Het belang van kennismanagement

Wat is kennismanagement?

Om deze vraag wat is kennismanagement te beantwoorden zoomen we in op de eerste gedeelte van dit woord, kennis. Hoe definiëren we kennis, professor organisatiekunde Mathieu Weggeman heeft hiervoor de volgende formule opgesteld: Kennis = informatie * (ervaringen + vaardigheden + attitude). Deze formule is opgebouwd uit 2 delen:

• Expliciete kennis (informatie), deze is vast te leggen. Wanneer een medewerker met veel expliciete kennis uit de organisatie verdwijnt is dit geen ramp, de kennis blijft aanwezig binnen de organisatie.
• Impliciete kennis, ervaringen, vaardigheden en attitude zijn hier voorbeelden van. Dit is een stukje ‘ontastbare kennis’ die bij iedere individuele medewerker in zijn/haar hoofd zit, deze kennis is medewerker afhankelijk. De organisatie is dus afhankelijk van haar medewerkers voor deze impliciete kennis, deze valt nauwelijks vast te leggen.

Op deze impliciete kennis toch zo goed als mogelijk binnen de organisatie te houden is het belangrijk om deze kennis zo goed mogelijk te managen. Bij het effectief managen van deze kennis is het belangrijk om deze ‘ontastbare’ kennis te delen, gebruiken en vast te leggen. Op deze manier kan er zo efficiënt mogelijk worden toegewerkt naar de organisatie doelstellingen. Wat kan kennismanagement een organisatie dan op leveren? Door dit slim in te zetten kan de productiviteit onder de medewerkers verhoogd worden, het wiel hoeft immers niet constant opnieuw uitgevonden te worden. Vergaarde kennis tijdens een project kan in een soortgelijk project hergebruikt worden om vlotter tot een oplossing te komen. Daarnaast zorgt de juiste kennis deling in verspreiding binnen jou organisatie voor verbeterde medewerkerscompetenties. Wanneer de opgedane impliciete kennis met de juiste mensen gedeeld wordt heeft je hele organisatie hier profijt van.

Waarom is kennismanagement belangrijk?

Borgen

In de eerste plaats is het belangrijk om de aanwezige kennis binnen de organisatie te houden. Veel ondernemingen bestaan langer als de levensduur van haar medewerkers. Om niet afhankelijk te zijn van het aanblijven van medewerkers is het voor een organisatie belangrijk om deze kennis te borgen binnen de organisatie. Door expliciete kennis impliciet te maken kan een de organisatie de continuïteit van de kennis veiligstellen. Met andere woorden, het opschrijven van kennis in boeken, blogs of computerbestanden draagt bij aan intern behouden van deze kennis. Het vastleggen van deze kennis zorgt ervoor dat de kennis kan worden overgedragen van specialist naar specialist ook als de eerste niet meer actief is binnen de organisatie. Een nadeel van het expliciteren van de kennis is dat dit vaak een tijd en kapitaal intensief proces is. Daarbij is het soms lastig om bepaalde ervaringen, vaardigheden of attitudes concreet te maken. Vaak komt deze kennis voort uit de ‘praktijk experience’ van een van de medewerkers en is het niet per definitie een kwestie van procesmatige handelen wat het succes hiervan bepaald.

Toepassen

De kennis vergen is de eerste stap, het daadwerkelijk toepassen is een tweede. De geborgen kennis binnen de organisatie moet laagdrempelig toegankelijk zijn voor de juiste mensen. Vervolgstap hierop is dat de kennis ook daadwerkelijk gebruikt wordt voor projecten waarvoor deze van toegevoegde waarde is. Dit klink allemaal vrij logisch maar in de praktijk blijkt dat dit vaak nog niet zo makkelijk is als het lijkt. Hieraan ligt ten grondslag dat het expliciet maken van impliciete kennis vaak een hele opgave is. Vaak is het niet gedetailleerd genoeg opgeschreven of is de toegang tot een obstakel waar medewerkers tegen aan lopen. De afstemming tussen medewerkers en management is voor efficiënte toepassing van deze expliciete kennis essentieel. Het management is regelmatig niet op de hoogte van het feit dat er geen gebruik wordt gemaakt van deze geborgen kennis. Zolang medewerkers hun werk immers prima uitvoeren zal dit niet opvallen.

Vergaren

De derde doelstelling van kennismanagement is het vergaren van kennis. Wordt er geen kennis vergaard dan kan deze natuurlijk ook niet worden toegepast. Voor elke organisatie is het belangrijk om nieuwe kennis op te blijven doen, zo wordt de concurrentie een stap voor gebleven en kan je als organisatie inspelen om de meest actuele trend en ontwikkelingen. Kennis kan binnen een organisatie op verschillende manieren vergaard worden:

• Het aannemen van nieuw personeel
• Het bijscholen van het huidige personeel

De kosten van deze maatregelen zijn meestal niet gering. Vandaar dat er evenwichtige afwegingen worden gemaakt bij het aannemen of bijscholen van personeel. Binnen organisatie zijn er vaak verschillende opvattingen wie zo’n cursus moet betalen. In sommige gevallen komt dit op het conto van de medewerker terecht. Echter kost een goede cursus vaak handen vol geld. Medewerkers zijn hierdoor minder gemotiveerd om dit uit eigen portemonnee te betalen omdat zij het idee krijgen dat hun baas profiteert van hun investeringen. Het is als werkgever dus aan te raden om je werknemers tegemoet te komen als het aankomt op bijscholing. Niet alleen toon je hiermee de bereidwilligheid om het beste te halen uit jouw medewerkers, ook vijzel je hun kennis op waarmee ze jouw organisatie in de toekomst beter van dienst kunnen zijn.

Beschermen

Tenslotte is het als organisatie van belang om de aanwezige kennis te beschermen. Wanneer een organisatie bepaalde unieke kennis in huis heeft is het van belang dat deze kennis ook daadwerkelijk intern blijft. Organisaties moeten ervoor waken dat deze kennis niet in de handen van concurrenten terecht komt. Het beschermen van de uitvindingen en insights van jouw medewerkers is dus key. Je wilt immers niet dat concurrenten profiteren van bepaalde unieke kennis binnen jouw organisatie. Huidige werkgevers nemen meestal wel verschillende maatregelen om deze ongewenste kennisoverdracht te beperken. Zo wordt er in het contract van werknemers vaak een clausule opgenomen waarin staat dat alle intellectuele eigendomsrechten van de uitvindingen gedaan in dienst bij de werkgever eigendom zijn van de werkgever. Als werkgever kan je medewerkers natuurlijk niet verhinderen om jouw organisatie niet te verlaten. Wel zijn er maatregelen die je vooraf kunt nemen om de impact van ongewenst personeelsverloop terug te dringen en zo te voorkomen dat de vergaarde kennis bij de concurrent terecht komt.

Wat kan mijn organisatie doen om succesvol kennis te managen?

In de dagelijkse praktijk blijkt dat veel organisatie het belang van kennis delen steeds meer inzien. Het inzetten van de bestaande expertise tijdens nieuwe projecten is vooral voor de grote multinationals een serieuze uitdaging. Door de grote van het bedrijf wordt de opgedane kennis vaak onoverzichtelijk en ongestructureerd geborgd. Goed afgestemde interne communicatie speelt een belangrijke rol bij toepassen van deze vergaarde kennis. Echter leert de praktijk dat bestaande afdelingen vaak langs elkaar heen communiceren waardoor er geen efficiënt gebruik wordt gemaakt van de aanwezige kennis. Wat voor middelen kan je als bedrijf aanpakken om deze kennis efficiënt toe te passen?

1 Contactkenniscenter

Een van de oplossingen voor een organisatie is om alle aanwezige kennis te centraliseren. Binnen een organisatie wordt dan een contactkenniscenter gecreëerd, dit is een centraal punt waar alle vergaarde kennis wordt opgeslagen en beschermd. Vanuit dit contactkenniscenter wordt de kennis toegespeeld aan de juiste plaatsen/personen binnen de organisatie. Het succes van een contactkenniscenter valt of staat bij goede interne communicatie. De verschillende afdelingen binnen het bedrijf moeten op het juiste moment via het juiste kanaal de juiste kennis toegespeeld krijgen.

2 Sociaal intranet

Een sociaal intranet kan ook uitkomst bieden voor een gecentraliseerd kennismanagement. Op dit intranet zijn alle medewerkers aangesloten, op deze manier hebben zij allen toegang tot de aanwezige kennis binnen de grenzen van het intranet. Een gestructureerde document-sharring module is bepalend voor het succes van de oplossing. Medewerkers moeten immers vlot bij de juiste benodigde kennis terecht komen. Segmentering van de vergaarde kennis en segmentatie binnen de gebruikers van het intranet draagt bij aan efficiënte toepassing van de kennismodules binnen het intranet. Daarnaast is het voordeel van kennismanagement binnen een sociaal intranet dat er gebruik wordt gemaakt van de expertise van de gebruikers. Door de gebruikers de vrijheid te geven om kennis binnen het platform te delen wordt de kennisbank door haar gebruikers gevuld (User-generated content) hierdoor wordt de management laag deels ontlast van deze verplichting. Daarbij hebben andere gebruikers (vaak op anonieme wijze) de mogelijkheid om feedback/input te leveren op de vergaarde kennis.

3 Kennisbank

Tot slot een interne kennisbank, dit is een digitaal datacenter wat kan helpen bij kennismanagement binnen jouw organisatie. Een kennisbank omvat een uitgebreide collectie van alle aanwezige kennis binnen de organisatie. Normaliter bestaat deze uit white-papers, afgeronde projecten, gebruikershandleidingen, en andere praktische documenten. Een kennisbank vereist wel intensief moderatorschap, de gebruikers hebben immers geen vrijheid om content te plaatsen op dit platform. Beheer hiervan zal dus allemaal op het conto van de beheerder terecht komen. Daarnaast is het belangrijk om de interne kennisbank logischerwijs in te richten, voor de gebruikers ervan is het immers van belang dat zij binnen enkele handeling bij de meest relevante informatie terecht komen.

E-learning met hulp van video

Zoals we in vorige paragraaf hebben kunnen lezen neemt kennismanagement en E-learning een steeds prominentere plaats in binnen organisaties. Het belang hiervan neemt, helemaal in de huidige tijd van corona crisis, dan ook in toenemende maten toe. Organisatie zijn opzoek naar manieren om hun medewerkers digitaal kennis te laten maken met het bedrijf (onboarding) of medewerkers bij te scholen als het gaat om nieuwe regelgeving en revelaties binnen de branche.

Video’s zijn onmisbaar geworden binnen dit E-learning proces. Video’s zijn dé manier om mensen hedendaags te onderwijzen. Volgens de website Frankwachting staat 1 minuut aan video gelijk aan 1,8 miljoen woorden. Dit is natuurlijk een bizar aantal aangezien 1,8 miljoen woorden ongeveer gelijk staat aan een boek van maar liefst 1.800 bladzijdes. Ter onderbouwing staat de wiskundige formule die hiervoor gebruikt wordt hieronder:

(Een afbeelding heeft een waarde van 1000 woorden*) (‘a picture is worth a thousand words’)

1000 woorden * 30 frames per seconden * 60 seconden = 1.8 miljoen woorden in 1 minuut video

Nu zou je dit misschien wat over enthousiast kunnen noemen want een boek van 1800 bladzijdes gaat naar alle waarschijnlijkheid een kleine 100 uur in zitten. Echter bevat een video aspecten waar in boeken vaak pagina’s lang over gedaan wordt om over te brengen op de lezer. Denk hierbij aan gevoel of sfeer. Om een vertaling te maken naar organisaties zijn termen als visie, missie, normen, waarde, expertise, bedrijfscultuur en klantenbehandeling facetten die door middel van video veel fijner kunnen worden overgebracht als met tekst.

Interactieve E-learning

Om de effectiviteit van jouw E-learning traject nog verder te vergroten is het van belang om je E-learning traject niet een traject te maken waarbij er enkel informatie wordt gezonden. Interactie is hierbij het magische woord, creëer op een bepaalde manier betrokkenheid van de cursisten bij jouw online cursus. Online opleidingen waarbij de cursisten worden getriggerd om zelf actie te ondernemen halen veruit betere resultaten (slagingspercentage, toepassing van de kennis in de praktijk), als trainingen waar enkel gebruik wordt gemaakt van ‘eenrichtingsverkeer’. Hoe doen we dat dan het creëer van interactie? Hieronder volgen 2 voorbeelden van succesvolle online trainingen:

Scenario’s

Veel online onboarding trajecten maken hier gebruik van, scenario’s die uit de realiteit geplukt zijn. Situaties die voor kunnen komen tijdens het verrichten van de toekomstige werkzaamheden van de cursist. Tijdens de online cursus worden er situaties geschetst waarna de vraag bij de cursist wordt neergelegd hoe hij/zij zou handelen in zo’n situatie. Vaak gaat dit aan de hand van multiple choice vragen. De cursist kan op deze manier ‘getraind’ worden in de normen en visie van de werkgever. Hij/zij leert zo wat in de ogen van de werkgever de juiste manier van handelen is in veel voorkomende situaties op de werkvloer.

Toetsing

Dit is misschien wel de meest klassieke vorm van E-learning. De cursist krijgt een video fragment te zien waarna er vragen worden gesteld over de vertoonde beelden. Voordeel van deze methode van kennis overdragen is dat er zeer specifieke feitelijke informatie gedeeld kan worden. Dit kan bijvoorbeeld gaan over nieuwe voorschriften die vanaf aankomend kwartaal gelden binnen de bouwbranche. Deze manier van kennisoverdracht leent zich dan ook perfect voor het bijscholing van personeel.

Hoe COMTOO een belangrijke bijdrage kan leveren aan kennismanagement binnen jouw organisatie

Wanneer je als organisatie serieus bezig bent met het vraagstuk rondom kennismanagement en opzoek bent naar een partner die daarin een ondersteunende rol kan spelen kan je uitkomen bij COMTOO. De interne communicatie app van COMTOO kan jouw organisatie helpen om op een alle vergaarde kennis laagdrempelig vindbaar en inzichtelijk te maken voor al jouw medewerkers. Omdat het sociaal intranet van COMTOO voor een iedere gebruiken gemakkelijk bereikbaar is (de app is bereikbaar zowel via desktop als via mobiel), profiteert jouw gehele organisatie van de aanwezige kennis.

Binnen de digitale omgeving van COMTOO zijn daarnaast verschillende modules aanwezig die de basis kunnen vormen voor jouw onboarding of bijscholingstraject. De video en cursus module zijn hier bij uitstek geschikt voor. Zoals we in voorgaande paragraaf hebben kunnen lezen zijn video’s verreweg de meest efficiënte manier om kennis over te dragen. In synergie met de cursus module heeft jouw organisatie handvatten om het E-learningstraject interactief te maken en de cursisten te testen op de vergaarde kennis.

Met de documentmodules van COMTOO heeft jouw organisatie nog een andere mogelijkheid om kennis te delen. Zo is het namelijk mogelijk om specifieke kennis beschikbaar te stellen aan bepaalde segmenten binnen de organisatie. Op deze manier voorkom je informatie-overload. Met deze praktische overzichtelijke modules kun je de vergaarde kennis gestructureerd wegzetten binnen de digitale omgeving van COMTOO.

Op het gebied van veiligheid van kennis loopt COMTOO voorop. De veiligheid en privacy van de content binnen de applicatie is een van de speerpunten van COMTOO. Om er voor te zorgen dat dit gegarandeerd is bezit COMTOO over beveiligde servers, geëncrypteerde data en beschikt de hostingpartner over een ISO 27001 certificaat.