Effectief onboarding programma voor elke nieuwe collega met COMTOO app

Met dit is ons achterhoofd hebben we in de COMTOO medewerkers App ook functionaliteiten opgenomen om het onboardingsproces te optimaliseren.

Het belang van een goed onboarding programma

Op het moment dat iemand aan een nieuwe baan begint, maar niemand vertelt waar je heen moet, kan iemand zich al snel overweldigd voelen. Dit is niet alleen funest voor de nieuwe medewerker, maar ook voor de huidige collega’s en de organisatie. Om dit slechte scenario te voorkomen is een duidelijk en gestructureerd onboardingprogramma beangrijk. Door op de juiste manier te onboarden help je niet alleen de medewerker, maar ook jouw bedrijf.
Hoe zit een effectief inwerkprogramma in elkaar?

• 70% meer kans
  Een goed inwerkprogramma biedt 70% meer kans om nieuwe medewerkers minstens drie jaar aan boord te houden.
• 50% meer productiviteit
  Nieuwe medewerkers behalen ruim 50% meer productiviteit in hun eerste maanden.
• Grote medewerkersbetrokkenheid
  De organisatie geniet van een aanzienlijke stijging in de betrokkenheid en tevredenheid van hun medewerkers.

Een goed onboardingprogramma is ingericht om vanaf dag één impact te maken.

De basis van een goed onboarding programma

Bij COMTOO vinden we dat een onboardingprogramma voor nieuwe medewerkers meer is dan enkel het overhandigen van een inwerkmap of het geven van een rondleiding rondom de werkplek. Het perfecte onboardingprogramma bestaat uit drie belangrijke punten.

1. Ontwikkeling en persoonlijke groei stimuleren
2. De nieuwe medewerker verbinden met de organisatiecultuur
3. Het leggen van een stevige basis voor praktische vaardigheden en kennis

Door elke stap in het proces te voltooien, neem je de onzekerheden van de nieuwe werknemer weg. Hierdoor bied jouw organisatie een warme en duidelijke start, wat ideaal is voor het inwerken van een nieuwe medewerker.

De rol van de COMTOO app in onboarding

De COMTOO app is een waardevol hulpmiddel om het onboardingproces te optimaliseren. Met meer dan 50 tools biedt de app functionaliteiten op het gebied van digitale communicatie, samenwerking en dienstverlening. Voor onboarding biedt de app onder andere:

• Digitale formulieren en documenten: Nieuwe medewerkers kunnen eenvoudig benodigde documenten invullen en ondertekenen, wat administratieve processen versnelt.
• Toegang tot informatie: De app fungeert als centraal punt waar medewerkers informatie over de organisatie, procedures en systemen kunnen raadplegen.
• Communicatie: Via pushberichten en chatfuncties blijft de nieuwe medewerker op de hoogte en kan hij of zij gemakkelijk in contact komen met collega’s.
• E-learning modules: De app biedt mogelijkheden voor het volgen van trainingen en cursussen, waardoor de medewerker in eigen tempo kan leren.

Door de inzet van de COMTOO-app wordt het onboardingproces efficiënter, toegankelijker en persoonlijker, wat bijdraagt aan een verhoogde betrokkenheid en productiviteit van nieuwe medewerkers.

Stappenplan onboarding programma

Wil jij graag een onboarding programma voorbeeld waar alle collega’s bij betrokken zijn en waardoor nieuwe collega’s zich direct thuis voelen?  Een goed doordacht onboardingprogramma, ondersteund door de juiste tools zoals de COMTOO app, legt de basis voor een succesvolle en langdurige samenwerking tussen medewerker en organisatie.

1. De preboardingfase tijdens het onboardingsprogramma

Met een goed onboardingprogramma zorg je ervoor dat medewerkers een vliegende start krijgen. Een effectief onboardingprogramma begint al voor de eerste werkdag. Tijdens deze preboardingfase wordt de basis gelegd voor een soepele start.

Tijdens de preboardingfase kun je kiezen voor een persoonlijk welkomstpakket en leuke goodies van het bedrijf. Hierdoor heeft jouw nieuwe medewerker al direct een flinke dosis enthousiasme te pakken.

Bij tweede stap van de preboardingfase komen wij om de hoek kijken. De nieuwe medewerkers krijgen toegang tot het online platform van COMTOO, waar ze introductievideo’s en informatie over de organisatie kunnen bekijken. Hierdoor raakt de medewerker direct bekend met de missie en de waarden van jouw organisatie.

Als laatste is het tijdens de preboardingfase belangrijk om de nieuwe collega kennis te laten maken met de huidige collega’s. Dit kan middels een online kennismakingssessie of een informele groepschat. Op deze manier voelt de nieuwe werknemer zich direct welkom in het team.

2. De eerste werkdag van nieuwe medewerkers

Zorg ervoor dat de eerste werkdag direct een warm welkom biedt. Door medewerkers in hun proeftijd al direct een onderdeel van het team te maken, weten ze direct wat ze kunnen verwachten van hun nieuwe functie.

1. Start de dag met een persoonlijke ontvangst
   Tijdens de eerste dag is het belangrijk dat een manager, hr of een buddy de medewerker welkom heet. Deze betreffende medewerker kan daarbij ook de nieuwe werknemer tijdens zijn eerste dag begeleiden.
2. Een introductieprogramma
   Geef je nieuwe werknemer een duidelijke rondleiding door de organisatie. Hierbij kunnen ze ook direct kennismaken met belangrijke collega’s, zoals leidinggevenden en teamleden.
3. Lunchen met collega’s
   Zorg voor een ontspannen sfeer tijdens de lucht. Op deze manier heeft de nieuwe medewerker de tools in handen om op een laagdrempelige manier te netwerken binnen de organisatie.
4. Eerste stappen checklist
   Zo’n onboarding programma maken heeft voorbereiding nodig. Laat de nieuwe medewerker daarom tijdens de introductie kennismaken met nieuwe tools, systemen en de gewenste werkwijze van de organisatie.

3. De eerste werkweek

Tijdens de eerste werkweek is het belangrijk dat het bedrijf zich richt op duidelijkheid, kennismaking en structuur. Op deze manier weet je nieuwe aanwinst direct hoe ze hun rol binnen het bedrijf goed kunnen invullen. Bovendien krijgen ze de kans om vragen te stellen en om feedback te geven en te ontvangen.

Tijdens het inwerken van een collega is het een goede optie om te kiezen voor een buddy. Deze buddy is een ervaren collega, die tijdens de eerste periode als aanspreekpunt fungeert.

Een ander belangrijk punt tijdens de eerste week zijn de kennismakingsgesprekken. Deze gesprekken kun je plannen met teamleaden en stakeholders, om zo de onderlinge samenwerking te stimuleren.

Verplicht de nieuwe medewerker om deel te nemen aan verplichte trainingen, zoals introducties tot bedrijfswaarden, interne processen en IT-systemen.

4. De eerste maand

Doordat je de nieuwe medewerkers vanaf de eerste dag betrokken hebt bij het bedrijf, is de nieuwe werkplek voor elke nieuwe medewerker een soepele overgang geworden. Toch is een succesvolle onboarding niet klaar na de eerste week. Tijdens de eerste maand is het belangrijk om de perfecte onboarding naar andere hoogte te brengen.

Tijdens de eerste maand ligt de focus van jouw onboardingprogramma op het opbouwen van vaardigheden en diepere kennis. De nieuwe collega krijgt nu specifieke taken en projecten toegewezen, zodat ze hun rol geheel eigen kunnen maken.

• Feedbackrondes
  Tijdens de eerste maand is het aan te raden om meerdere feedbackmomenten in te plannen met de nieuwe collega. Op deze manier kan de nieuwe werknemer groeien in zijn of haar rol.
• Individuele leertrajecten
  Tijdens de eerste maand wordt er een op maat gemaakt leertraject opgesteld. Dit leertraject kan geheel samengesteld worden aan de behoefte van je collega.
• Cultuursessies
  Creëer interactie workshops waarin de missie, de visie en de waarden van je organisatie naar boven komen.

5. De eerste drie maanden

De eerste drie maanden zijn bepalend voor de toekomst van de medewerker binnen de organisatie. De eerste drie maanden staan vooral in het teken van aanpassen, leren en groeien. Het is daarom belangrijk om regelmatig de voortgang te monitoren. Dit kun je doen door geregeld 1-op-1 gesprekken te organiseren. Op deze manier kan de voortgang besproken worden.

Na de eerste drie maanden is het moment gekomen om de onboardingervaring te evalueren. Op deze manier kun je als organisatie bekijken of er verbetering nodig is voor een succesvolle onboarding.

Advies nodig?

Wil jij graag advies over het samenstellen van een goed onboarding programma of heb je vragen over onze medewerkers app? Ons team van specialisten staat je graag te woord! Neem vrijblijvend contact op en ontdek alle voordelen van een succesvol onboardingprogramma.