Tien tips om het onboarding proces te versnellen

1. Start vóór de eerste werkdag

De start van onboarding begint eigenlijk al direct na het eerste contact met de potentiële nieuwe medewerker. Het overbrengen van de bedrijfsfilosofie begint vanaf het moment dat de eerste communicatie over en weer plaatsvindt. Dit kan al door kleine aanpassingen in de e-mail communicatie, bijvoorbeeld door de bedrijfsvisie of kernwaarden te vermelden onderaan het bericht.

Via dit e-mailcontact kun je direct de interesse aanwakkeren bij de nieuwe medewerker voordat ze aan hun nieuwe baan beginnen. Via email contact kun je direct de nieuwe medewerker enthousiast maken. Denk bijvoorbeeld aan het delen van informatie over de cultuur, interessant bedrijfsnieuws of een welkomstvideo.

Bovendien is ook de pre kennismaking met de nieuwe collega’s van de betreffende afdeling van groot belang. Je kunt bijvoorbeeld de nieuwe medewerker uitnodigen voor een Vrijmibo, voordat de werknemer gestart is. Hierdoor leert de nieuwe medewerker direct zijn collega’s kennen.

2. Breng iedereen aan boord

Het is van belang om niet enkel de toekomstige collega’s betrokken worden in het onboardingstraject, maar ook de huidige medewerkers van je organisatie. Door intern transparant te communiceren over je onboarding proces geef je je huidige medewerkers de kans op input te leveren voor dit programma. Hiermee heb creëer je directe input vanaf de werkvloer die kan bijdragen aan een voorspoedige adoptie van de baan door de nieuwe collega’s.

3. E-Learning

Besteed aandacht aan het geven van informatie die nodig is, zodat de nieuwe collega succesvol zijn of haar eerste dag kan starten. E-Learning modules kunnen ervoor zorgen dat je nieuwe collega op de hoogte is van alle normen, waarden en procedures binnen de organisatie. Digitaal kunnen medewerkers training en cursussen volgen om de algemene bedrijfskennis die vereist is bij te spijkeren. Onboarding helpt om de medewerker uit te dagen om een persoonlijk ontwikkelplan in te vullen. Dit vormt een mooi aanknopingspunt voor vervolggesprekken over persoonlijke ontwikkeling en loopbaanplanning.

onboarding tips

4. Een online plek voor de nieuwe werknemer

Een digitale omgeving als een sociaal intranet kan voor je huidige en je nieuwe collega’s bijdragen aan de kennismaking. Via deze online omgeving is het mogelijk medewerkers te contacteren of bedrijfsdocumenten/nieuws in te lezen. Alle medewerkers zijn aangesloten op deze omgeving wat de bedrijfscohesie ten goede komt. Een sociaal intranet is goed voor de samenwerking in het bedrijf plus het draagt bij aan het efficiënt werken.

Alle benodigde informatie omtrent de organisatie is in deze digitale omgeving te vinden. Ook kunnen allerlei aspecten als het aanvragen van verlof of het inlezen van bedrijfsdocumenten door deze omgeving gefaciliteerd worden. Een web en native based applicatie is hiervoor de meest voor de hand liggende omgeving. Dit is een effectieve manier om je onboarding programma en interne communicatie voor iedereen binnen je organisatie laagdrempelig beschikbaar te maken.

5. Laat veel van jezelf zien

Laat je nieuwe medewerker zien wie je organisatie is en waar jullie voor staan. Dit is niet alleen belangrijk voor het op gemak voelen, maar ook een goede manier om de medewerker te betrekken in het bedrijfgevoel. Je kunt de informatie van je bedrijf op een centrale plaats neerzetten, zoals bijvoorbeeld intranet.

Een blog kan ook een mooie kans zijn voor employer branding of onboarden van medewerkers. Je kunt bijvoorbeeld meer vertellen over projecten uit het verleden per afdeling. Nieuwe werknemers willen zich namelijk ook direct kunnen identificeren met de organisatie. De nodige online content kan een mooie kans zijn om je dieper in de organisatie te verdiepen en jezelf in te lezen over klantcases en succesverhalen.

Meer informatie of een vrijblijvend gesprek?

Plan een gratis demo en wij helpen je graag verder.

Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

6. Stel een onboarding buddy aan

Een medewerker in een nieuwe organisatie wil natuurlijk alles weten over de kernwaarden en de cultuur van het bedrijf. Ondanks dat je veel kunt leren via bijvoorbeeld het intranet, is de praktijk nog veel belangrijker. Met een buddy aan je zijde kun je als nieuwe medewerker pijlsnel de bedrijfsnormen en cultuur leren kennen. Een buddy is een soort persoonlijke coach, bij hem of haar kun je terecht met alle werk gerelateerde vragen.

Mede om deze reden is het ook praktisch om een buddy aan te wijzen die qua functie dicht bij de nieuwe medewerker staat. Vroeg of laat zal deze namelijk tegen problemen aanlopen die niet documentair beschreven staan. Hiervoor is het prettig om een buddy aan te spreken om zo de nodige vragen beantwoord te krijgen. Het reserveren van een vergaderkamer of de serverlocatie van bepaalde zaken zijn hier voorbeelden van. Dit is niet alleen ideaal voor een paar weken, maar ook voor de maanden erna.

7. Korte termijn feedback

Voor een nieuwe werknemer is het ook spannend om een nieuwe werkgever te hebben. De medewerker wil graag voldoen aan de verwachtingen en een goede indruk maken voor een goede start. Als de medewerker pas na drie maanden zijn eerste beoordelingsgesprek krijgt, dan kan dit in praktijk nadelig zijn.

Het is bij een nieuwe medewerker nodig om de vinger aan de pols te houden. Om dit soepel te laten verlopen is het aan te raden om in de eerste fase al een eerste beoordelingsgesprek in te plannen. Dit is niet alleen een goed idee voor jezelf, maar ook ideaal zodat de nieuwe collega vragen of issues kan bespreken. De voordelen van een functioneeringsgesprek op kort termijn is:

  • Nieuwe medewerkers voelen zich meer gewaardeerd.
  • Versnelt het onboarding proces doormiddel van hoor en wederhoor.
  • Geeft managers de kans om de nieuwe medewerker beter te leren kennen.

onboarding tips

8. Practice what you preach

Check al je alle activiteiten die om de hoek komen kijken tijdens het onboarding traject met bedrijfscultuur. Matched de aanpak van jullie onboarding programma met jullie eigen kernwaarde. Is het programma, verbindend, persoonlijk, innovatief en efficiënt?

Het goede voorbeeld geven doet goed volgen, nieuwe medewerkers leren de eerste maanden het meest. Zorg dus dat ze in die periode de juiste bedrijfsinformatie tot zich nemen.

Een nieuwe kandidaat werven kosten gemiddeld maar liefst 20.000 euro. Wanneer een beginnend medewerker binnen enkele maanden het bedrijf weer verlaat is het zonde van de investering. Zowel financieel als van de tijd van je andere werknemers. Een nieuwe werknemer behouden is daarom een belangrijke fase in het onboarding traject.

9. Deel de inbreng van nieuwe medewerkers

De eerste dag bij een nieuwe werkgever is altijd even spannend. Een gevoel van vertrouwen in collega’s en de organisatie wordt in de loop van de tijd opgebouwd. Om dit proces wat te versnellen kan het in het zonnetje zetten van een nieuwe medewerkers bijdragen aan het gevoel van waarderingen binnen een organisatie.

Geef een nieuwe medewerker in de eerste weken in het openbaar een paar complimentjes. Hiermee stijgt het vertrouwen en het gevoel van waardering van de nieuwe medewerker binnen de organisatie. Ook stimuleer je hiermee de zelfstandigheid en geef je hem/haar het gevoel dat de initiatieven die hij/zij aandraagt van waarde is. Hiermee ondersteun je het opkomende gevoel van capabelheid bij de nieuwe medewerker, wat op langer termijn bijdraagt aan een goede arbeidsethos en motivatie.

10. Gebruik de tools die er voorhanden zijn om het onboarding proces te versoepelen

Ook een onboarding app/tool kan veel betekenen voor het onboarding traject. Door al je medewerkers (inclusief nieuwe) verenigd te hebben binnen 1 community verhoog je het gevoel van betrokkenheid. Nieuwe medewerkers gaan zich sneller onderdeel van de organisatie voelen en zijn up-to-date van de laatste ontwikkelingen binnen het bedrijf.

Veelgestelde vragen

Het onboarden van nieuwe werknemers is van groot belang. De nieuwe werknemers krijgen te maken met een nieuwe werkplek, een nieuwe werkomgeving en andere praktische zaken. Je huidige werknemers krijgen daarnaast te maken met een nieuwe teamlid.

Een succesvolle onboarding draagt bij aan het maken van een vliegende start op een andere afdeling. De nieuwe medewerker leert de organisatie kennen en raakt meer Betrokken. Betrokkenheid is van groot belang binnen een organisatie. Bovendien zorgt een goede onboarding van nieuwe medewerkers voor een hogere productiviteit.

Tijdens de eerste dag zal de nieuwe werknemer direct de eerste indrukken binnenkrijgen. Een introductie is daarom een belangrijk onderdeel van een goed onboarding proces voor nieuwe medewerkers. Je kunt de nieuwe medewerkers direct integreren met de visie van je organisatie. Dit is cruciaal, zodat de werknemer natuurlijk weet wat er verwacht wordt als hij/zij aan de slag gaat.

Al snel zul je merken dat onboarding nieuwe medewerkers een hogere retentie geeft. Daarom is een onboarding programma een continu proces bij elke nieuwe medewerker.

Stel je voor dat je een nieuwe manager aanneemt binnen je organisatie. De manager is nog niet bekend met jou als werkgever en met het bedrijf. Als werkgever is het daarom jouw missie dat er een goede onboarding plaatsvindt op de eerste werkdag.

Op het moment dat een medewerker weet wat er verwacht wordt, dan wordt het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden een stuk gemakkelijker. Doordat je de nieuwe medewerker betrekt bij het bedrijf, zal diegene zelf ook sneller een goede betrokkenheid voelen.

Een goede onboarding zorgt ervoor dat gemiddeld 37% van de medewerkers sneller hun optimale productiviteit bereiken.

Tijdens de onboarding gaat elke nieuwe medewerker door hetzelfde proces, waarbij ze bekend worden met hun werkplek. Het is uiteraard van belang dat je de voortgang bespreekt, in de eerste week. Hierdoor kun je vertrouwen opbouwen, wat cruciaal is voor een goede onboarding.

Door elke medewerker dezelfde onboarding te geven, maak je voor je organisatie een geautomatiseerd systeem. Alle medewerkers leren direct het bedrijf kennen, van de andere kant. Ze voelen zich niet zomaar een ‘nummertje’ in je organisatie, waardoor de productiviteit omhoog gaat.

Het is van belang dat de onboarding direct plaatsvindt tijdens de eerste dag of eerste week. Op deze manier wek je direct vertrouwen op bij je nieuwe werknemers.

Het onboarding proces bestaat uit een aantal belangrijke aspecten. Door deze aspecten te integreren in je onboarding programma, zullen de medewerkers zich sneller thuis voelen binnen je organisatie. Dit is natuurlijk niet alleen belangrijk voor de medewerker zelf, maar ook voor jou als organisatie. Het zorgt er namelijk voor dat ze hun werk beter kunnen uitvoeren en sneller vertrouwd zijn met hun werkplek.

De belangrijkste aspecten tijdens het onboardings programma zijn:

Operationeel aspect

Het is van belang dat alle praktische zaken op de eerste dag geregeld zijn. Denk hierbij aan het tekenen van de contracten en het geven van eventuele werkkleding.

Sociaal aspect

Een ander belangrijk aspect is de sociale introductie. Tijdens de sociale introductie leert de nieuwe werknemer direct zijn nieuwe collega’s kennen. Een goed voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld de welbekende voorstelronde of een uitnodiging voor speciale bedrijfsevenementen.

Educatief aspect

Tijdens het educatieve aspect zal de werknemer leren over de cultuur, de ambities, de doelstellingen en de achtergrond van de organisatie.

Evaluatie proces

De evaluatie is een belangrijk aspect bij het onboarden. In deze stap wordt het onboarden goed bekenen door middel van evaluatiemomenten. Dit is van groot belang binnen de Hr-cyclus en het persoonlijke ontwikkelplan van de medewerker.

Meer weten over onze communicatie app?

VRIJBLIJVEND PRIJSVOORSTELGRATIS DEMO