Intranet software: De sleutel tot betere communicatie en samenwerking in jouw organisatie

Intranet software: De sleutel tot betere communicatie en samenwerking in jouw organisatie

Intranet is de afgelopen jaren in een razend tempo veranderd. Waar klassieke intranet software een stoffig en onoverzichtelijk imago had, is er een groeiende behoefte naar een dynamisch en gebruiksvriendelijk systeem. Deze verandering heeft mede te maken met de veranderende leeftijd van de beroepsbevolking. Generatie Y en Z zijn opgegroeid met digitale technologie en hebben een geheel andere kijk op IT en ICT als de oudere generaties (X en Babyboomers). Daarbij komt dat zij binnen niet al te lange tijd het grootste gedeelte van de beroepsbevolking zullen vormen. Voor organisaties die op zoek zijn naar jonge, gemotiveerde medewerkers is het cruciaal om Intranet technologie voor de interne communicatie te gebruiken waarop deze jongere doelgroep aanhaakt.

Wat is een intranet?

Voordat we ingaan op moderne, sociale intranetoplossingen, is het goed om eerst even kort stil te staan bij wat een intranet precies is. Kortgezet: intranet is een privénetwerk. Het is een intern, afgeschermd netwerk dat alleen toegankelijk is voor medewerkers binnen een organisatie. Intranet wordt gebruikt voor het delen van informatie vanuit de organisatie, voor medewerkers om samen te werken en om de communicatie binnen een bedrijf te stroomlijnen. Waar intranet vroeger vooral diende als een statisch informatieplatform, is het gegroeit naar een dynamisch en interactief systeem. Moderne intranetten bevatten verschillende sociale functies, integraties met digitale tools en mobiele toegankelijkheid, waar werknemers toegang toe hebben. Zo kunnen zij efficiënter samenwerken en hebben ze altijd toegang tot belangrijke bedrijfsinformatie.

Van traditioneel intranet naar sociaal intranet

Huidige intranet software loopt vaak achter bij de ‘sociale’ digitale communicatie kanalen die tegenwoordig in overvloed op het internet worden aangeboden. Generatie Y en Z verwachten een modern en intuïtief intranet dat aansluit bij hun dagelijkse manier van communiceren en samenwerken. Zo storen zich dan ook aan verouderde ICT-structuren. Wil je alle medewerkers, ook jongeren generaties, betrokken behouden bij wat er binnen de organisatie speelt? Dan zul je genoodzaakt zijn om statisch verouderde intranet software aan te passen naar een modern sociaal intranet.

Efficiënter intranet aanbieden als organisatie

Sociale en digitale communicatietools ontwikkelen zich in rap tempo. Niet alleen voor prive-gebruik, ook in zakelijke omgevingen. Dit draagt bij aan hoe medewerkers binnen een organisatie willen communiceren. Werknemers zijn gewend om informatie snel te delen, samen te werken in real-time en gebruik te maken van mobiele applicaties. Zij verwachten een modern intranet – een gebruiksvriendelijk en mobielvriendelijk platform dat hen helpt om efficiënt te werken en betrokken te blijven bij de organisatie. Een verouderde intranetomgeving kan dan ook als een obstakel worden ervaren.

Met deze kennis is het achterhoofd is het dan ook niet vreemd dat het omzetten van het huidige onoverzichtelijke en vaak saaie intranet hoog op de to-do lijstjes staat van veel organisaties. Steeds meer bedrijven zetten stappen om hun bestaande systemen om te zetten naar een sociaal intranet, waarin interactie, flexibiliteit en gebruiksgemak centraal staan. Met een slimme intranet app kan dit proces aanzienlijk worden vereenvoudigd.

Hoe implementeer je een vernieuwd intranet?

De overstap naar een modern intranet klinkt voor veel organisaties als een hele uitdaging, maar het hoeft zeker niet complex te zijn. Binnen de markt van social intranet aanbieders zijn er diverse kant-en-klare oplossingen beschikbaar. Met een goede voorbereiding en een heldere strategie is het selecteren van een passende match met jullie organisatie helemaal niet moeilijk.

1. Bepaal de behoeften binnen de organisatie

Voordat je een nieuw intranet implementeert, is het belangrijk om de behoeften van de medewerkers en de organisatie in kaart te brengen. Wil je de interne communicatie verbeteren? Moet het intranet ondersteuning bieden bij kennisdeling of projectmanagement? Ben je op zoek naar een interne werkomgeving voor onboarding, personeelsplanning of administratieve taken? Dit inzicht helpt bij het kiezen van de juiste functionaliteiten. Software voor intranet biedt namelijk vele mogelijkheden, verschillende modules en integraties, het is dus belangrijk om een passende match voor jouw organisatie te vinden.

2. Kies een geschikte oplossing

Er zijn diverse aanbieders van intranetsoftware. Het is verstandig om te kijken naar referenties, klanttevredenheid en de mate van ondersteuning die wordt geboden. Een aanbieder met veel klanten klinkt leuk, maar tevredenheid van deze medewerkers is zeker net zo belangrijk. Een service level agreement (SLA) kan helpen om duidelijke afspraken te maken over onderhoud en ondersteuning.

3. Zorg voor een soepele implementatie

Een succesvolle implementatie vraagt om een stapsgewijze aanpak. Je wilt tenslotte voorkomen dat medewerkers van een organisatie niet met het nieuwe interne communicatieplatform willen werken. Train medewerkers daarom goed in het gebruik van het nieuwe platform en zorg voor ambassadeurs binnen de organisatie die collega’s begeleiden tijdens de overstap. Laat ook zien waarom een intranet een meerwaarde voor de organisatie heeft en wat zijn medewerkers er allemaal kunnen vinden. Bevat het intranet bijvoorbeeld een smoelenboek waarin je makkelijk je collega’s kunt opzoeken? Staan er introductieprogramma’s en nieuwsbrieven op het intranet dat medewerkers inzicht geeft in ontwikkelingen binnen de organisatie? Maak duidelijk wat de grootste voordelen van een intranet voor de medewerkers zijn!

4. Evalueer en optimaliseer

Na de implementatie is het belangrijk om feedback te verzamelen van medewerkers in alle lagen van de orgasniatie en het intranet continu te optimaliseren. Zo blijft het platform aansluiten bij de wensen en behoeften van werknemers en zorg je als onderneming dat je de juiste informatie deelt.

Een toekomstbestendig intranet

De eisen aan intranet en intranet software veranderen mee met de verwachtingen van nieuwe generaties werknemers. Een statisch en verouderd platform is niet langer toereikend om betrokken medewerkers te krijgen voor de organisatie. Door te investeren in een modern, sociaal en gebruiksvriendelijk intranet zorg je ervoor dat medewerkers optimaal kunnen samenwerken en zich betrokken voelen bij de organisatie. Dit verhoogt niet alleen de productiviteit, maar draagt ook bij aan het aantrekken en behouden van talent.