Wat is onboarding?

Onboarding staat voor het proces waarbij een nieuwe medewerker de ins en outs leert van een organisatie. Door middel van een goed onboarding programma worden medewerkers sneller productief, voelen ze zich meer betrokken en vertrekken (personeelsverloop) ze minder snel. In de eerste plaats zijn een aantal praktische zaken belangrijk voor dit proces, een eigen werkplek, toegang tot de benodigde systemen, pasjes en een mobiele telefoon zijn allemaal basisbehoefte voor succesvolle uitoefening van de nieuwe functie. Hiermee geef je de nieuwe medewerker een warm welkom, hij/zij komt in een gespreid bedje terecht, alle nevenvoorwaarde om het werk uit te voeren zijn vervuld. Een nieuwe werkgever is al spannend genoeg zonder dat je op je eerste werkdag het hele pand mag afstruinen opzoek naar de juiste spullen.

Het onboardings traject begint wanneer een medewerker ja heeft gezegd tegen een nieuwe baan, dit is dus nog voordat hij definitief formeel in dienst is. Vroeger begon dit proces voornamelijk met het verschaffen van digitale informatie aan nieuwe medewerkers. Tegenwoordig wordt met onboarding eigenlijk de gehele inwerkingsprocedure bedoeld. Doormiddel van zowel online (volgen van online trainingen) als offline (uitnodiging voor een bedrijfsuitje) activiteiten kan een nieuwe medewerkers steeds beter on board geraken bij een organisatie. Onboarding wordt in management jargon ook vaak organisatorische socialisatie genoemd.

Waarom is een onboarding programma van nieuwe medewerkers belangrijk voor de organisatie?

Onderzoek heeft uitgewezen dat 90% van de medewerkers in de eerste zes maanden besluit of hij/zij langer bij de organisatie wil blijven werken. Het recruitment proces is vaak een kostbaar traject voor een organisatie. Daarom houden organisaties hun gebonden medewerkers graag binnen boord na de inwerkingsfase. Met een onboarding traject zorg je ervoor dat nieuwe medewerkers zich welkom voelen en toon je als organisatie de bereidwilligheid om in hen te investeren. Daarnaast draagt een degelijk programma bij aan het scheppen van een zeker verwachtingspatroon voor de nieuwe medewerker. Functie activiteiten en verantwoordelijken kunnen stapsgewijs worden uitgelegd aan de nieuwe medewerker waardoor hij/zij haar functie verplichtingen langzaam adopteert. Veel organisaties hanteren de 4 C’s bij het indelen van hun onboarding traject:

  • Compliance, wat zijn de regels waar iedereen zich binnen het bedrijf aan dient te houden? Hieronder vallen zowel wettelijke regels als bedrijfsnormen op het gebied van ziekmeldingen, veiligheidsregels en vertrouwelijkheid.
  • Clarification, welke rol gaat de nieuwe medewerker binnen de organisatie spelen? Wat wordt er van hem/haar verwacht en wat zijn de verantwoordelijkheden/doelen.
  • Culture, nieuwe medewerkers moeten vanaf het eerste moment ondergedompeld worden in de bedrijfscultuur. De missie, visie en kernwaarden moeten helder zijn bij de nieuwe medewerkers zodat hij deze ook in de klantcommunicatie kan uitdragen.
  • Connection, binnen elke organisatie zijn groepen en sub-groepen. Zorg ervoor dat nieuwe medewerkers deze kent en zichzelf ook verbind met een van deze. Dit draagt bij aan de cohesie binnen de organisatie en het gevoel van betrokkenheid van de nieuwe medewerker.
  • Check-back, sommige organisaties hanteren nog een 5de C, volgens hen is het belangrijk om de effectiviteit van het programma gedurende de beginperiode te blijven testen. Na 30, 60 en 90 dagen moet er een evaluatie gesprek met de medewerker plaats moeten vinden om het effect van het onboarding programma te testen.

10 tips om het onboarding proces te versnellen?

1 Begin voor de eerste werkdag

Het proces van onboarden begint eigenlijk zodra je voor het eerste contact hebt met de potentieel nieuwe medewerker. Het overbrengen van de bedrijfsfilosofie begint vanaf het moment dat de eerste communicatie over en weer plaatsvindt. Dit kan al door kleine aanpassingen in de email communicatie bijvoorbeeld door de bedrijfsvisie of kernwaarden te vermelden onderaan het bericht. Via de email kan het enthousiasme van de nieuwe medewerker ook worden aangewakkerd door het delen van informatie over de cultuur, interessant bedrijfsnieuws of een welkomstvideo.

Maar ook pre-kennismaking met de medewerkers van de afdeling waar hij/zij aan de slag gaat is geen overbodig luxe. Nodig de nieuwe medewerker bijvoorbeeld al uit voor een Vrijmibo om de kennismaking met de nieuwe medewerkers op een informele manier te laten verlopen.

2 Breng iedereen aan boord

Niet alleen je nieuwe medewerkers moeten op de hoogte zijn van je onboarding proces maar ook je huidige medewerkers. Door intern transparant te communiceren over je onboarding proces geef je je huidige medewerkers de kans op input te leveren voor dit programma. Hiermee heb creëer je directe input vanaf de werkvloer die kan bijdragen aan een voorspoedige adoptie van de baan door de nieuwe medewerker.

3 E-Learning

Rijk je nieuwe collega’s de informatie aan die nodig is om hun nieuwe functie succesvol te kunnen vervullen. Met de nodige online E-Learning modules kan je nieuwe medewerkers op de hoogte brengen van normen, waarden en procedures binnen het bedrijf. Digitaal kunnen medewerkers training en cursussen volgen om de algemene bedrijfskennis die vereist is bij te spijkeren. Daag tijdens het onboarding proces de medewerker uit een persoonlijk ontwikkelplan in te vullen. Dit vormt een mooi aanknopingspunt voor vervolggesprekken over persoonlijke ontwikkeling en loopbaanplanning.

4 Een online plek voor (nieuwe) collega’s

Een digitale omgeving als een sociaal intranet kan voor je huidige en je nieuwe collega’s bijdragen aan de kennismaking. Via deze online omgeving is het mogelijk medewerkers te contacteren of bedrijfsdocumenten/nieuws in te lezen. Alle medewerkers zijn aangesloten op deze omgeving wat de bedrijfscohesie ten goede komt. Een sociaal intranet is goed voor de samenwerking in het bedrijf plus het draagt bij aan het efficiënt werken. Alle benodigde informatie omtrent de organisatie is in deze digitale omgeving te vinden. Ook kunnen allerlei aspecten als het aanvragen van verlof of het inlezen van bedrijfsdocumenten door deze omgeving gefaciliteerd worden. Een web en native based applicatie is hiervoor de meest voor de hand liggende omgeving. Dit is een effectieve manier om je onboarding programma en interne communicatie voor iedereen binnen je organisatie laagdrempelig beschikbaar te maken.

5 Laat veel van jezelf zien

Hoe meer een organisatie van zichzelf laat zien hoe gemakkelijker het is voor nieuwe medewerkers om er gevoel bij te krijgen. Zet deze informatie op een centrale plaats neer, het intranet is hier een zeer geschikte omgeving voor. Ook een blog kan een mooie kans zijn voor een organisatie om naar buiten te brengen wat voor projecten er in het verleden gedaan zijn. Als nieuwe medewerker wil je een goed beeld van de organisatie krijgen. De nodige online content kan een mooie kans zijn om je dieper in de organisatie te verdiepen en jezelf in te lezen over klantcases en succesverhalen.

6 Stel een onboarding buddy aan

Hoeveel je ook leest of hoort over de kernwaarden van een bedrijf en de bedrijfscultuur. De praktijk leert dat het beleven ervan pas echt doet leren. Met een buddy aan je zijde kan je als nieuwe medewerker pijlsnel de bedrijfsnormen en cultuur jezelf eigen maken. Een buddy is een soort persoonlijke coach, bij hem/haar kan je terecht met alle werk gerelateerde vragen. Mede om deze reden is het ook praktisch om een buddy aan te wijzen die qua functie dicht bij de nieuwe medewerker staat. Vroeg of laat zal deze namelijk tegen problemen aanlopen die niet documentair beschreven staan. Hiervoor is het prettig om een buddy aan te spreken om zo de nodige vragen beantwoord te krijgen. Het reserveren van een vergaderkamer of de serverlocatie van bepaalde zaken zijn hier voorbeelden van.

7 Ga voor korte termijn feedback

Het is verstandig om bij een nieuwe medewerker de vinger aan de pols te houden. Wacht geen maanden tot het eerste beoordelingsgesprek. Geef de nieuwe medewerkers snel de kans om prangende vragen of issues aan te kaarten. De voordelen hiervan zijn:

  • Nieuwe medewerkers voelen zich meer gewaardeerd.
  • Versnelt het onboarding proces doormiddel van hoor en wederhoor
  • Geeft management de kans om de nieuwe medewerker beter te leren kennen.

8 Practice what you Preach

Check al je alle activiteiten die om de hoek komen kijken tijdens het onboarding programma met bedrijfscultuur. Matched de aanpak van jullie onboarding programma met jullie eigen kernwaarde. Is het programma, verbindend, persoonlijk, innovatief en efficiënt? Het goede voorbeeld geven doet goed volgen, nieuwe medewerkers leren de eerste maanden het meest. Zorg dus dat ze in die periode de juiste bedrijfsinformatie tot zich nemen. Een nieuwe kandidaat werven kosten gemiddeld maar liefst 20.000 euro. Wanneer een beginnend medewerker binnen enkele maanden het bedrijf weer verlaat is het zonde van de investering. Zowel financieel als van de tijd van je collega’s.

9 Deel de inbreng van nieuwe medewerkers

Beginnen bij een nieuw bedrijf is altijd even spannend. Een gevoel van vertrouwen in collega’s en de organisatie wordt in de loop van de tijd opgebouwd. Om dit proces wat te versnellen kan het in het zonnetje zetten van een nieuwe medewerkers bijdragen aan het gevoel van waarderingen binnen een organisatie. Geef een nieuwe medewerker in de eerste weken in het openbaar een paar complimentjes. Hiermee stijgt het vertrouwen en het gevoel van waardering van de nieuwe medewerker binnen de organisatie. Ook stimuleer je hiermee de zelfstandigheid en geef je hem/haar het gevoel dat de initiatieven die hij aandraagt van waarde zijn. Hiermee ondersteun je het opkomende gevoel van capabelheid bij de nieuwe medewerker wat op langer termijn bijdraagt aan een goede arbeidsethos en motivatie.

10 Gebruik de tools die er voorhanden zijn om het onboarding proces te versoepelen

Online zijn er diverse tools of programma’s te vinden die je onboarding traject kunnen ondersteunen. Maak hier gebruik van! Dit is vaak voor nieuwe medewerkers een laagdrempelige manier om meer van het bedrijf te leren.

De tools dienen als belangrijke basis bij het onboarding traject om de voortgang van de nieuwe medewerker te monitoren. Daarnaast uniformeer je hiermee de gehele aanpak wat bijdraagt aan het gelijkwaardig onboarden van iedereen.

Door het onboardingprogramma interactief f te houden behoud je de intrinsieke motivatie bij de nieuwe medewerkers.

Ook een onboarding app/tool kan veel betekenen voor het onboarding proces. Door al je medewerkers (inclusief nieuwe) verenigd te hebben binnen 1 community verhoog je het gevoel van betrokkenheid. Nieuwe medewerkers gaan zich sneller onderdeel van de organisatie voelen en zijn up-to-date van de laatste ontwikkelingen binnen het bedrijf. COMTOO faciliteert een degelijk onboardingprogramma voor organisaties. In onderstaande paragraaf wordt uitgelicht wat COMTOO kan betekenen voor het onboarding proces van jouw organisatie.

Meer weten over dit onderwerp? Download de whitepaper

Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Virtueel onboarding programma

Ook in de tijd van de Corona crisis moeten organisaties zich blijven ontwikkelen. Mede daarom houdt de zoektocht naar nieuw talent dan ook nooit op. Veel organisaties hebben een goed beeld hoe ze hun recruitment proces volledig online kunnen doen. Met de moderne technologie kan een online kennismaking even waardevol zijn als een 1-op-1 gesprek. Ondanks dat iemand niet daadwerkelijk aanwezig is bij zo’n gesprek, zal de cultuur, manier van werken en de ‘office vibe’ doorschemeren tijdens zo’n gesprek. Wel ligt er een extra uitdaging voor nieuwe recruits om vanuit huis in een nieuwe functie te starten. Je gaat werken bij een bedrijf waar je nog nooit fysiek aanwezig bent geweest. Goede virtuele onboarding is key in dit proces.

Voor de start

Vaak zit er enige tijd tussen het tekenen van het contract en het daadwerkelijk beginnen met de job. Juist in deze tijd is het belangrijk om actief contact te houden met de nieuwe medewerker. De beginnend medewerker gaat zo vol energie en vertrouwen zijn nieuwe baan in. E-learning is ook een belangrijk aspect wat voor de start van de baan ingezet kan worden. Op deze manier leert de nieuwe medewerker de normen, kernwaarden en bedrijfscultuur alvast kennen. Online trainingen en cursussen zijn uitstekende middelen om nieuwe medewerkers klaar te stomen voor de uitoefening van hun baan.

De start

Bij de start van de nieuwe baan is het belangrijk dat de medewerker de beschikking heeft over alle tools om zijn nieuwe functie uit te voeren. Deze kunnen opgehaald worden op kantoor (gepaste afstand in acht nemend) of thuis afgeleverd worden. Dit is een mooie kans om je te onderscheiden als nieuwe werkgever. Naast de meest gebruikelijke tools als een laptop en telefoon is het een mooie gelegenheid om je nieuwe medewerker te verassen met een ‘onboarding box’

Hierin zitten naast de hoognodige attributen voor het uitvoeren van de functie (laptop, telefoon, inloggegevens, online trainingen en guides) vaak ook wat praktische spulletje voor in huis. Deze kleinere zaken zijn vaak voorzien van een bedrijfslogo en/of naam. Voorbeelden van dit soort items zijn pennen, mokken, notitieblokken, etc. Dit is een kleine verassing voor de nieuwe medewerker wat bijdraagt aan een warm welkom!

Na de start

Ook na de start is het belangrijk om de vinger aan de pols te houden bij een nieuwe medewerker. Het gemiddelde inwerktraject duurt een kleine maand, zorg ervoor dat tijdens deze periode de medewerker terecht kan bij jou, of een andere collega met prangende vragen. Zoals in een voorgaande paragraaf te lezen is, is het aanstellen van een persoonlijke ‘buddy’ een van de manieren om de nieuwe medewerker snel wegwijs te maken binnen de organisatie. In veel organisaties is het gebruikelijk om het eerste half jaar een ervaren medewerker als buddy te hebben. Zij kennen het bedrijf door en door en er valt veel van hen te leren. Met zo’n buddy kan een wekelijkse virtuele sessie gepland worden om voortgang en ontwikkeling te bespreken.

Het Onboarding proces tot 5x sneller met de COM-ON Board App

De COMTOO communicatie app gaat over engagement en medewerkersbetrokkenheid in de organisatie. De app zorgt ervoor dat al je mensen 24/7, anywhere, at any device verbonden zijn met je organisatie. De digitale omgeving van COMTOO en de COM-ON Board App faciliteert allerlei praktische zaken zoals het delen van documenten, het aanvragen van verlof of het organiseren van evenementen. Daarnaast beschikt de app over een Facebook-achtige tijdlijn waarop iedere medewerker posts kan plaatsen en liken. Hiermee wordt iedereen up-to-date gehouden over alles wat zich in de organisatie afspeelt. De COM-ON Board App is in te zetten als afzonderlijke app of te integreren in de COMTOO communicatie App.

Voor nieuwe medewerkers biedt de COM-ON Board App excellente handvatten om het onboarding proces te versnellen. Met de online omgeving zijn nieuwe medewerkers direct aangesloten op het organisatienetwerk. Hiermee hebben ze toegang tot de belangrijkste organisatieprocessen en faciliteert de online omgeving op een laagdrempelige manier informatie om de organisatie beter te leren kennen.

Door middel van de chatfunctie is het mogelijk om elke aangeslotene direct te bereiken voor prangende vragen. De nieuwsfeed biedt de mogelijkheid om het afgelopen bedrijfsnieuws terug te lezen en om je als onboarder meer in de organisatie te verdiepen. Daarbij kan de omgeving van de interne communicatie app naar de huisstijl van je organisatie worden ingericht waarmee deze bijdraagt aan het overbrengen van je kernwaarden en bedrijfscultuur.