Wat is een digitale werkplek?
Een digital workplace is een digitale werkplek waarbinnen verschillende facetten van het werk kunnen worden afgerond. Werknemers vinden er alle informatie die zij nodig hebben om hun werk succesvol te kunnen uitvoeren. Expertise, kennis en ervaringen zijn door middel van deze digitale omgeving gemakkelijk te delen en collega’s kunnen eenvoudig worden geconnect.
Door de vrije uitwisseling van informatie binnen organisaties (met behulp van een digital workplace) wordt innovatie en flexibiliteit gestimuleerd. Tegelijkertijd heeft dit een positieve uitwerking op de medewerkers betrokken-en tevredenheid door hen op het juiste moment van de juiste informatie te voorzien.
Is de bouwsector toe aan een digitale werkplek?
Binnen de bouwwereld zijn nog talloze bedrijven die nog niet mee zijn gegaan in de trend van digitalisering. Interne communicatie loopt vaak op de bouwplaats zelfs nog met papieren briefjes (bijv. voor uren-registratie). Deze uren moeten eerst goedgekeurd worden om later door een administratief medewerk(st)er digitaal ingevoerd te worden. Je begrijpt al, dit is een tijdrovend en risicovol proces (een typefout zit immers in een klein hoekje), daarbovenop komt dat de administratie altijd achter loopt op de realiteit waardoor de controle over een project lastiger te behouden is.
Binnen de bouwsector zijn ook verschillende bedrijven te vinden die al wel digitaal werken. Zij maken gebruik van Excel en PDF documenten, echter is dit niet meer als gedigitaliseerd papier. Het nadeel van deze formaten is dat het eigenlijk enkel handig is voor één enkele gebruiker. Alle medewerkers werken in hun eigen documenten waardoor er allemaal aparte ‘eilandjes’ ontstaan. Alle data is niet terug te vinden in een alomvattende omgeving, maar in honderden of soms zelfs duizenden losse documenten.
Het mag duidelijk zijn papier (gedigitaliseerd of niet) biedt voor bouwbedrijven niet de continuïteit die voor de toekomst die vereist is. Om het hoofd boven water te houden en voorop te lopen op het gebied van innovatie wordt het noodzaak voor bouwbedrijven om opzoek te gaan naar digitalisatie oplossingen die bijdragen aan de productiviteit van de medewerkers. Een digital workplace kan voor veel van deze bedrijven uitkomst bieden. Eén digitaal portaal waar alle collega’s terecht kunnen voor alle organisatie en HR-processen die komen kijken bij het uitvoeren van hun werkzaamheden.
Na het uitzoeken van een gedegen partner om hen in dit proces te begeleiden is het van belang om zo’n digital workplace succesvol te implementeren. Dit is een traject wat niet van de ene op de andere dag plaatsvind. In de volgende paragraaf zoomen we in op de voorwaarde die gecreëerd dienen te worden voor succesvolle adoptie van de nieuwe digitale werkomgeving.
Wat zijn de succesfactoren van een digital workplace?
1 Medewerkers dienen uit hun Comfort-Zone te stappen
Cruciaal bij het komen tot innovatie is het uit het comfort van de huidige situatie te stappen. Binnen organisaties ontstaat hier in veel gevallen weerstand tegen. Waar komt deze weerstand nou vandaan, mensen zijn uit zichzelf niet gemotiveerd om te veranderen. Verandering is het onbekende, van nature wordt er met het onbekende een soort angst in mensen getriggerd. Een nieuwe situatie/werkomgeving, digitaal of niet is het loslaten van het oude vertrouwde. Om collega’s over deze drempel heen te helpen is het van belang om voor zo’n soortgelijke verandering draagvlak te creëren. Laat je medewerkers er spelende wijs achter komen wat er aan gaat komen, hoe dit vorm gaat krijgen en wat ze hierbij kunnen verwachten. Het opzetten van een pilot omgeving voor de implementatie van een digital workplace is zo’n voorbeeld. Op deze manier kunnen collega’s wennen aan het feit dat het er een nieuwe omgeving voor hen wordt gefaciliteerd waarmee in de toekomst gewerkt gaat worden.
2 Geef early adopters en fans alle ruimte
Een digitale werkplek of intranet hebben bij haar (toekomstige) gebruikers regelmatig een matig tot slechts imago. Vaak wordt hierbij gedacht aan een oubollige en onoverzichtelijke online omgeving. In de realiteit zijn de ‘sociaal intranetten’ van tegenwoordig hypermodern, vaak zijn hierbinnen ook facebook-achtige tijdlijnen op genomen of zijn er andere sociale features aan toegevoegd om het attractief te maken voor haar gebruikers. Volgens een bekende organisatie deskundige Dion Hinchcliff moet het vernieuwde intranet 10x beter zijn dan haar voorganger. Dit is misschien een utopie, echter is het wel van belang dat de vernieuwde situatie (sociaal intranet, digital workplace, etc.) significant meer te bieden heeft als haar voorloper.
3 Zorg voor goede technologie en goede integraties
De derde drempel die overbrugt moet worden is een technologische. Niet alleen moet de gebruikte technologie gemakkelijk in gebruik zijn, maar deze moet natuurlijk ook naar behoren functioneren. Afdelingen en teams binnen organisatie maken vaak gebruik van hun eigen tools. Met een digital workplace heb je de kans om al deze afdelingen en teams te verenigen in één digitale omgeving. Eventueel is het mogelijk om koppelingen te maken naar huidige softwarepakketten. Om de innovatie tot een succes te brengen moet de IT afdeling van een organisatie de ruimte krijgen om te experimenteren. Geslaagde experimenten kunnen de basis zijn voor verandering. Op deze manier is de IT veel meer dan alleen realisator van de verandering maar is de afdeling daadwerkelijk aanjager hiervan.
4 Organiseer gedeeld eigenaarschap van de digital workplace
In de laatste plaats is het belangrijk dat een digital workplace niet tussen wal en schip komt te vallen. Wie is de eigenaar van deze digitale omgeving? Is dit de directeur of zijn alle gebruikers pro rato eigenaar van de digital workplace? Belangrijk is om in ieder geval de verantwoordelijkheid ergens neer te leggen. Het liefst ook niet bij een persoon maar bij een groep mensen. Zij krijgen de verantwoordelijkheid om de digital workplace draaiende te houden en te voorzien van nieuwe content.
Meer weten over dit onderwerp? Download de whitepaper
Wat is de meerwaarde van een Digital workplace
1 Werk onafhankelijk van locatie en tijdstip
Met een digitale workplace ben je als medewerker niet meer afhankelijk van de faciliteiten die er op kantoor te vinden zijn. Alle benodigdheden voor het uitvoeren van de werkzaamheden zijn in de digitale werkplek te vinden. Op deze manier is het gewoon mogelijk om vanuit huis je werk efficiënt uit te voeren. Bijkomend voordeel hierbij is dat je ook niet afhankelijk bent van een specifiek tijdstip. Natuurlijk meetings en vergaderingen gaan gewoon door, maar met behulp van een digital workplace heb je ten alle tijd toegang tot de benodigde digitale arbeidsvoorzieningen.
2 Deel gemakkelijk en snel kennis
Met behulp van een digital workplace is het mogelijk om projecten / notulen / verslagen eenvoudig vast te leggen. Omdat al je collega’s toegang hebben tot dit digitaal informatiecenter kan kennis gemakkelijk binnen je organisatie worden verspreid. Collega’s kunnen profiteren van ervaringen, kennis en expertise opgedaan tijdens eerdere projecten.
3 Raadpleeg collega’s
Jij bent samen met al je collega’s aangesloten op de digitale werkomgeving. Op deze manier heb eenvoudig toegang tot alle bestanden die zij uploaden en is er altijd wel een collega die antwoord kan geven op het vraagstuk waar jij mee worstelt. Binnen een digital workplace zit ook vaak een smoelenboek opgenomen, hier kan je in enkele clicks de contactgegevens van welke collega dan ook opvragen. Nieuw contact is zo gelegd!
4 Alle software in 1 omgeving
Vaak wordt er binnen een organisatie gebruik gemaakt van verschillende software pakketten. Een beetje digital workplace heeft de mogelijkheid om koppelingen te maken naar deze pakketten. Zo kun je voor alle arbeidsprocessen terecht in deze ene omgeving, middels interne portalen is het ook mogelijk om bijv. bij je salarisverwerkingspakket te komen.
5 Betrokken en tevreden werknemers
Met een digital workplace zijn je medewerkers altijd en overal verbonden met je organisatie. Dit draagt bij aan verbetering van de medewerkersbetrokkenheid. Bedrijfsnieuws, evenementen of ander updates kunnen snel gedeeld worden met alle collega’s. Medewerkers kunnen op deze manier snel schakelen bij koerswijzigingen binnen de organisatie. In sommige gevallen is er binnen een digital workplace ook een tijdlijn opgenomen. Hierop kan op het wat informelere manier intern gecommuniceerd worden, zo draagt de digital workplace eraan bij om medewerkers tevreden, betrokken en gemotiveerd te houden.
De digitale werkplek van COMTOO
COMTOO is de aanbieder als het gaat om een unieke digital workplace. De digitale werkplek van COMTOO biedt voor alle gebruikers alle handvatten die nodig zijn om hun werk goed uit te kunnen voeren. De digital workplace van COMTOO is zowel via mobiele devices als via desk-en laptop te bereiken. Zo zijn alle medewerkers 24/7 en overal verbonden met zijn/haar organisatie.
Uit eerdere klantcases is dan ook gebleken dat de bedrijven die gebruik maken van de digital workplace van COMTOO significant verhogende medewerkers betrokkenheid en tevredenheid ervaren. Dit ontstaat mede door de vormgeving van COMTOO, de (web)applicatie is gebruikersvriendelijk vorm gegeven om de drempel voor de ingebruikname bij nieuwe gebruikers zo laag mogelijk te houden. Binnen COMTOO is het ook mogelijk om koppelingen te maken met andere software systemen (bijv. voor het ophalen van loonstroken of het indienen van declaraties). Op deze manier omvat de digitale werkplek van COMTOO alle benodigdheden voor werknemers om hun werkzaamheden succesvol uit te voeren.
Benieuwd wat COMTOO als digital workplace concreet voor jouw organisatie kan betekenen? Bekijk dan onze Interne communicatie app.
