Archives Nieuws en blogs

1. Spreek de taal van de directie

Vertaal interne communicatiedoelen naar de taal van de directie. Hoe draagt effectieve interne communicatie bij aan zakelijke doelen en resultaten? Maak het tastbaar en meetbaar.

2. Begrijp de Bedrijfsbehoefte en biedt met concrete oplossingen:

Een grondig begrip van de huidige interne communicatie-uitdagingen vormt de basis van je aanpak. Identificeer de behoeften van het bedrijf en hoe deze kunnen worden aangepakt. Komt niet alleen met de problemen maar presenteer concrete oplossingen. Laat zien hoe gerichte investeringen in interne communicatie de vastgestelde pijnpunten kunnen verlichten. Koppel de voorgestelde interne communicatieverbeteringen en de medewerkers-app aan meetbare succesfactoren. Hoe draagt het bij aan bedrijfsdoelen? Creëer een sterke businesscase. Gebruik statistieken en meetbare gegevens om de impact van suboptimale interne communicatie te onderstrepen.

3. Demonstraties en Workshops als eyeopener:

Laat de directie de kracht van de medewerkers-app ervaren door interactieve demonstraties en workshops. Laat zien hoe het hun dagelijkse werkzaamheden kan vereenvoudigen en verbeteren.

4. Win de Steun van Sleutelstakeholders:

Identificeer en win de steun van sleutelstakeholders binnen de organisatie. Managers en teamleiders kunnen krachtige bondgenoten zijn bij het overtuigen van de directie.

5. Pilots voor Praktisch Bewijs medewerkers-app:

Voer kleine pilots uit om de praktische voordelen van de medewerkers-app te bewijzen. Laat de directie zien hoe het in de praktijk werkt en verzamel directe feedback.

6. Meetbare KPI’s voor Directie-Overzicht:

Stel meetbare KPI’s op die duidelijk het succes van de interne communicatieverbeteringen aantonen. Deze cijfers zullen de directie een helder overzicht geven van de impact.

7. Een Effectieve Communicatiestrategie:

Ontwikkel een doordachte communicatiestrategie om de voordelen van interne communicatieverbeteringen en medewerkers-apps te benadrukken. Gebruik diverse kanalen en herhaal de boodschap op overtuigende wijze.

8. Wijs op verbeteringen elders:

Breng succesverhalen van organisaties in soortgelijke situaties onder de aandacht. Laat zien hoe prioritering van interne communicatie heeft geleid tot verbeterde bedrijfsresultaten.

9. Toon het verband met de bedrijfscultuur en laat het menselijk aspect zien:

Overtuig de directie dat sterke interne communicatie de bedrijfscultuur verstrekt. Een positieve cultuur draagt bij aan de betrokkenheid, binden, boeien en het welzijn van medewerkers. Betrokken medewerkers dragen weer bij aan betere bedrijfsprestaties.

10. Herinner aan de risico’s van uitstel medewerkers-app

Benadruk de risco’s van het uitstellen van interne communicatie verbeteringen. Van verminderde productiviteit tot een afname in medewerkersbetrokkenheid- maak duidelijk wat er op het spel staat!

Met deze 10 tips ben je goed op weg om de aandacht te trekken en de directie te overtuigen van de waarde van interne communicatieverbeteringen en een medewerkers-app. Het is een reis van innovatie en acceptatie die, met de juiste aanpak, jouw organisatie naar nieuwe hoogten zal tillen. Jouw rol als communicatie specialist is van onschatbare waarde en jouw overtuigingskracht zal een verschil maken in de organisatie. Ga ervoor en breng interne communicatie naar het hart van het bedrijf.

Samenwerken voor succes: Het COMTOO team van experts staat klaar om advies te geven en om samen te kijken hoe jullie doelen kunnen bereiken. Laten we een gratis advies gesprek plannen om dieper in te gaan op hoe we specifiek kunnen bijdragen aan het verbeteren van interne communicatie, werkgemak, efficiëntie en betrokkenheid binnen jullie organisatie door de inzet van een medewerkers app. We geloven in samenwerking en luisteren naar jullie specifieke behoeften. Samenwerken als team is de sleutel tot succes.

Vraag vandaag nog een gratis demo en advies gesprek aan.

Hoe SLIM-Subsidie inzetten voor uw communicatie App?

Vanuit de overheid is een SLIM subsidie aan te vragen door jou als MKB ondernemer. Deze subsidie heeft het doel leren & ontwikkelen vanzelfsprekend maken voor de medewerkers. Natuurlijk is dit van groot belang, echter de vraag is HOE ga je deze subsidie SLIM inzetten? Als ondernemer wil je aandacht voor je medewerkers en hun ontwikkeling. Deze ontwikkeling gaat over verschillende onderdelen. Het kan over digitaliseren door middel van on-line trainingen èn hiermee de vernieuwing in de organisatie door bijvoorbeeld het compleet digitaliseren van de totale interne communicatie via een communicatie App.

Met Comtoo verspreid je eenvoudig videos over de verschillende type functies binnen jouw bedrijf

Doel voor inzetten SLIM subsidie: Leren & ontwikkelen

Door het 24/7 aanbieden van een on-line portaal waarop diverse leerzame video’s en/of andere type documenten te vinden zijn kun je meer aandacht geven aan je medewerkers. Publiceer via een interne communicatie App door jouzelf opgenomen trainingsfilmpjes en stel deze gericht beschikbaar aan de bepaalde functiegroepen in jouw bedrijf. Ook kan dit eventueel per vestiging of zelfs per medewerker worden gedaan wat de aandacht nog gerichter maakt en concreet subsidie voor wordt aangewend.

Deze type van interne communicatie is van grootte toegevoegde waarde binnen je bedrijf . Het is laagdrempelig voor de medewerker om hierin gemotiveerd te raken & bij te blijven! Enkel die medewerkers behorend tot de functiegroep kunnen gericht worden uitgenodigd, maar ook de ontwikkeling van deze medewerker kan hiermee eenvoudig worden gestimuleerd. Ook dit is een belangrijke voorwaarde voor het inzetten van de SLIM subsidie binnen jouw bedrijf.

Hoe ‘ toets’ je dan de ontwikkeling van jouw medewerkers?

Voor de SLIM subsidie is het van belang dat er aandacht is voor het ontwikkelen & leren. Als ondernemer wil je hier natuurlijk helemaal voor gaan! Echter is een doel dit ook te ‘ toetsen’. Kortom leren & ontwikkelen mijn medewerkers nu ook naar aanleiding van de opgenomen video of aangemaakte documenten. Om dit goed te kunnen doen is het nog beter als je zelf vragen kunt benoemen welke beantwoord moeten worden en het resultaat te meten. Dit niet alleen vanuit de trainingsresultaten, maar ook het vinden van een zo’n compleet mogelijke aansluiten bij het ontwikkel-niveau/Leercurve van de medewerkers. Makkelijk, laagdrempelig door middel van digitale communicatie, dus een medewerkers app zou hier heel goed geschikt voor kunnen zijn. (denk aan de cursusmodule binnen onze interne communicatie app COMTOO)

Loopbaan & ontwikkel adviezen SLIM doen

Niet alleen is het leren & ontwikkelen dan aan de orde, maar ook eventueel informatie filmpjes over ander type functies kunnen op een dergelijk platform worden gecommuniceerd. Zo kun je veel informatie verstrekken over de verschillende type functies binnen jouw bedrijf via bijvoorbeeld een medewerkers App. Veel informatie is te vinden, maar ook kan men zich eenvoudig aanmelden voor een intern trainingstraject om na te gaan of deze nieuwe functie of uitbreiding van het takenpakket aansluit bij de ambities van deze medewerker. Stel zelf door het digitaliseren van communicatie vragen sets op welke je laat beantwoorden door je medewerker om zo de aandacht te geven voor zijn/haar ontwikkeling binnen het bedrijf.

Hulp nodig? Wij staan klaar!

SLIM subsidie kan worden aangevraagd via de overheid. Meer informatie hierover is dan ook te vinden op de site van de overheid alsmede het kunnen downloaden van de menukaart voor de subsidiabele activiteiten van de SLIM subsidie. Inmiddels hebben wij al meerdere partijen gesproken welke onze interne Communicatie App COMTOO met deze SLIM subsidie gaan inzetten. Met name gericht op onze Cursus module welke volledig in eigen beheer kan worden gevoed met trainingsfilmpjes en er een ‘ examen’ achtige score kan worden opgesteld zodat je medewerkers makkelijk & eenvoudig kunnen leren en ontwikkelen!

Een goede lancering is hierbij de belangrijkste succesindicator.

Eerst Draagvlak

Voorafgaand aan de lancering is het belangrijk dat de keuze voor het desbetreffende interne communicatie platform breed wordt gedragen binnen de organisatie. Iemand zal de verantwoordelijkheid krijgen over het beheer en het grootste gedeelte van de collega’s zal op op dagelijkse basis mee moeten werken. Wel fijn als ze daar naar uitkijken!

Piekfijne Techniek

Voordat er met het nieuwe interne communicatie platform gewerkt kan worden is het essentieel dat hier alle benodigde data in aanwezig is. Wie behoort tot welke functiegroep, wie is onderdeel van welke vestiging en welke informatie is voor wie relevant? COMTOO ondersteunt je organisatie om deze informatie-structuur gebruiksklaar te maken en zo de basis de leggen voor je interne communicatie platform.

Wat wij hiervoor nodig hebben? Enkel een Excel met alle benodigde gegevens. Wij zorgen ervoor dat deze informatie wordt overgezet in je COMTOO.

Innovatie Curve van Everett Rogers

Interessante Uitrol

Wanneer alle technische facetten in orde zijn is het tijd om de het communicatie platform intern uit te rollen. Je medewerkers dienen hiervan op de hoogte te worden gebracht. (En gemotiveerd om hier gebruik van te maken, hoe pak je dit aan?)

• Zorg dat het leeft binnen je organisatie. Kondig de uitrol van het nieuwe interne communicatie platform aan via narrowcasting, een nieuwsbrief of posters.
• Tijdens de uitrol van de COMTOO app zorgen wij ervoor dat alle gebruikers per mail een activatie link binnekrijgen. Een enkele klik hierop is voldoende op de app vanuit de appstore te downloaden.
• Zorg ervoor dat je medewerkers niet op het nieuwe interne communicatie platform heen kunnen. Zo kunnen zij hier o.a. terecht voor het aanvragen van verlof, bedrijfsnieuws en het registreren van uren.

Een belangrijke kanttekening hierbij blijft echter wel dat er in elke organisatie mensen zitten die wat minder adoptief zijn als het aankomt op innovaties. De groeicurve bijbehorend aan de Innovatietheorie van Everett Rogers geeft aan dat de adoptie van een innovatieve communicatietool als COMTOO altijd in geleidelijke stappen verloopt. Om ervoor te zorgen dat je iedereen meekrijgt is het noodzakelijk om ook gaandeweg aandacht te blijven besteden aan het onderwerp.

Klaar? Af!

Wij zijn helemaal ready! Jouw organisatie ook? Vraag dan hier onze gratis online demo aan en ontdek wat COMTOO kan betekenen voor jullie interne communicatie

De voor en nadelen van werken op afstand

Met thuis werken creëren je heel letterlijk afstand tussen jezelf en het management van de organisatie, dit zal voor een hoop mensen aantrekkelijk klinken. All jokes a side, heeft thuis werken nog een flink aantal andere voordelen:

• Je bent niet meer locatie afhankelijk. Of jij nou het meest productief bent in een koffietentje, de badkamer of gewoon op de bank, de keuze is aan jou. Je kan werkelijk overal je laptopje uitklappen en aan het werk gaan, zolang er maar internet is.
• Reistijdverkorting. De tijd die je onderweg bent naar je werk is vaak verloren tijd. Je kunt hierin niet maximaal productief zijn en je zou deze tijd liever besteden aan hobby’s of met de mensen om je heen. Je zou kunnen stellen dat de tijd die je over hebt door niet of nauwelijks te reizen ‘bonustijd’ is. Deze tijd kun je ineens besteden aan dingen die echt belangrijk voor je zijn.
• Flexibele werktijden. Waar je op kantoor verplicht bent om vaststaande tijden aanwezig te zijn heb je met werken op afstand meer vrijheid om je eigen dag in te richten. Mocht jij nou net geen ochtend mens zijn kun je prima wat extra uurtjes in de avond maken!

Ondanks al deze heerlijke voordelen (de lijst had nog veel langer gekund) zitten er toch ook enkele nadelen aan het werken op afstand:

• Er is veel afleiding. Thuis op de bank of achter het bureau loeren altijd de dagelijkse afleidingen. Even de was opruimen, een klusje in de tuin doen of een hoofdstuk uit een pakkend boek lezen.
• Je bent vaker alleen. Thuis op afstand werken is niet per definitie altijd een van de meest gezellige omgevingen. Je spreekt je collega’s wel via bijvoorbeeld een Zoom of Teams meeting, maar het persoonlijk contact ontbreekt.
• Je ervaart waarschijnlijk de nodige communicatieproblemen. Zoals in vorige puntje ook al even aangehaald vormt vergaderen/overleggen een nieuwe uitdaging. Personeel briefen, afspraken plannen, (online) evenementen organiseren en opleidingen geven moet allemaal (deels) opnieuw via de digitale weg worden uitgevonden.

Wat de digitale werkplek van COMTOO kan betekenen voor het werken op afstand

Wanneer je als organisatie opzoek bent naar een oplossing voor communicatieproblemen die ontstaan door het werken op afstand is het interessant om te kijken naar de mogelijkheden voor een digitale werkplek. Met zo’n digitale werkplek hebben collega’s de mogelijkheden om laagdrempelig onderling te communiceren. Maar ook het management heeft de mogelijkheid om zeer doelgerichte top-down te communiceren door het delen van bedrijfsnieuws, het delen van documenten (loonstroken, handleidingen of voorschriften). Daarbij biedt een digitale werkplek een organisatie de mogelijkheid voor het werken in teams, delen van kennis en het vieren van successen.

De digitale werkplek van COMTOO (bereikbaar via app & webapp) is een digitaal platform waar collega’s en management kunnen samen komen om te werken in team, het delen van kennis en het vieren van successen. Meer weten over COMTOO bekijk dan hier onze interne communicatie app.

Van oud naar nieuw

Huidige intranetten lopen vaak achter bij de ‘sociale’ digitale communicatie kanalen die tegenwoordig in overvloed op het internet worden aangeboden. Voornamelijk generatie Y die is opgegroeid met computers en mobiele telefoons storen zich aan deze verouderde ICT-structuur. Mede hierdoor zul je als bedrijf genoodzaakt zijn (wil je de jongere generaties betrokken houden) om een statisch verouderd intranet aan te passen aan te huidige ontwikkelingen. Om generatie Y efficiënt en effectief te laten floreren op de werkvloer dient er een moderniseringsslag gemaakt te worden op ouderwetse intranet software.

Met deze kennis is het achterhoofd is het dan ook niet vreemd dat het omvormen van het huidige onoverzichtelijke/saaie intranet hoog op de to-do lijstjes staat van veel organisaties. Tijdens een onderzoek onder bedrijven die gebruik maken van intranet heeft ruim de helft aangegeven een transitie te willen maken van een ‘oud’ intranet naar een social intranet.

Implementatie vernieuwde intranet software

De omvorming van het huidige intranet naar een vernieuwd social intranet klinkt voor veel organisaties als een hele uitdaging. Dit hoeft echter niet, binnen de markt van de social intranet aanbieders worden er tientallen ‘kant en klare’ intranet platformen aangeboden.

De eerste stap in het proces is natuurlijk een passend match vinden bij jullie organisatie. Voor organisaties die momenteel bezig zijn met de zoektocht naar een passende partner volgen hieronder een aantal tips:

Onderzoek waar binnen je organisatie de kansen liggen om waarde toe te voegen.

Intranet software is vaak opgebouwd uit verschillende modules. Het is voor jou (als bijvoorbeeld ICT manager) belangrijk om te weten waar binnen je organisatie het social intranet waarde kan toevoegen. Dit kan zijn op het gebied van kennismanagement, onboarding, personeelsplanning of administratief. Zodra je deze behoeftes vanuit je organisatie in kaart hebt gebracht kan je opzoek gaan naar een passende leverancier.

Zoek contact met referenties

Naast het feit dat intranet software moet passen binnen de behoeftes van je organisatie is het ook van belang om wat research te doen naar de betrouwbaarheid van de aanbieder. Hoe staat het met klanttevredenheid van de klanten van deze aanbieder? Een aanbieder met veel klanten is leuk, maar tevredenheid van deze klanten is zeker net zo belangrijk. Wanneer je zekerheid wilt op het gebied van service is het aan te raden om een service level agreement (SLA) op te stellen.

Het belang van gemotiveerde medewerkers

Een goed werkklimaat draagt bij aan de prestaties van je medewerkers op de werkvloer. Betrokken en gemotiveerde medewerkers leveren immers de beste prestaties. Om dit op de werkvloer te beoordelen kan er gekeken worden naar een aantal factoren:

• Komen medewerkers graag naar hun werk?
• Hoe gaan medewerkers met elkaar om, is dit vriendelijke en respectvol?
• Zitten medewerkers goed in hun vel?

Wanneer je op al deze vragen een positief antwoord kunt geven kun je stellen dat de basis van een goed werkklimaat er ligt. Echter is er een groter plaatje als gekeken wordt naar medewerkers motivatie, namelijk de Employee experience. Dit is een term die in de HR steeds vaker gebruikt wordt. Een beknopte definitie van het woord luid als volgende:

De employee experience is een overkoepelend begrip voor alle percepties die medewerkers hebben  van hun interacties met de organisatie waarin zij werken

Des te beter de ervaring met de organisatie, hoe gemotiveerder werknemers zijn om het onderste uit de kan te halen. De beste prestaties komen voor uit intrinsieke motivatie. Als leidinggevende is het de taak om deze motivatie aan te wakkeren door hen op een juiste manier te stimuleren. Geef medewerkers op de werkvloer ruimte voor een lach en een traan, maar zorg ook dat alle neuzen dezelfde kant op staan en streef een gezamenlijk doel na.

5 tips voor het motiveren van je medewerkers

De vijf onderstaande tips die verderop behandeld gaan worden vinden hun oorsprong in de zelfdeterminatietheorie van Ryan en Deci. Deze theorie over menselijke motivatie stelt dat iedere medewerkers behoefte heeft aan drie natuurlijke behoeftes:

• Verbondenheid: het gevoel waardevolle en gewaarde relaties te hebben met andere collega’s.
• Autonomie: het gevoel vertrouwen te krijgen van de leidinggevende om zelf keuzes te kunnen maken en zelfstandig te handelen.
• Competentie: het gevoel over de juiste kwaliteiten te beschikken om goed te functioneren.

Met bovenstaande medewerkers behoefte in het achterhoofd hebben wij 5 tips bedacht waarmee elke leidinggevende direct aan de slag kan op de werkvloer.

1. Geef medewerkers verantwoordelijkheid en spreek hen hierop aan.
2. Geef je medewerkers waardering voor het geleverde werk.
3. Zorg voor positieve feedback om het gevoel van competentie onder je medewerkers te stimuleren.
4. Stel het resultaat voorop maar geef je medewerkers zelf de vrijheid over hoe ze dit willen aanvliegen.
5. Creëer een sfeer waarbij medewerkers samen willen werken en leren.

Communicatie

Om bovenstaande tips in de praktijk te brengen is communicatie het toverwoord. In een grote organisaties blijft dit soms lastig. Je geeft als leidinggevende het liefst iedereen persoonlijke aandacht, echter is dit naarmate de medewerkers aantallen toenemen bijna onmogelijk. Voor organisaties met meerdere filialen of veel non-desk medewerkers kan een digitale communicatie via een sociaal intranet uitkomst bieden.

Juiste in dit soort organisaties is COMTOO bij uitstek een geschikte tool. Top-down kunnen leidinggevende zo’n interne communicatie app gebruiken om werknemers in het zonnetje te zetten, verantwoording of complimenten te geven. Heeft een geheel team gezamenlijk hard gewerkt om een doel te behalen dan kan de openbare tijdlijn van COMTOO gebruikt worden om dit te delen. Wanneer een individuele medewerker behoefte aan specifieke feedback, stuur hem intern een privé bericht. Dit is efficiënt, snel en concreet. Binnen COMTOO kunnen er ook evenementen worden aangemaakt om de teambuilding te stimuleren. Met de evenementen module van COMTOO verschijnt een evenement voor al haar gebruikers in de kalender. Dit kan een teambuilding activiteit zijn of gewoon een gezellige borrel, zo hebben je medewerkers iets om naar uit te kijken.

Wat is een social enterprise network?

Eigenlijk is een social enterprise network een modern woord voor ouderwets intranet. Het intranet was langere tijd de traditionele manier om intern te communiceren. Nadeel van een intranet is dat dit vaak een ouderwetse ICT structuur bevat waarmee de nieuwe generatie, generatie Y zich niet meer kan identificeren. Deze generatie die is opgegroeid met moderne computertechnologie ziet dit als saai of ‘plat’ platform. Aangezien deze generatie binnenkort het grootste deel van de beroepsbevolking vervult zijn organisaties opzoek naar een platform wat daadkracht en draagvlak heeft onder de jonge professionals.

De opmars van digitale communicatie

E-mails zijn de eerste stap geweest naar digitale communicatie. In 1995 werd dit voor het eerst onder groter publiek gebruikt, terwijl de eerste e-mail al in 1971 door Ray Tomlinson werd verzonden. Net voor de publieke adoptie van de e-mail is ook een ander digitaal communicatiemiddel ontstaan, namelijk de SMS. Deze vormden samen met de e-mail jaren lang ons digitale communicatie scala, totdat andere platforms hun opmars maakten. In 2009 werd Whatsapp (lees ook onze blog over het gebruik van Whatsapp op de werklvoer). uitgebracht oorspronkelijk alleen voor de IPhone. Deze communicatie app voor de mobiele telefoon veroverde snel marktaandeel als het gaat om persoonlijke berichten en verdreef SMS als de meest gebruikte digitale communicatie tool. Verrassend genoeg was in 2003 LinkedIn het eerst echte social media platform wat publiekelijk in gebruik werd genomen. Facebook, Twitter en Instagram volgden niet veel later. Digitale communicatie is de laatste 2 decennia razendsnel veranderd, met de snel ontwikkelende techniek en massale adoptie van de social media platforms is er geen reden om aan te nemen dat deze trend de komende decennia niet zal doorzetten.

Hoe de corona crisis digitale communicatie in een stroomversnelling heeft gebracht.

De urgentie van digitale communicatie is het afgelopen halfjaar zichtbaar geworden tijdens de Corona-crisis. Met de bijna wereldwijde lockdown was het haast onmogelijk om persoonlijk face-to-face contact te hebben met familie en vrienden. Digitale communicatie was ineens een ‘must’ geworden. Initiatieven om digitale informatie toch persoonlijk te communiceren schoten dan ook als paddenstoelen de grond uit. Bekende vergaderplatforms als Zoom en Teams zijn na de Corona-crisis niet meer weg te denken uit de samenleving. Online meetings waren plots het ‘nieuwe normaal’ in het bedrijfsleven. Het bedrijfsintranet was voor deze tijd meer een aanvulling. Het is nu steeds meer dé dagelijkse digitale werkplek geworden. Digitaal is steeds meer de norm geworden. En een gevolg van de  corona crisis is de standaardisatie van zakelijk digitaal communiceren. Dit is een stap in de digitale communicatie evolutie.

Voordelen van digitaal communiceren in het bedrijfsleven

In de vorige paragraaf hebben wel al even ingezoomd op de ontwikkelingen die er op het gebied van digitale communicatie in het bedrijfsleven hebben plaatsgevonden de afgelopen jaren. Het is ook niet vreemd dat deze ontwikkelingen in een stroomversnelling zitten gelet op de voordelen die het met zich meebrengt:

• Betrek de jongere doelgroep

De jongere beroepsbevolking is opgegroeid met diverse online communicatie kanalen. Papieren communicatie is dan ook niet echt meer besteed aan deze doelgroep. Wil je hen als werkgever bereiken en betrekken bij je organisatie, dan zijn digitale communicatie kanalen het uitgelezen middel.

• Communiceer efficiënt en snel

Het sturen van een online bericht gaat pijlsnel. Binnen enkele seconden ontvangt de ontvanger het bericht in zijn of haar inbox. Bijkomend voordeel ten opzichte van directe persoonlijke communicatie is dat de ontvanger zelf de keuze kan maken wanneer hij tijd heeft om hierop in te gaan.

• Bereik een grote doelgroep

Een ander voordeel van digitale communicatie is dat het mogelijk is om ‘met een druk op de knop’ een grote groepen aan mensen te bereiken.

Wat COMTOO kan betekenen in de ondersteuning van de digitale communicatie in jouw organisatie.

COMTOO is al jaren bezig met het verbinden van collega’s binnen organisaties. De interne communicatie app van COMTOO is een volgende stap in de digitalisering van HR communicatie. Doordat alle collega’s verbonden zijn in een digitale werkplek neemt de medewerkersbetrokkenheid onder de medewerkers toe. Door middel van mobiele push-notificaties zijn zij altijd bereikbaar voor noodzakelijk berichten vanuit het management. Tijdens de Corona-crisis is hier veelvuldig gebruik van gemaakt om de constant veranderende maatregelen (en vooral de gevolgen hiervan voor het personeel) intern te delen.

Daarbij is COMTOO echt een tool die als voornaamste functie heeft om alle interne communicatie te digitaliseren. Denk hierbij aan processen als:

• Het aanvragen van verlof
• Urenregistratie
• Het organiseren van bedrijfsevenementen
• Interne delen van documenten (kennismanagement)
• Onboarding

In zijn totaliteit omvat COMTOO ruim 50 modules (standaard en optionele modules) die naar eigen wens te gebruiken zijn. Benieuwd welke modules dit zijn bekijk dan hier de mogelijkheden van ons sociaal intranet.

Wat is HR communicatie?

Human Rescources is een breed begrip in het bedrijfsleven. Alles wat met personeelszaken te maken heeft wordt onder deze noemer ondergebracht. Human Rescources kan ook weer opgesplitst worden in verschillende takken waaronder Recruitment, Personeel & opleiding, Human Resource management en personeelscommunicatie vallen. In dit blog artikel zoomen we verder in op personeelscommunicatie of HR communicatie. Waarom is dit steeds belangrijker voor organisaties en hoe kun je binnen jouw organisatie draagvlak creëren om hier een digitaliseringsslag in te maken? Tenslotte volgen er nog verschillende tips hoe jouw organisatie efficiënt kan communiceren met haar personeel.

Het belang van goede interne communicatie

Klanten zijn belangrijk voor bedrijven, maar je eigen personeel is minstens net zo belangrijk. Het motiveren en stimuleren van je personeel op de juiste manier is daarom voor HR-professionals een terugkerende uitdaging. Als er naar de laatste jaren wordt gekeken valt een duidelijk veranderde trend te zien op het gebied van HR communicatie. Vroeger werd er voornamelijk eenzijdig informatie gezonden vanuit management naar medewerkers (top-down communicatie). Hedendaags is het veel gangbaarder om input uit de verschillende lagen van de organisatie in te winnen. Medewerkers input wordt laagdrempelig vergaard bijvoorbeeld doormiddel van enquêtes of focusgroepen.

Een andere belangrijke transitie die afgelopen jaren heeft plaatsgevonden op het gebied van HR-communicatie is de overgang van tekstueel naar visuele informatie overdracht. Infografics, video’s en E-learning worden steeds vaker ingezet voor o.a. het bijscholen van personeel of tijdens het onboarding programma. Met behulp van visuals is het gebleken dat informatie veel efficiënter kan worden overgebracht. Zo zou 1 minuut aan video gelijk staan aan 1.000.000 woorden.

Tips voor effectieve interne HR communicatie

1 Interne communicatie en Meetings

Binnen een organisatie is het van belang dat alle neuzen dezelfde kant op blijven te staan. Interne communicatie is hiervoor cruciaal. Het managen van de digitale communicatie behoort tot de taken van het HR-team. Dit is een uitdagende taak en vraagt om goede communicatieve vaardigheden van de HR professionals. Zij dienen immers ook het slechte nieuws intern te communiceren. Zaken als het afschaffen van bonussen of zelfs het schrappen van banen moet op de juiste manier worden overgebracht op het personeel om interne consternatie te voorkomen.

2 Inwerken van nieuwe personeel

Een eerste indruk maak je maar een keer. Daarom is het belangrijk om op je best voor de dag te komen bij het eerste contact. Dit contact is namelijk bepalend voor de ontwikkeling van de persoonlijke of zakelijk relatie. Het onboarding proces is dan ook bij uitstek geschikt om een onuitwisbare indruk te maken op je rekruits. Wil je je werknemers zo opleiden dat ze in de toekomst de visie van je bedrijf ‘ademen’ zowel extern (naar klanten) als intern. Dan is investeren in een effectief onboarding programma een vereiste.

3 Stimulering van groei van het eigen personeel

Nadat je nieuwe medewerkers goed zijn geland binnen jouw organisatie is het van belang om aan gaande weg bezig te blijven met de ontwikkeling van ieders unieke kwaliteiten. In de eerste plaats is het daarom van belang dat het HR-team ervoor zorgt dat medewerkers beschikken over de juiste kennis om hun werk goed te kunnen uitvoeren. Dit wordt vanuit HR vaak gefaciliteerd door het aanbieden van verschillende bedrijfs-en ontwikkelingstrainingen. Hedendaags worden deze vaak op een speelse manier met gamification facetten gegeven.

Een tip uit het werkveld voor fysieke trainingen is dan ook om in te haken op het dagelijks leven van het publiek. Maak gebruik van positieve energie, humor en een interactieve presentatiestijl om de aandacht van het publiek vast te houden.

HR communicatie via de COMTOO App

Naar mate communicatie steeds verder gedigitaliseerd wordt, kan ook de HR communicatie hier eigenlijk niet op achterblijven. Een eigen medewerkers app is zo’n oplossing die momenteel snel groeiende is binnen het bedrijfsleven. Double Guns is de aanbieder van een interne communicatie app genaamd COMTOO die momenteel snel groeiend is als middel om HR communicatie te digitaliseren.

Het digitaliseren van je HR communicatie is niet alleen aan te raden om de efficiency. Ook de mogelijkheden die het te bieden heeft voor de vernieuwde manier van informatie overdragen is eindeloos. Binnen COMTOO zijn er zo o.a. modules beschikbaar voor:

• Kennismanagement, bedrijfsvoorschriften of veranderende (corona) regels kunnen eenvoudig binnen COMTOO verspreid worden. Daarbij zit er in COMTOO een video module opgenomen die gebruikt kan worden voor het overdragen van kennis.
• Onboarding, aansluitend op deze video module is er binnen COMTOO een cursus module beschikbaar. Hiermee kan kennis getest worden onder de gebruikers van COMTOO. Bij huidige klanten wordt dit bijvoorbeeld gebruikt voor het inwerken van nieuwe medewerkers.