Oké, maar wat is een intranet nou precies?

Een intranet is eigenlijk gewoon een intern netwerk. Het is een soort afgeschermde versie van het internet, maar dan alleen toegankelijk voor jou en je collega’s. Zie het als jullie eigen digitale clubhuis. Alles wat je nodig hebt voor je werk kun je daar vinden: documenten, nieuws, formulieren en contactgegevens van collega’s. Je moet meestal inloggen om erbij te kunnen, dus het is veilig voor externen. Tegenwoordig kun je ook gebruikmaken van een intranet app zodat iedereen altijd bij de interne informatie kan.
Waarom zou je überhaupt een intranet willen?

Goeie vraag. Misschien denk je, we hebben toch e-mail, een gedeelde map op de server, en we appen elkaar gewoon? Klopt. Maar juist omdat alles versnipperd is over verschillende plekken, gaat er vaak veel tijd verloren. Of is niet direct duidelijk waar welke informatie nu precies terug te vinden is. En laten we eerlijk zijn, niemand heeft zin om vijf verschillende mensen te vragen waar dat ene formulier voor onkostenvergoeding nou weer staat.

Een goed intranet lost dat op. We zetten graag een paar redenen op een rij waarom een intranet handig is.

1. Je vindt eindelijk alles terug

Van het vakantieaanvraagformulier tot het schoonmaakrooster. Geen gezoek meer in oude e-mails of vergeten mappen. Alles bij elkaar. Dat geeft rust.

2. Iedereen weet wat er speelt

Of het nou gaat om een nieuw project, een verhuizing van kantoor, of gewoon dat er donderdag taart is, omdat Martien 25 jaar in dienst is, je leest het op het intranet. Geen “oh, dat had ik niet meegekregen” meer.

3. Je werkt makkelijker samen

Sommige intranetten hebben zelfs projectomgevingen of gedeelde pagina’s waar je dingen met je team kunt delen. Geen eindeloze cc’s of zoektochten naar de laatste versie van dat ene Excel-bestand.

4. Het verbindt mensen

Klinkt misschien wat soft, maar het is wel zo. Door verhalen, foto’s, of successen van collega’s te delen op het intranet leer je elkaar beter kennen. Zelfs als je op verschillende locaties werkt of gewoon thuis.

5. Het scheelt tijd. En dus geld

Als mensen sneller hun weg vinden, minder vragen hoeven te stellen, en zelf dingen kunnen regelen, dan levert dat tijd op. En zoals we allemaal weten: tijd is geld. Of op z’n minst minder stress.

Is dat dan iets voor elk bedrijf?

In principe wel. Of je nu met z’n tienen op een zolderkamer werkt of met honderden mensen verspreid over kantoren in binnen- en buitenland. Het hoeft ook niet duur of ingewikkeld te zijn. Er zijn oplossingen zoals een intranet app die jouw organisatie helpt om alles georganiseerd te houden..

Intranet is zeker niet saai

Dus nee, een intranet is niet saai. En het is ook niet iets “voor later als we groter zijn”. Het is juist een slimme stap om je organisatie nu al soepeler, overzichtelijker en menselijker te maken. Je hoeft het niet meteen perfect te doen, maar gewoon beginnen met een plek waar alles samenkomt, kan al een wereld van verschil maken.