Waarom een verlofapp een ‘Must have’ is voor iedere organisatie

Verlof en verzuim

Verlof en verzuim zijn termen waar iedere HR’er dagelijks mee geconfronteerd wordt. Als HR-medewerker/manager is het jou taak om het verzuim binnen jouw organisatie te beperken en zelfs terug te dringen indien mogelijk (een verlofapp kan bij dit proces helpen). Verzuim van werknemers kost werkgevers namelijk vaak veel geld. Werk wordt niet uitgevoerd, taken blijven liggen maar de werknemer dient wel te worden uitbetaald. Begrijpelijk dat werknemers alles in dienst stellen om het medewerker verzuim zo beperkt mogelijk te houden.

Binnen de MKB branche ligt het verzuim ratio het laagst, hier verzuimd gemiddeld 3,8% van de medewerkers. Ten opzichte van de grote bedrijven valt dit ratio nog mee, bedrijven met 500+ medewerkers tikken een verzuimratio van maar liefst 5% aan. Als je na gaat dat de gemiddelde verzuim dag een werkgever 250 euro kost (dan nog niet gesproken over de extra werkdruk die er op je collega’s komt te liggen) is het te begrijpen dat er letterlijk mensen worden aangenomen om dit ratio te beperken. Voor kleine bedrijven kan langdurig verzuim ze zelfs de kop kosten, loon moet worden uitbetaald en activiteiten blijven liggen. Een maand lang verzuimen (met wat voor redenen dan ook) kost een werkgever al gauw 7.500 euro.

Controle op je verlof en verzuim

Gemiddeld hebben werknemers 27 vakantiedagen op jaar basis. Deze dienen aan gevraagd te worden bij de werkgever waarna deze goed of afgekeurd kunnen worden. Om dit in goede banen te leiden geeft de werkgever vooraf aan wat de mogelijkheden zijn voor het opnemen van verlof, de meest voorkomende redenen zijn:

• Ziekte
• Tandarts of dokter
• Vakantie
• Buitengewoonverlof

Onder buitengewoonverlof vallen alle niet gecategoriseerde verlofdagen, dit verlof vindt zijn oorsprong in incidentele zaken als een huwelijk, verhuizing, geboorteverlof, zorgverlof of calamiteitenverlof. Bij de aanvraag van verlof beslist de directe leidinggevende of de HRM-afdeling van een bedrijf over de goedkeuring van deze aanvraag. In de hedendaags modern tijd waarin 97% van de Nederlanders over een mobiele telefoon beschikt kan een verlofapp bijdragen aan meer controle op verzuim en verlof.

Verlofregulatie met een verlofapp

Medewerkers hebben de behoefte om gemakkelijk hun verlofsaldo in te kunnen zien, daarbij moet met enkele handelingen het verlof geregeld kunnen worden. Voor zowel werkgever als werknemer kan er met een verlofapp efficiënt gewerkt kunnen worden. Een werkgever wordt ontlast op het gebied van email verkeer, i.p.v.. dat deze constant e-mails binnenkrijgt met de vraag tot, kan dit alles in een overzichtelijke digitale omgeving worden gefaciliteerd. Medewerkers hebben daarbij via hun mobiele telefoon ten alle tijden de mogelijkheid om hun verlofsaldo in te zien en kunnen met enkele clicks aanvraag tot indienen. Daarnaast biedt een digitale planning direct inzicht voor werkgever en werknemer wie van de medewerkers in welke periode afwezig zal zijn.

Door gebruik te maken van een verlofapplicatie wordt het voor organisaties significant inzichtelijker wie, wanneer en voornamelijk hoe vaak er verlof opgenomen wordt of wordt verzuimd. Met een gemiddeld verzuimpercentage binnen Nederland van 4% is het mogelijk om werknemers die vaker verzuimen eens extra onder de loep te nemen. Door gebruik te maken van een verlofapp heeft de werkgever de vinger beter aan de pols en kan deze maatregelen nemen wanneer het verzuim ten koste gaat van de bedrijfsresultaten.

Inzicht in verlof en verzuim biedt een organisatie handvatten om zich te wapenen tegen de kosten die hieraan kunnen kleven. Een verlofapp kan voor een organisatie dus bijdragen aan reductie van de kosten die komen kijken bij dit proces. Ook voegt een verlofapp een stukje efficiëntie toe voor zowel werkgever als werknemer, het bespaard tijd of terwijl geld. Want deze tijdbesparing draagt bij een verbetering van de productiviteit van de medewerkers. In het ideale scenario zit er een verlofapp/module opgenomen in het sociaal intranet van een organisatie. Zo hoeft een medewerker nog maar op één plek te zijn voor alle werk gerelateerde zaken.

Hoe COMTOO jouw organisatie kan helpen met regulatie van verlof en verzuim

De interne communicatie app van COMTOO faciliteert zo’n sociaal intranet. Hierin zitten verschillende modules opgenomen die bijdragen aan verbetering van de interne communicatie binnen jouw organisatie. In de applicatie zit een verlofmodule waarmee werknemers en werkgever heel overzichtelijk inzicht krijgen in openstaande verlofaanvragen en verlofsaldo’s. Ook is het mogelijk om vanuit de COMTOO intranet app een koppeling te maken naar een eventuele externe verlofapp. Hiermee zorgt COMTOO voor een stukje gebruikersgemak voor werkgever en werknemer, zij hoeven niet allerlei verschillende apps te gebruiken, maar kunnen terecht voor al hun werk gerelateerde zaken in de all-in-one omgeving van COMTOO.

Naast dat COMTOO een bijdragen kan leveren aan de verlof en verzuim regulatie binnen uw organisatie, faciliteert het meerdere praktische arbeidsprocessen. Zo is er binnen COMTOO een cursus module beschikbaar, deze wordt in eerdere klantcases voornamelijk gebruikt om het onboarding proces van nieuwe medewerkers te versnellen. Deze module laat de nieuwe medewerker lerende wijs de organisatie kennen met behulp van video’s en quizzen.

Ook beschikt de COMTOO app over verschillende documentmodules, hierin kunnen interne projecten worden gedocumenteerd en handleidingen of richtlijnen worden opgeslagen. Ook kan iedere gebruiker van de applicatie persoonlijke documenten in de digitale omgeving opslaan. (Kennismanagement is essentieel voor iedere organisatie, benieuwd wat voor rol COMTOO daarin kan spelen voor jouw organisatie, lees dan onze blog over kennismanagement.)

Meer weten over wat de COMTOO applicatie kan betekenen voor het jouw organisatie bekijk dan hier onze interne communicatie app.