10 concrete tips om je interne communicatie te verbeteren

Wat is interne communicatie?

Interne communicatie omvat alle vormen van communicatie binnen een organisatie. In tegenstelling tot externe communicatie waarbij er met mensen buiten de organisatie gecommuniceerd wordt, draait het bij interne communicatie echt om interne doelgroepen waarmee de organisatie communiceert. Het kan hierbij bijvoorbeeld gaan om communicatie tussen medewerkers of vanuit het management naar leidinggevende toe.

interne communicatie strategie

Binnen een organisatie kan globaal gezien er op 3 manieren worden gecommuniceerd:

• Top-down interne communicatie – van management naar medewerker. Kenmerken van deze manier van communiceren zijn: organisatie doelstellingen zijn vroegtijdig bepaald, inflexibiliteit (medewerkers hebben taken uit te voeren binnen het regime van het management), gebrek aan motivatie bij werknemers.
• Bottom-up interne communicatie – van medewerkers naar management. Deze stijl van communicatie kenmerkt zich door: hoge motivatie onder de medewerkers, gebrek aan lange termijn visie, medewerkers voelen zich gewaardeerd.
• Laterale interne communicatie – communicatie binnen hetzelfde hiërarchische niveau van een organisatie (horizontale communicatie). De communicatie die op dit niveau plaats vindt is in tegenstelling tot de twee bovenstaande communicatiestromen vaak minder van instructieve aard.

Verschillende organisaties vragen ook om verschillende manieren van communiceren. Er is dus ook geen right or wrong wat dat betreft. Belangrijk is om een manier van communiceren te kiezen die voor jouw organisatie het beste werkt, de medewerkers het gelukkigst van worden en de beste resultaten mee worden geboekt.

Waarom is goede interne communicatie belangrijk voor een goede bedrijfsvoering?

Effectieve interne communicatie is één van de belangrijkste factoren voor een goed functionerend bedrijf. Goede interne communicatie zorgt ervoor dat er geen misverstanden ontstaan tussen managers en medewerkers. Voor organisaties met een groot verschil in bedrijfshiërarchie of medewerkers op veel verschillende locaties is een gezamenlijke, doelgerichte communicatie aanpak nodig. Voor maximale efficiency dienen de werkzaamheden namelijk optimaal op elkaar afgestemd te worden.

Soepele interne communicatie gaat hand in hand met tevreden werknemers op de werkvloer. Tevreden werknemers zijn niet alleen productiever, maar zullen ook minder snel de organisatie verlaten. ‘Jobhoppen’ begint de afgelopen jaren steeds meer een trend te worden. Medewerkers zijn minder geneigd om langdurig dezelfde baan te hebben en gaan dus eerder op zoek naar een nieuwe uitdaging in een nieuwe omgeving.

Dit levert de nodige nadelen op voor de werkgever. Naast het feit dat onboarding van nieuwe werknemers enige tijd kost zijn nieuwe medewerkers in de begin periode niet maximaal productief. Vandaar dat bedrijven goede medewerkers graag binnenboord houden. Goede interne communicatie draagt bij aan het gevoel van waardering en erkenning. Dit is een aspect waar elke medewerker naar op zoek is in zijn baan volgens A. Maslow. De Theorie van A. Maslow is een ordening van de behoefte van de mens gerangschikt op een hiërarchische manier.

Interne communicatie verbeteren aan de hand van 10 tips

Hoe kun je als organisatie ervoor zorgen dat informatie bij de juiste interne doelgroepen terecht komt op een manier die hen ook aanspreekt? Hoe zorg je voor betrokken medewerkers? En welke interne communicatiemiddelen kunnen hier een rol spelen? Graag delen we 10 tips om de interne communicatie te verbeteren.

1. Vertel waarom je iets gaat doen

Transparante communicatie naar je medewerkers draagt bij aan de productiviteit van je medewerkers. Als je medewerkers op de hoogte zijn waarom bepaalde activiteiten uitgevoerd moeten worden zullen zij zich ook meer gaan inzetten om dit te realiseren. Een heldere visie motiveert de werknemers. Wanneer de werkgever duidelijk zijn identiteit en visie profileert zullen werknemers hem/haar meer gaan zien als een rolmodel. Interne communicatie zorgt ervoor dat werknemers de visie en missie kennen en deze ook uitdragen in het contact met de klant.

2. Weet waar verantwoordelijkheden liggen

Binnen een organisatie is het van belang om de verantwoordelijkheden duidelijk verdeeld te hebben. Dit ontzorgt de werkgever omdat deze bepaalde verantwoordelijkheden heeft gedelegeerd. Daarnaast draagt het bij aan de zelfstandigheid en het gevoel van waardering van de werknemers. Zij worden toevertrouwd met een werkzaamheden waar zij zorg voor dragen. Kies hiervoor de juiste mensen uit en stem de verantwoordelijkheden goed af. Met een juiste verdeling voorkom je ruis op de lijn, hetgeen bijdraagt aan goede interne communicatie.

3. Geef iemand de verantwoordelijkheid over het interne communicatie proces

Benoem binnen je organisatie duidelijk een persoon of een bepaalde afdeling die verantwoordelijk is voor het interne communicatie proces. Het beste kun je hier een enthousiast, gemotiveerd persoon voor aanwijzen die ook in staat is andere aan te sporen. Iemand die hier affiniteit mee heeft zou een community manager kunnen zijn.

4. Geef en vraag feedback

In organisaties waarbinnen een strakke hiërarchische structuur heerst verloopt de communicatie voornamelijk top-down. Het management moet echter niet de enige afdeling zijn die intern communiceert. Meestal zitten de medewerkers vol met creatieve ideeën en kennis van de specifieke processen binnen de organisatie. Het is zonde om deze kennis onbenut te laten. Naast het feit dat er vaak de nodige goede ideeën tussen zitten draagt het horen van hun feedback ook bij aan het gevoel van waardering vanuit de organisatie.

5. Maak interne communicatie onderdeel van je organisatiestrategie

Wanneer de basis facetten van jullie interne communicatie beleid verankerd liggen in de organisatie strategie worden medewerkers vanaf dag 1 gestuurd richting de communicatie normen van jullie organisatie. Deze interne communicatie etiketten zullen sneller worden opgepikt door nieuwe medewerkers en zullen voor de rest van hun dienstverband worden nagestreefd.

6. Vergeet niet je successen te vieren

Successen binnen de organisatie zijn een mooie kans om de waardering naar je medewerkers uit te spreken. Maak je medewerkers onderdeel van het succes van je organisatie.

Daarnaast creëer je, door hier een momentje van te maken, gevoel van betrokkenheid bij je werknemers. Door transparante interne communicatie zijn zij op de hoogte van de successen. Dit houdt medewerkers gemotiveerd om er samen met jou er het maximale uit te halen.

7. Voorkom een overschot aan informatie

Door de technologische ontwikkelingen van de afgelopen decennia is het een stuk gemakkelijker om een boodschap snel binnen een organisatie te verspreiden. Hier zitten natuurlijk veel voordelen aan, echter schuilt er ook een gevaar in. Door deze laagdrempeligheid voor het verspreiden van berichten is het belangrijk dat er in ogenschouw wordt genomen dat medewerkers niet worden overladen met informatie.

‘Het geheim van goede interne communicatie is de juiste boodschap op de goede manier via het juiste kanaal op het goede moment’.

Afbeeldingen, infografics, nieuwsartikelen, pols, video’s en nieuwsbrieven zijn allemaal goede manieren om informatie te delen. Ook kun je denken aan een intranet App. Overspoel je medewerkers echter niet met informatie, dit werkt averechts. Zoek de juiste balans en structuur, zo komt jouw boodschap het beste over.

8. Breng de juiste mensen met elkaar in contact

Organisaties bestaan vaak uit verschillende afdelingen en teams. De werkzaamheden zijn vaak verschillend van aard. Breng deze afdelingen met elkaar in contact. Op deze manier creëer je meer cohesie binnen je organisatie en voorkom je dat elke afdeling een apart eiland wordt. Een sparrings-of-brainstormsessie kan zomaar leiden tot nieuwe inzichten of ideeën.

9. Communicatie is Key

Het structureel blijven communiceren met de medewerkers is van essentieel belang voor goede interne communicatie. Op deze manier voorkom je miscommunicatie binnen de organisatie. Voer wekelijkse communicatie momenten. Zo blijven medewerkers op een transparante manier betrokken bij de organisatie. Daarnaast is het van belang dat de medewerkers zelf de kans krijgen om input te leveren binnen de organisatie. Geef ze de kans om over bepaalde zaken, die direct/indirect in verband staan met hun functie, mee te denken. Wie weet komen hier wel hele creatieve oplossingen uit voort.

10. Ga opzoek naar hulpmiddelen en tools om je interne communicatie te verbeteren

Een digitale werkplek, een sociaal intranet of een communicatie app zijn allemaal handvatten die je als organisatie kunt aanpakken om de interne communicatie te verbeteren. Deze interne communicatiemiddelen kunnen interne communicatie tot een smooth, gemakkelijk proces maken waarbij medewerkers in binnen- en buitendienst direct met elkaar in contact staan.

Mocht je als organisatie over willen gaan tot een  communicatie platform houdt dan altijd rekening met de functionaliteiten en gebruikersvriendelijkheid ervan. Medewerkers moeten wel instaat zijn de nieuwe interne communicatie tool te gaan gebruiken zonder eerst een vuistdikke handleiding te moeten doorlezen.

Begin met een analyse van wat je hebt en ga na op welke manier software kan bijdragen aan verbetering hiervan. Het digitaliseren van een aantal papier-intensieve processen kan bijdrage aan minder administratieve rompslomp. Maar ook processen als het aanvragen van verlof, het regelen van bedrijfskleding of aanvragen van een gesprek kunnen allemaal via een digitaal communicatie platform worden geregeld.

Interne Communicatie veranderingen: 5 praktische tips

Er staan ons veel ontwikkelingen op het gebied van interne communicatie te wachten. De generaties Y (35%) en X (35%) vertegenwoordigen samen 70% van de wereldwijde arbeidsmarkt. Ook de nieuwe generatie (generatie Z) heeft een arbeidsmarktaandeel van 24%. Mede door de ontwikkeling van deze nieuwe generatie is de manier van communiceren de afgelopen 10 jaar niet eerder zó snel veranderd. Deze omslag vraagt om een nieuwe manier van intern communiceren.

Hieronder volgt een 5-tal trends waarmee je de interne communicatie naar een hoger niveau tilt:

1. Mobiele suprematie

Gemiddeld brengt we 2 uur en 38 minuten per dag op onze  mobiele telefoon door. In 2019 brachten Nederlanders voor het eerst meer tijd door op het internet als achter de televisie. Sinds 2016 is het internet verkeer via mobiele telefoons & tablets zelfs al groter dan het verkeer via de desktop. Als je medewerkers of collega’s wil bereiken met intern nieuws, dan heeft dit het meeste succes als de berichten naar hun mobiele device worden verzonden. Om je bereik nog groter te maken kun je je device-loze medewerkers bijvoorbeeld betrekken door middel van narrowcastingschermen.

2. Direct informeren

Dagelijks krijgen onze hersenen en veel informatie te verwerken. Uit onderzoek is gebleken dat mensen maar maximaal 4 taken tegelijk kunnen onthouden. Alles tegelijk onthouden is dus geen optie. Daarnaast kunnen we het ons ook niet veroorloven om op dagelijkse basis bezig te zijn met een zoektocht naar dat ene bericht of document wat we nodig hebben. Het wordt daarom steeds belangrijker om medewerkers op een efficiënte manier naar de juiste informatie te leiden. Om dit te bereiken is laagdrempelige toegang nodig tot een platform waarbij je al de medewerkers. Zo kun je je medewerkers direct informeren. Zorg dat de informatie hen vindt zodat zij niet onnodig hoeven te zoeken.

3. Weg met de informatie-overload

Direct informeren betekent niet dat je een constante stroom aan informatie naar je medewerkers moet sturen. Tijdens een werkdag leidt een continue stroom aan informatie af van het werk en daalt hierdoor de productiviteit. Met onderstaande tips kun je voorkomen dat je werknemers aan ‘infobesitas’ gaan lijden:

• Dring ‘corporate spam’ terug.
• Stuur relevante informatie naar gesegmenteerde medewerkersgroepen.
• Gepubliceerde informatie moet uit kleine stukken bestaan: Bite size is the right size.
• Interactief, vermakelijk en visueel

Door de stijging van millennials en generatie Z op de werkvloer verandert de wereld van de interne communicatie. Zij zijn online zeer actief en zitten niet te wachten op langdradige nieuwsbrieven of saaie artikelen. Deze nieuwe generatie is op zoek naar een uitdagend sociaal medium. Het is niet  voor niets dat 93% van deze generatie actief is op tenminste één social media platform. Wat maakt het nu dat deze generatie zich zo aangetrokken voelt tot deze kanalen? Ze zijn interactief en visueel ingesteld. Wil je dus dat jouw nieuws echt binnenkomt bij deze generatie gebruik dan storytelling, infografics, video’s en omarm gamification.

5. Big Data

Meten is weten! Er wordt op allerlei manieren data verzameld. Zoveel data dat je vaak door de bomen het bos niet meer ziet. Big data is alleen nuttig wanneer je het daadwerkelijk kunt omzetten in zinvolle resultaten.  Anders voed je slechts de informatie-overload onder je medewerkers. Dit werkt averechts en draagt op zijn beurt weer bij aan verminderde productiviteit onder je medewerkers. Wanneer een organisatie big data echter weet om te zetten in nuttige insights en deze informatie laagdrempelig en efficiënt wordt gedeeld met de medewerkers, kan dit leiden tot een hogere kwaliteit van het werk, verbetering van de productiviteit en een afname van het ongewenst personeelsverloop.

Conclusie

Elk jaar is het weer een opgave om up-to-date te blijven op het gebied van interne communicatie. Met de nieuwe generaties in aantocht is het tijd om interne communicatie op een innovatieve manier te zenden.  Zorg dat relevante informatie terecht komt bij de juiste mensen. Wanneer deze informatie op een innovatieve manier binnenkomt bij de ontvanger zal de medewerkersbetrokkenheid toenemen. COMTOO is een interne communicatie app die kan helpen bij het verbeteren van uw interne communicatie, lees hieronder meer over de toepasbaarheid binnen uw organisatie.

Interne communicatie in crisis tijd

Voor bedrijven is het nogal een uitdaging, hoe blijf je als organisatie, afdeling of team met elkaar in contact en verbonden?

Goede doeltreffende interne communicatie is belangrijk voor een organisatie.  Om ook in tijden van crisis effectief met elkaar te kunnen blijven communiceren volgen hieronder een viertal tips:

1. Wees zuinig op elkaar

Crisissituaties vragen veel van organisaties en haar werknemers. Een groepscall met meer als 3 personen is hard werken. Daar komt bij dat de scheidingslijn tussen werk en privé flinterdun is wanneer er thuis achter de keukentafel achter de laptop gewerkt wordt. In deze periode ben je niet alleen werknemer maar ook schoonmaker, oppasser, boodschappenbezorger etc.

2. Laat resultaten en mijlpalen zien

Binnen de organisatie zijn we allemaal een schakel in de langere ketting. Wanneer we collectief thuiswerken wordt voor vele van ons het zicht op de gehele ketting ontnomen. Vooral voor managers en leidinggevende geldt, blijf bijzondere behaalde prestaties benoemen en focus ook in deze tijden op de positieve zaken.`

3. Houdt vast aan gebruikelijk patronen en gebruiken

Op de werkvloer zijn altijd een aantal vaste patronen. Dit kunnen protocollen zijn maar ook het moment waarop er regelmatig met zijn alle geluncht wordt. Juist nu is het voor organisaties belangrijk om aan deze gebruiken (indien mogelijk) vast te houden. Door het thuis werken verandert er al zoveel dat alle houvast aan vaste patronen belangrijk is voor de continuïteit van het succesvol uitvoeren van de werkzaamheden.

4. Communiceer bij voorkeur op vaste momenten

Het bieden van vastigheid aan werknemers is één van de zaken die kan helpen bij het verbeteren van de interne communicatie. In de praktijk kan dit vorm krijgen door op vaste momenten van de dag/week te communiceren over bepaalde updates binnen de organisatie.

Daarbij is ook het communiceren wanneer er weinig of geen nieuws te melden is belangrijk.

Conclusie

De sleutel tot succes is om voldoende aandacht te blijven besteden aan de interne communicatie. Zorg dat de medewerkers eerst de informatie krijgen voordat het wordt gedeeld met de buitenwereld. Hanteer een vaste structuur voor een geordende arbeidsomgeving.

Hoe COMTOO kan bijdragen aan het verbeteren van interne communicatie?

De COMTOO applicatie is een interne communicatie tool die bedrijfscommunicatie digitaliseert. Door de belangrijkste bedrijfsprocessen digitaal toegankelijk te maken voor de medewerkers vergemakkelijk je deze activiteiten zowel voor werknemer als voor werkgever. Medewerkers kunnen nu op alle locaties via de online omgeving in contact komen met het management, waardoor de input vanuit de werknemer meer impact heeft.

Andersom heeft het management nu ook de handvatten om de haar medewerkers direct te bereiken. Dit is mogelijk in de vorm van groepen of 1-op-1 doormiddel van een chatbericht. De interne communicatie van jou organisatie zou hiermee dus in een stroomversnelling kunnen komen wat de effectiviteit ervan ten goede komt.

Met de interne communicatie app COMTOO voorkom je ruis op de lijn of bedrijfsmisverstanden over bijvoorbeeld de aanvraag van verlof of de ondertekening van bedrijfsdocumenten. De interne communicatie wordt naar een hoger niveau getild en wordt weergeven in een fancy digitale omgeving die vormbaar is naar de wensen van u organisatie.

Het onboarding proces van nieuwe medewerkers krijgt een boost met de Intranet App COMTOO doordat nieuwe medewerkers via de verschillende modules direct toegang hebben tot de belangrijkste organisatieprocessen. De betrokkenheid tussen collega’s wordt ook gestimuleerd door inzicht in het smoelenboek en de mogelijkheid tot het sturen van een privébericht. Daarnaast biedt de voor een ieder beschikbare tijdlijn de mogelijkheid voor medewerkers en management om berichten/meldingen inzichtelijk te maken voor de gehele organisatie. Hiermee hoeven medewerkers nooit meer iets te missen op het gebied van interne communicatie.