Efficiëntie in verlofbeheer met een verlofapp

Dagelijkse taak bij HR: verlof en verzuim

Verlof en verzuim zijn termen waar iedere HR’er dagelijks mee geconfronteerd wordt. Als HR-medewerker of manager is het jouw taak om het verzuim binnen de organisatie te beperken en zelfs terug te dringen indien mogelijk. Verzuim van werknemers kost werkgevers namelijk vaak veel geld. Werk wordt niet uitgevoerd, taken blijven liggen, maar de werknemer dient wel te worden uitbetaald. Begrijpelijk dat werknemers alles in dienst stellen om het medewerker verzuim zo beperkt mogelijk te houden.

Binnen de MKB branche ligt het verzuim ratio het laagst, hier verzuimd gemiddeld 2,6% van de medewerkers volgens cijfers van HRmorgen. Ten opzichte van de grote bedrijven valt deze ratio nog mee, bedrijven met 500+ medewerkers tikken een verzuimratio van maar liefst 5,5% aan. Als je nagaat dat de gemiddelde verzuimdag een werkgever 250 euro kost (dan nog niet gesproken over de extra werkdruk die er op je collega’s komt te liggen), is het te begrijpen dat er letterlijk mensen worden aangenomen om dit ratio te beperken. Voor kleine bedrijven kan langdurig verzuim ze zelfs de kop kosten, loon moet worden uitbetaald en activiteiten blijven liggen. Een maand lang verzuimen (met wat voor redenen dan ook) kost een werkgever al gauw 7.500 euro.

Ook het verwerken van verlofaanvragen en dit bijhouden kan een HR-medewerker veel tijd kosten. Met inzet van een verlofregistratie App voorkom je fouten bij het checken van verlof uren en het handmatig alles nalopen.

Gemakkelijker aanvragen en goedkeuren van verlof

Werknemers kunnen gemakkelijk zelf hun verlofaanvraag indienen via de app. De managers kunnen deze aanvraag hierna goedkeuren of afwijzen. Het proces wordt hierdoor een stuk sneller, het vermindert administratieve lasten en het voorkomt fouten die normaal gesproken wel bij handmatige invoer kunnen voorkomen.

Bovendien hebben werknemers altijd toegang tot hun eigen huidige verlofsaldo, toekomstige aanvragen en goedgekeurde verlofdagen. Niet alleen de medewerkers hebben toegang tot, maar ook de managers kunnen real-time de beschikbaarheid van de medewerkers inzien. Hierdoor kunnen de managers nog sneller reageren op de personeelsbehoeften van het personeel.

Altijd inzicht in verzuim en verlofuren

Door gebruik te maken van een verlofapp heeft de werkgever de vinger aan de pols en kan deze maatregelen nemen wanneer het verzuim ten koste gaat van de bedrijfsresultaten. Een verlofapp kan voor een organisatie dus bijdragen aan reductie van de kosten die komen kijken bij dit proces. Ook voegt een verlofapp een stukje efficiëntie toe voor zowel werkgever als werknemer, het bespaard tijd of terwijl geld. Want deze tijdbesparing draagt bij aan een verbetering van de productiviteit van de medewerkers. In het ideale scenario zit er een verlofapp/module opgenomen in het sociaal intranet van een organisatie. Zo hoeft een medewerker nog maar op één plek te zijn voor alle werk gerelateerde zaken.

Geautomatiseerde waarschuwingen en meldingen

In de verlofapp kunnen de werknemers meldingen en waarschuwingen activeren. Denk bijvoorbeeld aan het verstrijken van verlofaanvragen of wanneer een medewerker veel openstaande verlofuren heeft en deze dienen te worden opgenomen.

Daarnaast biedt de verlofapp van COMTOO een geïntegreerde kalender die de medewerkers en managers helpt bij het plannen van verlof, rekeninghoudend met de personeelsbezetting. Hierdoor voorkom je overbelasting van het gehele team en zorg je voor een evenwichtige verdeling van de verlofdagen van het personeel.

Vermijden van fouten

De verlofapp van COMTOO berekent automatisch het aantal verlofdagen op basis van de instellingen. Denk bijvoorbeeld aan een werkweek en pro-rata regeling. Dit zorgt ervoor dat menselijke fouten voorkomen kunnen worden, die geregeld voorkomen bij handmatige berekeningen van verlofdagen.

Bovendien kan de HR-afdeling geregeld eenvoudig rapporten genereren over verlof gebruik, trends en de impact op de productiviteit. Hierdoor biedt je jouw organisatie de kans om gemakkelijker beslissingen te nemen over de verdeling van vakantiedagen en personeelsbeheer.

Hoe COMTOO jouw organisatie kan helpen met een efficiënt verlofbeheer

In de COMTOO App zit een verlofmodule waarmee werknemers en werkgever heel overzichtelijk inzicht krijgen in openstaande verlofaanvragen en verlofsaldo’s. Ook is het mogelijk om vanuit de COMTOO intranet app een koppeling te maken naar een eventuele externe verlofapp. Hiermee zorgt COMTOO voor een stukje gebruikersgemak voor werkgever en werknemer, zij hoeven niet allerlei verschillende apps te gebruiken, maar kunnen terecht voor al hun werk gerelateerde zaken in de all-in-one omgeving van COMTOO.

Een verlofapp is hierdoor niet alleen ideaal voor werknemers, maar ook voor een overzichtelijker verlofbeheer, voor zowel HR als managers. Hierdoor wordt niet alleen tijd bespaard, maar ook kosten.