Custom velden instellen voor urenregistratie doe je door eerst te bepalen welke extra informatie je naast standaard gegevens wilt vastleggen, zoals projectcodes of locaties. Vervolgens kies je het juiste veldtype (dropdown, tekstveld of checkbox) en stel je in of het veld verplicht of optioneel is. Het instellen gebeurt meestal via de beheerdersomgeving van je urenregistratiesysteem, waar je de velden configureert en toewijst aan specifieke medewerkers of functiegroepen.
Wat zijn custom velden bij urenregistratie?
Custom velden zijn extra invoervelden die je toevoegt aan je urenregistratie om meer informatie vast te leggen dan alleen de gewerkte uren en datum. Ze stellen je in staat om specifieke gegevens te verzamelen die belangrijk zijn voor jouw organisatie, maar niet standaard in een basis urenregistratiesysteem zitten.
Organisaties gebruiken custom velden om hun administratie beter af te stemmen op hun werkprocessen. Denk bijvoorbeeld aan een bouwbedrijf dat per gewerkt uur wil weten op welk project, welke locatie en welk type activiteit de medewerker bezig was. Of een zorginstelling die naast de uren ook wil registreren bij welke cliënt de zorg is geleverd.
Praktische voorbeelden van custom velden zijn:
- Projectcodes om uren direct aan klanten of opdrachten te koppelen
- Locaties of vestigingen voor organisaties met meerdere werkplekken
- Activiteitstypen zoals montage, onderhoud of administratie
- Kostenplaatsen voor interne doorbelasting
- Materiaalgebruik om direct te registreren welke middelen zijn ingezet
Door deze extra informatie direct bij de urenregistratie vast te leggen, voorkom je dat je later nog handmatig gegevens moet aanvullen of combineren uit verschillende systemen.
Waarom zou je custom velden willen toevoegen aan je urenregistratie?
Custom velden voeg je toe wanneer standaard urenregistratie niet genoeg informatie oplevert voor je rapportages, facturatie of projectadministratie. Ze zorgen ervoor dat je in één keer alle relevante gegevens verzamelt op het moment dat de medewerker zijn uren registreert, wat tijd bespaart en fouten voorkomt.
Voor rapportage en analyse geven custom velden je veel betere inzichten. Je kunt precies zien hoeveel tijd er aan specifieke projecten, locaties of activiteiten is besteed. Dit helpt bij het maken van betere planningen en het identificeren van knelpunten in je bedrijfsvoering.
Bij facturatie zijn custom velden onmisbaar als je klanten factureert op basis van gewerkte uren. Door direct projectcodes of activiteitstypen mee te registreren, kun je automatisch facturen genereren zonder dat iemand handmatig moet uitzoeken welke uren bij welke klant horen.
Voor compliance en verantwoording zijn custom velden ook waardevol. In de zorg moet je bijvoorbeeld kunnen aantonen welke zorg bij welke cliënt is geleverd. In de bouw wil je per project kunnen verantwoorden hoeveel uren er zijn gemaakt voor subsidies of aanbestedingen.
Verschillende sectoren hebben specifieke behoeften:
- In de bouw registreren medewerkers vaak per project, bouwlocatie en type werkzaamheden
- In de zorg leg je vast bij welke cliënt de uren zijn gemaakt en welk type zorg is geleverd
- In logistiek wil je weten op welke route of bij welke klant de chauffeur bezig was
Hoe bepaal je welke custom velden je nodig hebt?
Begin met het analyseren van je huidige rapportagebehoeften. Welke vragen krijg je regelmatig van management, finance of klanten die je nu niet goed kunt beantwoorden? Welke gegevens moet je handmatig verzamelen uit verschillende bronnen? Dit zijn signalen dat je bepaalde informatie beter direct bij de urenregistratie kunt vastleggen.
Betrek verschillende afdelingen bij deze analyse. HR wil misschien andere informatie dan finance, en de operationele afdeling heeft weer andere wensen. Praat met leidinggevenden over welke inzichten hen helpen bij planning en sturing. Vraag finance welke gegevens ze nodig hebben voor facturatie en kostentoerekening.
Let wel op dat je de balans vindt tussen volledigheid en gebruiksgemak. Elk extra veld dat medewerkers moeten invullen kost tijd en verhoogt de kans op fouten of weerstand. Stel jezelf bij elk voorgesteld veld de vraag: gebruiken we deze informatie echt structureel, of is het “leuk om te hebben”?
Praktische tips om te veel velden te voorkomen:
- Start met maximaal 3-5 custom velden en breid later uit als dat nodig blijkt
- Maak velden alleen verplicht als de informatie echt noodzakelijk is
- Gebruik dropdown menu’s in plaats van vrije tekstvelden waar mogelijk, dat voorkomt typfouten en maakt rapportage makkelijker
- Test het systeem eerst met een kleine groep medewerkers en vraag hun feedback
- Evalueer na een paar maanden welke velden wel en niet worden gebruikt
Welke soorten custom velden kun je gebruiken voor urenregistratie?
Er zijn verschillende veldtypes beschikbaar die elk hun eigen toepassingen hebben. De keuze voor het juiste type maakt het verschil tussen een systeem dat prettig werkt en eentje waar medewerkers tegenop zien.
Tekstvelden zijn open invoervelden waar medewerkers vrije tekst kunnen typen. Gebruik deze alleen voor informatie die niet in vaste categorieën past, zoals een korte omschrijving van de werkzaamheden. Het nadeel is dat je hiermee moeilijker kunt rapporteren omdat iedereen anders formuleert.
Dropdown menu’s zijn de meest gebruikte optie voor custom velden. Je stelt van tevoren een lijst met opties in waaruit medewerkers kunnen kiezen, zoals projectnamen, locaties of activiteitstypen. Dit zorgt voor consistente data en maakt rapportage eenvoudig. Perfect voor informatie die binnen vaste categorieën valt.
Checkboxes gebruik je voor ja/nee vragen of wanneer meerdere opties tegelijk mogelijk zijn. Bijvoorbeeld om aan te geven of er overwerk was, of om meerdere activiteitstypen binnen één dagdeel te selecteren.
Datumvelden zijn handig als je naast de werkdatum nog andere data wilt vastleggen, bijvoorbeeld de deadline van een project of de geplande opleverdatum van een opdracht.
Numerieke velden gebruik je voor getallen zoals aantal kilometers, aantal geproduceerde eenheden of hoeveelheid gebruikt materiaal. Het systeem kan deze velden automatisch optellen in rapportages.
Bij het instellen bepaal je ook of een veld verplicht of optioneel is. Maak velden alleen verplicht als de informatie echt nodig is voor je administratie of facturatie. Te veel verplichte velden maken het systeem omslachtig en verlagen de acceptatie bij medewerkers. Optionele velden geven flexibiliteit maar leveren soms incomplete data op.
Hoe COMTOO helpt met custom velden voor urenregistratie
Onze urenregistratie module biedt volledige flexibiliteit bij het instellen van custom velden, precies afgestemd op jouw organisatie. Je configureert eenvoudig welke extra informatie je wilt vastleggen, kiest het juiste veldtype en bepaalt welke medewerkers of functiegroepen welke velden te zien krijgen.
Voor medewerkers zonder vaste werkplek is het systeem speciaal ontworpen. Via de personeelsapp registreren ze hun uren inclusief de custom velden, waar ze ook zijn. Het invullen gaat snel en intuïtief, ook voor collega’s die niet zo technisch zijn. Dropdown menu’s zorgen ervoor dat ze geen ingewikkelde codes hoeven te onthouden.
De voordelen van custom velden in COMTOO:
- Flexibel instelbaar via de beheerdersomgeving zonder IT-kennis
- Mobiel toegankelijk voor medewerkers op locatie, in de auto of op de bouwplaats
- Direct gekoppeld aan rapportages zodat je meteen inzicht hebt in de verzamelde data
- Geïntegreerd met planning en verloning voor één gestroomlijnd proces
- AVG-proof opslag van alle urenregistratie en bijbehorende gegevens
- Aanpasbaar per functiegroep zodat elke afdeling alleen relevante velden ziet
Wil je zien hoe custom velden in jouw situatie werken? Plan een persoonlijke demo van 15 minuten waarin we laten zien hoe je urenregistratie precies kunt inrichten voor jouw organisatie.
