisatie worden gedeeld. Maar juist in deze tijd zou een soortgelijk platform een nog bredere functie kunnen hebben. Het delen van berichten, successen, e-learnings of juist kleine bottlenecks stimuleert de betrokkenheid van één ieder bij de organisatie.

Tip 2: Vind de juiste frequentie

Niet de juiste toonhoogte maar met de juiste regelmaat. Dat is de kern van deze tip. Helemaal in deze tijd waar bij het grootste deel van de mensen als gevolg van de lockdown vanuit huis werkt, is té vaak communiceren eigenlijk geen optie. Wij raden dan ook elke organisatie aan om de regelmaat waarin berichten worden gedeeld binnen de organisatie op te krikken. Hoe eerder de bal wordt gespeeld hoe kleiner de kans dat bepaalde geruchten in chat-groepjes een eigen leven gaan leiden.

Tip 3: Verlies de fun-factor niet uit het oog

Een te serieuze toon kan ervoor zorgen dat de motivatie van medewerkers daalt. Luchtige content zorgt ervoor dat medewerkers plezier houden in hun werk en elke ochtend met frisse zin opstaan om hun beste beentje voor te zetten voor hun organisatie. Het is daarbij ook goed om hier als management het goede voorbeeld in te geven. Deel een grappige foto van je werkplek en loop hier als CEO in voorop, hiermee geef jij de richting aan en houd je het ‘luchtig’.

Tip 4: Creëer de beste thuiswerk omgeving

Het werken vanuit huis pakt voor iedereen anders uit. De een is blij met wat quality-time met de kinderen en andere dingen rondom het huis. Een ander beschikt thuis echter niet over de juiste tools en weet mede hierdoor niet de juiste focus te vinden. Daarom is het van belang dat de werkgever zorgt voor de juiste faciliteiten ook voor de ’thuis’ – werkvloer. Een laptop en bedrijfstelefoon zijn hierin de basisbeginselen maar denk ook verder als een interne chat of zelfs een heel intern communicatieplatform (zoals bijvoorbeeld onze interne communicatie app COMTOO). Ook wanneer iedereen op een andere locatie zit moet de communicatie gestroomlijnd zijn.

Tip 5: Blijf inspireren en Informeren

Het is uiteraard belangrijk om intern transparant te blijven communiceren ook tijdens de Corona-crisis. Breng je medewerkers op de hoogte van financiële situatie van het bedrijf en laat ze ook weten wat de eventuele gevolgen van de aanhoudende situatie kunnen zijn. Zo komen ze niet voor verassingen te staan en creëer je als management zijnde meer begrip en draagvlak onder je werknemers voor de koers die er gevaren gaat worden. Houd ook collega’s die tijdelijk op nul uren zijn gezet op de hoogte van hoe hard andere collega’s aan het knokken zijn om de continuïteit van het bedrijf te waarborgen. Natuurlijk willen zij dan ook weten hoe dat gebeurt en wat dit oplevert. Deel hiervoor nieuwe klanten, inspirerende cases of creatieve oplossingen op het universeel communicatie kanaal zoals een sociaal intranet.

Tip 6: Wederzijds vertrouwen is de basis

Vertrouwen is een mes wat twee kanten op snijdt. Eén is het vertrouwen in je werknemers en dat zij ook thuis hun best beentje zullen voorzetten voor de organisatie. Een tweede is dat zij ook op jou moeten kunnen vertrouwen. Wanneer de Corona-crisis gevolgen heeft voor de interne gang van zaken of er zich nieuwe uitdagingen voor doen waar van te voren niet op gerekend is, is het van belang dat hierover gecommuniceerd wordt met de medewerkers. Medewerkers voelen toch vaak aan dat er bepaalde zaken spelen binnen de organisatie ook als hier niet over gesproken wordt. Wanneer zaken onbesproken blijven bestaat de kans dat deze een eigen leven gaan leiden, wat als gevolg kan hebben dat er negatieve conclusies worden getrokken. Dit is iets wat je wilt voorkomen.