Hoe een social intranet bijdraagt aan productiviteit van medewerkers

Social Intranet & Productiviteit

‘Tijd is geld’ is een welbekende uitspraak. De gemiddelde werkdag in Nederland duurt 8 tot 9 uur. Het is dus van zowel voor werkgever als voor werknemer belangrijk om deze tijd zo ‘nuttig’ mogelijk in te vullen. Werkgevers eisen van hun werknemers dat deadlines gehaald worden. Andersom willen werknemers uitgedaagd worden tijdens hun werktijd. Ze willen zich ontwikkelen op de werkvloer en hebben vaak de ambitie om door te groeien. Aan beide kanten bestaat een bepaalde behoefte, wat kun je als werkgever doen om deze beide behoeftes in balans te brengen. In de ideale situatie is de medewerkers 8-9 uur per dag gemotiveerd om zich in te zetten voor een project waarbij hij/zij de kans heeft om zichzelf te ontwikkelen. De praktijk toont echter aan dat dit er in de realiteit anders aan toe gaat. The Ken Blanched Companies publiceerde een werknemersonderzoek waaruit 2 schokkende inzichten naar voren kwamen:

Met deze informatie in het achterhoofd is het voor werkgevers interessant om te kijken hoe ze de productiviteit van hun medewerker kunnen verhogen. In deze blog wordt dé optie om de productiviteit te verhogen behandeld: een social intranet.

Wat heeft er allemaal invloed op de productiviteit van je medewerkers

Voor de beperkte productiviteit op de werkvloer zijn volgens financieel management een aantal oorzaken aan te wijzen. De resultaten van een onderzoek gehouden onder een aantal grote bedrijven in verschillende landen van Europa toonde aan dat het merendeel (19% van de respondenten) een slecht management de schuld gaf van de beperkte productiviteit. Andere oorzaken die naar voren kwamen uit het onderzoek zijn:

• Systemen en processen die niet naar behoren functioneren (18%)
• Inefficiënte technologie (15%)
• Collega’s die voor teveel afleiding zorgen (14%)

Deze resultaten tonen aan dat het merendeel van de werknemers verschillende oorzaken ervaart die leiden tot een gebrek aan productiviteit. Naast factoren die inherent zijn aan negatieve beïnvloeding van de productiviteit zijn er ook factoren die de medewerker helpen om juist productiever te gaan werken. Hierbij gaat het om slimme tactieken die jou helpen bij het creëren van een optimaal werkklimaat op kantoor. Voorbeelden hiervan zijn:

• Kleurgebruik in verschillende ruimtes op kantoor kan zeer bruikbaar zijn. Zo is het aan te raden om de ruimte een kleur te geven die haar doel versterkt:
  • Zo draagt blauw bij aan concentratie en is dit dus de ideale kleur voor een ruimte waar de mensen analytisch moeten denken.
  • De kleur geel staat voor creativiteit, een ruimte waarin gebrainstormd wordt zou dus idealiter van de kleur geel moeten worden voorzien.
  • Groen staat voor balans, een vergaderruimte zou dus uitermate geschikt zijn om met groene tinten te bedekken.
• De temperatuur in een kantoorruimte is ook van belang op de productiviteit. Zo moet het in een kantoor zeker niet te warm zijn omdat medewerkers daar slaperig van worden. 21 graden wordt gezien als de ideale temperatuur. Voldoende frisse lucht op kantoor is daarnaast ook belangrijk, zet dus altijd een raampje open!
• Verplichte pauze, een groot aantal mensen slaat de lunchpauze over om door te werken. Je zou zeggen dat hierdoor de productiviteit toeneemt, maar niks is minder waar. Dit werkt juist averechts. Het is wetenschappelijk bewezen dat de hersenen soms een pauze nodig hebben om daarna weer optimaal te functioneren. Stel middag pauzes dus verplicht om de productiviteit te verhogen
• Een flexibele tijdsindeling draagt ook bij aan de productiviteit van je werknemers. De ene groep medewerkers is ochtend mensen de andere avond mensen. Vooral avond mensen zijn in de ochtend nog niet zo productief, geef deze de vrijheid en het vertrouwen om flexibel met hun werktijden om te gaan, dit verhoogt de productiviteit.

Hoe een modern intranet kan bijdragen aan de productiviteit van je medewerkers

Als medewerker van een bedrijf krijg je eens per maand je loon binnen. Op dat moment voel je de financiële waardering vanuit de organisatie waar je voor werkt. Maar voel jij je ook iedere dag trots en gewaardeerd omdat jij of je collega’s mooie, interessante of leuke dingen delen over het bedrijf waarvoor je werkt. Hiervoor biedt een social intranet uitkomst, dit is een online platform waarbinnen al je collega’s verbonden zijn, hun trots uiten en ideeën delen.

Veel bedrijven maken hedendaags al gebruik van een soort intranet. Vaak gaat dit om een statisch platform waarbij voornamelijk top-down informatie verstuurd kan worden. Het sociale aspect wat zorgt voor de interactie ontbreekt. Dit is een gemiste kans, dit is namelijk juist de meest krachtige component van het intranet zijn. De mogelijkheid tot liken, reageren of het lezen van nieuwe content draagt bij aan de intrinsieke motivatie van de medewerker om het intranet te blijven bezoeken. Heeft jouw bedrijf nog geen social intranet lees dan hieronder verder wat de voordelen zijn:

1. Medewerkersbetrokkenheid is een belangrijke pijler binnen je organisatie. Betrokken medewerkers zijn bereid zich meer in te zetten voor het bedrijf wat de productiviteit verbeterd. Met de hulp van een sociaal intranet en onboarding traject kan de betrokkenheid van de medewerkers worden verhoogd. Met het sociale aspect verhoog je de interactie tussen de collega’s wat direct bijdraagt aan het verbeteren van de band. Door bepaalden aspecten van lopende projecten ook te implementeren op het intranet wordt de drempel om met ‘werk’ bezig te zijn verlaagd.
2. Communicatie is binnen bedrijven vaak een uitdaging. Afdelingen of zelfs werkgroepen kunnen na verloop van tijd langs elkaar heen communiceren en volledig in hun eigen ‘bubbel’ terecht komen. Een social intranet kan helpen om deze bubbel lek te prikken. Isolatie van de verschillende groepen wordt doorbroken doordat via het intranet de partijen sneller met elkaar in contact kunnen komen. Het opstellen van strategieën, crowdsurfen van informatie en het oplossen van problemen wordt hiermee bevorderd.
3. Samenwerken, uit verbetering van de betrokkenheid en communicatie ontstaat een verbeterde samenwerking. Het functioneren als één team wordt op een positieve manier gestimuleerd door deze facetten. Een social intranet biedt werknemers handvatten om op gestructureerde wijze samen te werken.
4. Integreren van werkprocessen. Door verschillende werkprocessen samen te brengen in een toegankelijke online all-in-one omgeving worden werknemers een hoop handelingen bespaard. Via het intranet kan er verlof aangevraagd worden, contact worden gelegd met collega’s, documenten worden opgeslagen, uren worden geregistreerd en evenementen worden georganiseerd. Waar dit in de oude stijl allemaal was ondergebracht op verschillende locaties biedt een social intranet één omgeving waarin dit allemaal mogelijk is. Dit bespaard tijd en verhoogd zo de productiviteit
5. Het nieuwe werken. Thuiswerken wordt steeds populairder anno 2019. Met een modern intranet wordt de benodigde informatie vanuit waar dan ook gefaciliteerd. Contact met collega’s kan worden gelegd, documenten kunnen worden uitgelezen en projecten worden ingezien. Alles wat je nodig heb om op elke locatie te werken is te vinden op het social intranet.

De website Frankwatching doet regelmatig onderzoek onder werknemers naar de toptaken van intranetten. De insteek van dit onderzoek is te vinden wat de activiteiten zijn waarvoor werknemers het intranet het meest gebruiken. Hieronder is een top 5 lijstje te vinden na aanleiding van het onderzoek van Frankwatching:

De toegevoegde waarde van een social intranet voor iedere organisatie

Voor een organisatie kan een social intranet verschillende functies hebben. In deze paragraaf gaan we verder in op de 3 voornaamste pijlers van een social intranet. Voor dat je als organisatie met een social intranet begint is het verstandig om vast te stellen wat de doelen zijn die je ermee wilt bereiken. Aan de hand van deze doelen kan je onderzoek gaan doen naar een bijpassend intranet voor je organisatie. Een social enterprise network voorziet een organisatie in verschillende behoeftes, de belangrijkste (meest voorkomende behoeftes) staan hieronder:

Social pijler 1: Digital Workplace

In essentie is er regelmatig nogal wat constantie over het verschil tussen een digital workspace (of digitale werkplek) en een social intranet. In onze definitie is een digital workspace de gehele set aan tools die een individuele medewerker nodig heeft om zijn/haar werkzaamheden naar behoren uit te voeren. Er zitten dus wel zeker de nodige raakvlakken tussen een social intranet en een digitale workspace maar de termen zijn niet uitwisselbaar.

Zodra een social intranet zich richt op het uitvoeren van digitale werkprocessen begeef je al meer op digital workspace terrein. Kort gezegd wanneer er verschillende organisatieprocessen (HR-processen) zitten omvatten in de online omgeving van een social intranet en de omgeving niet alleen meer functioneert voor het sociale aspect (netwerken en community) kun je ook spreken over een digital workspace. Sommige social intranet platformen bieden de beheerders de flexibiliteit om het in te richten als digital workspace platform. Binnen zo’n soort social intranet kan de keuze worden gemaakt om zekere modules te tonen voor verschillende medewerkers. Op deze manier wordt het overzicht behouden wat er voor medewerkers aan bijdraagt om zijn/haar taken efficiënter uit te voeren. Daarbij kan er binnen een social intranet regelmatig een koppeling worden opgenomen naar andere interne organisatiesystemen (zoals bijvoorbeeld uren-registratie) waarmee deze omgeving een daadwerkelijk all-in-one omgeving wordt voor jouw organisatie.

Social intranet pijler 2: Informatie beheer

Binnen elke organisatie zijn tal van verschillende documenten in omloop. Project informatie van voorgaande projecten, organisatie plannen, bedrijfsprotocollen, richtlijnen met betrekken tot het beleid, bouwtekeningen, administratieve documenten en ga zo maar door. Omdat veel organisaties met lokale opslag schijven werken raakt het overzicht van de documentatie al snel zoek. Methodieken als een digitale bedrijfsbibliotheek bieden hier deels uitkomst, nadeel van zo’n losstaande portaal is dat hier voor elke medewerker unieke accounts dienen te worden aangemaakt en door gebruik van ook vele andere bedrijfsportalen is ook vaak hier het overzicht ver weg.

Een social intranet kan hiervoor uitkomst bieden. Binnen één enkele digitale omgeving hebben medewerkers toegang tot alle informatiehuishouding binnen het bedrijf (evenals andere bedrijfsprocessen op bijvoorbeeld HR-gebied). Door middel van een autorisatie systeem kan er onderscheid worden gemaakt in personen die gemachtigde zijn om bepaalde bestanden aan te passen of te plaatsen en andere die slechts de mogelijkheid hebben tot lezen. Daarnaast biedt een social intranet de mogelijkheid om een ‘info-overload’ bij jou medewerkers te voorkomen. Alleen de noodzakelijk informatie wordt getoond aan de doelgroep waar deze voor bestemd is. Je hebt dus als beheerder de kans om de informatie te filteren, dit voorkomt een hoop zoekwerk in verschillende bestand mappen en draagt zo dus bij aan de productiviteit van je medewerkers.

Social intranet pijler 3: Netwerken en Community

In origine is een social intranet een sociaal platform. Dit betekend dat het platform (ten delen) user-generated content is. De inhoud van een social intranet wordt gevuld door haar gebruikers. De eindverantwoording ligt wel bij een beheerder die beslist of deze content daadwerkelijk geschikt is voor het intranet.

Een social intranet maakt communicatie (ook op langere lijnen binnen een organisatie) een stuk laagdrempeliger. In plaats van het sturen van een email is het mogelijk om binnen een social intranet een collega’s op te zoeken in het smoelenboek en deze via zijn/haar contact gegevens (of een chatfunctie) te benaderen. Uit verschillende onderzoeken is dan ook gebleken dat een informele manier van communiceren binnen een social intranet bijdraagt aan de opbouw van zogeheten sociaal kapitaal. Het platform dient als smeermiddel om te komen tot meer inhoudelijk wisseling. Sterker nog, zonder deze informele manier van netwerken zou er niet eens een ‘netwerk’ ontstaan waaruit waardevolle informatie te halen is.

Het social intranet van COMTOO

Om de productiviteit van werknemers te verbeteren faciliteert COMTOO een dynamische all-in-one omgeving waarbinnen verschillende bedrijfsprocessen gedigitaliseerd zijn. Het social intranet van COMTOO is zeer gebruikersvriendelijk vorm gegeven waardoor zoeken verleden tijd is. Vanuit het dashboard kan in een oogopslag worden uitgelezen waar welke informatie te vinden is. Werkprocessen als verlof aanvraag, urenregistratie en declaraties zijn binnen 1 click toegankelijk voor alle gebruikers. Met de belangrijkste processen laagdrempelig toegankelijk wordt er op langer termijn een hele hoop tijd bespaard. In het bedrijfsleven waar de kreet ‘tijd is geld’ niet onbekend is onderstreept COMTOO hiermee zijn meerwaarde.

Naast het individuele aspect stimuleert het social intranet van COMTOO ook de groepsprocessen. Zo kunnen er werkgroepen worden aangemaakt om de verzonden informatie te segmenteren. Daarnaast biedt het met de verschillende document sharing modules de mogelijkheid om bestanden te delen met je community. Met de (facebook-achtige) tijdlijn kunnen er berichten geplaatst worden binnen het intranet. Deze kunnen zowel van formele als van informele aard zijn, net wat gangbaar is binnen jouw organisatie. Met de mogelijkheid tot liken en reageren onder de berichten wordt de betrokkenheid van jouw medewerkers gestimuleerd.

Het COMTOO Intranet is zowel via de mobiele applicatie als via de desktop bereikbaar. Hierdoor zijn je medewerkers 24/7 met je organisatie verbonden. De samenwerking vanuit verschillende locaties wordt door de handige modules van het COMTOO intranet ondersteund. Voor communicatie naar medewerkers bestaat niet meer de noodzaak om de ouderwetse email te gebruiken. Met het moderne intranet weet je al je medewerkers direct met de juiste content op het juiste moment te bereiken.

Benieuwd wat het moderne intranet van COMTOO voor jouw bedrijf kan betekenen? Vraag dan hier de gratis demo aan. Wij verzorgen geheel vrijblijvend op locatie een presentatie van het COMTOO social intranet.