Verbeter de interne communicatie met een sociaal intranet

Intranet wordt binnen grote organisaties veel gebruikt om medewerkers informatie te verschaffen óf voor het faciliteren van verschillende bedrijfsprocessen. Denk hierbij aan het aanvragen van verlof, het indienen van declaraties of het vinden van de contactgegevens van een collega. De integratie van een document management systeem is daarnaast een van de meest voorkomende taken van het intranet. Daarbuiten kan het intranet ook dienen als communicatie platform wanneer er samen gewerkt wordt aan bepaalde projecten binnen de organisatie.

In dit artikel gaan we graag nader in op de voordelen van het gebruik van een intranet voor de organisatie en de trends.

Wat zijn de trends op het gebied van sociaal intranet?

In de hedendaagse digitale wereld is een effectieve interne communicatie een belangrijke sleutel in het succes van een organisatie. Een kwalitatief sociaal intranet kan daarom niet ontbreken in zowel grote als kleine organisaties. Sociaal intranet is een digitaal platform dat speciaal is ontworpen om de samenwerking en de communicatie in de organisatie te verbeteren. Het combineert de functionaliteiten van de traditionele intranetten, met sociale netwerkmogelijkheden. Hierdoor kunnen medewerkers niet alleen informatie ontvangen, maar ook bijdragen aan de functionaliteiten van platforms zoals Facebook, LinkedIn en Instagram.

Waar staat het sociale intranet bekend om?

Sociaal intranet heeft een paar belangrijke kenmerken waardoor het onmisbaar is voor bedrijven en organisaties. Wij sommen graag de belangrijkste aspecten voor je op.

Interne communicatie

Met een sociaal intranet app worden je medewerkers ondersteunt in een top down communicatie. Bovendien is het een ideaal kanaal voor het delen van nieuws, updates en bedrijfsmededelingen. Dit zorgt ervoor dat de top-down communicatie verbetert, wordt en dat alle belangrijke informatie bij de medewerkers terechtkomt.

Positieve effecten op samenwerking

Sociaal intranet stimuleert een goede samenwerking met je medewerkers onderling. Doordat de medewerkers met hun collega’s bestanden kunnen delen, samen kunnen werken aan projecten en deel kunnen nemen aan groepsdiscussies, wordt de samenwerking bevorderd. Hierdoor hebben de medewerkers een laagdrempelige interne communicatie.

Gebruiksvriendelijkheid van social intranet

Sociale intranetten zijn ontworpen met de gebruiker centraal. Er wordt namelijk een intuïtieve interface geboden, waardoor het voor de gebruikers een optimale gebruiksvriendelijkheid biedt. Hierdoor staat de informatiebehoefte gebruiker centraal, maar kun je de juiste collega’s ook met elkaar verbinden.

Sociale interactie op een toegankelijke manier

Sociaal intranet zorgt ervoor dat alle medewerkers toegang krijgen tot functies zoals nieuwsberichten of groepen liken, reageren op post, het creëren van groepen of kringen of het delen van kennis. Hierdoor kunnen collega’s via een laagdrempelige interne communicatie met elkaar in contact komen. Dit biedt direct positieve effecten op de werksfeer en de onderlinge banden van je werknemers. Hierdoor creëer je een betere samenwerking.

Een goede toegankelijkheid

Sociaal intranet zorgt voor een optimale toegankelijkheid in de dagelijkse werkzaamheden. In de hedendaagse tijd werken veel medewerkers vanuit huis. Hierdoor wordt er niet in alle gevallen gebruikgemaakt van een centrale plek. Met sociale intranet kunnen medewerkers vanaf elke locatie toegang krijgen tot informatie en communicatie met collega’s. Dit zorgt ervoor dat er een goede kennisdeling en samenwerking voor collega’s beschikbaar is, vanaf elke locatie. Social intranet is daarom ook veelgebruikt door organisaties met remote of hybride werkmodellen.

Optimale integratie

Sociaal intranet kan gemakkelijk geïntegreerd met andere bedrijfsapplicaties en tools. Denk hierbij aan bijvoorbeeld de e-mail, projectmanagementsoftware en HR-systemen. Hierdoor wordt de werkervaring van de medewerkers verhoogt, wat zorgt voor een optimale efficiëntie.

Personalisatie

Een sociaal intranet biedt vaak gepersonaliseerde content en notificaties, afgestemd op de interesses en behoeften van individuele medewerkers. Dit maakt het platform relevanter en nuttiger voor elke gebruiker.

Verbeter de interne communicatie met social intranet

Waar we vroeger allemaal werkte met traditioneel intranet, gaat ook traditioneel intranet mee met de huidige tijd. De ICT-wereld blijft evolueren, waardoor de mogelijkheden voor organisaties groeien. Het is daarom van groot belang dat jouw organisatie niet stil blijft staan.

Design en employee experience

Een optimale gebruikerservaring voor intranet wordt steeds belangrijker. Hierdoor is sociaal intranet een steeds belangrijker aspect geworden in hedendaagse organisaties. De afgelopen jaren stond sociaal intranet nog in zijn kinderschoenen, waardoor er veel geluisterd is naar de ervaringen van de gebruikers.

Waar voorheen de vindbaarheid van verschillende functies lastig vindbaar waren, is dit inmiddels helemaal opgepakt. De employee experience heeft hiermee een boost gekregen, waardoor de prestaties van het social intranet verbeterd zijn.

Vooral voor nieuwe medewerkers moet het snel duidelijk zijn waar belangrijke documenten, waardevolle informatie, kennisdeling, informeel contact of bijvoorbeeld slimme koppelingen te vinden zijn.

Kennismanagement in het social intranet

Een zeer belangrijk bedrijfsaspect is kennismanagement. Het is namelijk van belang om de huidige expertise binnen boort te houden. Zelfs wanneer er zekere mate van ongewenst personeelsverloop optreed wil je de huidige kennis binnen de organisatie behouden.

De kennis van medewerkers van verschillende afdelingen is vaak zeer uiteenlopend. Maar deze kennis gebundeld draagt bij aan de klanttevredenheid, het verbeteren van het bedrijfsresultaat en het verhogen van het medewerkersmoraal.

Digital employee experience (DEX)

Digital employee experience (DEX) staat voor het gebruikersgemak van jouw sociale intranet. Door te zorgen voor een gestructureerde digitale verzamelplaats aan online tools, neemt het belang van de adoptie van deze tools onder medewerkers toe.

Op het moment dat de digitale werkplek binnen het social intranet niet op de juiste manier gebruikt wordt, dan zullen je medewerkers minder productief zijn. Bij COMTOO werken we daarom met een overzichtelijke lay out in het gedeeld platform. Met een single sign on kunnen je medewerkers direct aan de slag.

Bij het installeren van het social intranet platform kunnen de geselecteerde medewerkers hun profiel vullen, een nieuwsbericht liken, openstaande vacatures bekijken, urgente mededelingen lezen, met elkaar communiceren, vragen beantwoorden, nieuwe kringen aanmaken, recent geplaatste berichten bekijken en nog veel meer. Hierdoor kunnen medewerkers ook kennis delen of gebruikmaken van de slimme zoekfunctie om zelf kennis te vinden.

Sociaal intranet stimuleert kennisdeling

Het is binnen een organisatie enorm belangrijk dat iedereen zijn specifieke kennis deelt. Een HR manager heeft andere inzichten dan bijvoorbeeld een administratief medewerker. Op het moment dat beide social intranet gebruiken, kunnen ze expertise delen, waardoor verschillende groepen elkaar kunnen helpen en ondersteunen. Hierdoor kun je als organisatie standaard én maatwerk bieden.

Breng de juiste collega’s samen, plaats een nieuwtje, deel bestanden, start een discussie of like berichten van elkaar. Medewerkers kunnen elkaars documenten zien of deelnemen aan groepen samen. Hierdoor is elke andere functionaliteit van de organisatie toegankelijk voor een goede co creatie onder de medewerkers.

Een management systeem binnen je social intranet

Met een sociaal intranet maak je samenwerkingen eenvoudiger en transparanter. Het sociaal intranet bestaat uit verschillende functies zoals het delen van nieuws, projecten en documenten. Binnen een sociaal intranet delen medewerkers eenvoudig informatie tussen collega’s. Over het algemeen wordt het vaak door één afdeling beheerd om de consistentie en werking te waarborgen.

Daarnaast kunnen externe vacatures terug gevonden worden op het intranet, waardoor medewerkers op de hoogte blijven van nieuwe kansen. Deze vacatures kunnen ook helpen om intern talent te behouden door medewerkers te informeren over doorgroeimogelijkheden.

Een goed intranet biedt een overzicht van alle geplaatste post en relevante informatie. Hoe het bedrijf georganiseerd is kan eenvoudig inzichtelijk gemaakt worden. Hierdoor kunnen medewerkers zien wat er in de organisatie speelt. Dit alles stimuleert de interactie tussen medewerkers, wat bijdraagt aan een positieve werksfeer en verhoogde productiviteit.

Het belang van social intranet

Een sociaal intranet is een dus zeer belangrijke tool voor moderne bedrijven. Het social intranet verbindt medewerkers en biedt een complete digitale werkplek. Daarnaast staat sociaal intranet centraal in het verminderen van interne e mailverkeer en bevordert het een efficiëntere communicatie.

Het sociaal intranet staat daarom ook centraal binnen bedrijven en met sociaal intranet deel je gemakkelijk alle nieuwtjes en updates.

Sociaal intranet van COMTOO

De COMTOO intranet applicatie voorziet gebruikers van een gebruikersvriendelijk interne communicatie tool. De app is web en mobile-based en is tegenwoordig ook te downloaden vanuit de IOS en Android store. Op deze manier is de app zeer toegankelijk voor zowel off als on-desk medewerkers.

Op het gebied van vormgeving loopt de applicatie voor op op haar concurrenten. De huisstijl van de vragende partij wordt opgenomen in de lay-out van de digitale COMTOO omgeving. Daarnaast is de fancy app gemakkelijk in gebruik door slim gebruik van sjablonen passende kleuren. Hiermee geeft de COMTOO app een boost aan de user-experience en heeft de app een adoptie ratio van maar liefst 95% onder haar gebruikers. Met verschillende modules als document-sharing, verlofaanvraag en een interactieve tijdlijn heeft jouw organisatie alle handvatten om in 2020 ruis op de interne communicatielijn voor te zijn.

Voor COMTOO is de privacy van haar gebruikers een van de belangrijkste speerpunten. Vandaar dat er qua beveiliging van de applicatie niks aan toeval wordt overgelaten. Data encryptie, beveiligde servers en een strikt gecodeerde inlogfunctie zorgen ervoor dat privacy van de gebruikersdata gewaarborgd is. Tevens beschikt de hostingpartij waarmee nauw wordt samengewerkt over een ISO 27001 certificering. Hiermee heeft COMTOO alle maatregelen genomen om  gebruikersdata maximaal te beveiligen.

Benieuwd wat de communicatie app COMTOO kan betekenen voor jouw organisatie? Wij zijn bereid om geheel vrijblijvend (en gratis) bij u op locatie (of online) een demo te verzorgen! Interesse? Vraag dan Hier de gratis demo aan.