Om overuren automatisch te berekenen heb je een digitaal urenregistratiesysteem nodig waarin je duidelijke regels instelt. Je bepaalt eerst de normale werkweek (bijvoorbeeld 40 uur), stelt drempelwaardes in en configureert de tarieven voor overuren (zoals 150% of 200%). Het systeem berekent vervolgens automatisch wanneer iemand meer werkt dan afgesproken en past het juiste tarief toe. Dit werkt alleen goed als medewerkers hun uren direct en correct registreren in de app.
Wat heb je nodig om overuren automatisch te berekenen?
Voor automatische overurenberekening heb je drie dingen nodig: een betrouwbaar urenregistratiesysteem, heldere afspraken over werkuren en tarieven, en toegang voor alle medewerkers. Het systeem moet contracturen, roosters en werkelijke gewerkte uren kunnen vastleggen en met elkaar vergelijken.
Je moet per medewerker de volgende gegevens vastleggen:
- Contracturen per week (bijvoorbeeld 40 uur voor fulltime of 24 uur voor parttime)
- Normale werkdagen en werktijden volgens het rooster
- Afgesproken overurentarieven (standaard 150% of 200% voor weekenden)
- Uitzonderingen zoals feestdagen of ADV-dagen
Handmatige registratie in Excel of op papier werkt niet meer voor organisaties met mobiele medewerkers. Wanneer medewerkers onderweg zijn vergeten ze uren te noteren of schrijven ze deze later uit hun hoofd op, wat leidt tot onnauwkeurigheden. Een mobiele app zorgt ervoor dat medewerkers direct kunnen registreren wanneer ze ergens aan werken.
Het systeem moet voor iedere medewerker kunnen berekenen wanneer de normale werkweek is overschreden. Dit betekent dat je ook verschillende contractvormen moet kunnen verwerken. Een parttime medewerker die 30 uur werkt maakt geen overuren, terwijl een fulltime collega bij 30 uur al onder zijn contracturen zit.
Hoe stel je de regels in voor overurenberekening?
Het instellen van overurenregels begint met het definiëren van de normale werkweek. Je stelt in hoeveel uren per week standaard is voor verschillende contracttypen. Daarna configureer je de drempelwaardes: vanaf welk moment gelden uren als overuren.
De configuratie verloopt in deze stappen:
- Bepaal de basiswerkweek per functiegroep (meestal 40 uur)
- Stel drempelwaardes in (bijvoorbeeld alles boven 40 uur per week)
- Configureer tariefpercentages voor verschillende situaties
- Voeg uitzonderingen toe voor feestdagen en weekenden
- Test de berekeningen met voorbeeldscenario’s
Voor tarieven zijn er verschillende scenario’s gebruikelijk. Standaard overuren op doordeweekse dagen worden vaak vergoed tegen 150% van het normale uurloon. Uren op zaterdag krijgen soms een hoger percentage, en op zondag of feestdagen geldt vaak 200%. Dit verschilt per sector en cao.
In de bouw zijn overurenregelingen vaak anders dan in de zorg of logistiek. Bouwmedewerkers maken bijvoorbeeld vaak langere dagen in de zomer en kortere in de winter, terwijl zorgmedewerkers werken met onregelmatigheidstoeslag naast overuren. Je systeem moet flexibel genoeg zijn om deze verschillen te kunnen verwerken.
Vergeet niet om regelmatig te controleren of de instellingen nog kloppen. Wanneer cao-afspraken wijzigen of je bedrijf andere werktijden invoert, moet je de regels aanpassen. Anders betaal je te veel of te weinig, wat beide vervelend is.
Welke fouten moet je vermijden bij automatische overurenregistratie?
De meest voorkomende fout is vergeten om roosterwijzigingen door te voeren in het systeem. Wanneer een medewerker tijdelijk andere uren werkt maar het rooster blijft ongewijzigd, berekent het systeem verkeerde overuren. Dit leidt tot frustratie en extra administratieve rompslomp om achteraf te corrigeren.
Andere veelvoorkomende valkuilen zijn:
- Onduidelijke communicatie over hoe medewerkers uren moeten registreren
- Geen onderscheid maken tussen fulltime en parttime contracten
- Vergeten om pauzes correct te verwerken in de berekening
- Niet regelmatig controleren of de uitkomsten kloppen
- Te ingewikkelde goedkeuringsprocessen waardoor registratie vertraagt
Let ook op juridische aspecten. De Arbeidstijdenwet stelt eisen aan maximum werkuren en rusttijden. Je systeem moet signaleren wanneer medewerkers te veel uren maken of onvoldoende rust krijgen tussen diensten. Dit beschermt zowel de medewerker als jou als werkgever tegen overtredingen.
AVG-compliance is belangrijk bij het bijhouden van werkuren. Urenregistratie bevat persoonsgegevens die je zorgvuldig moet verwerken en beveiligen. Medewerkers moeten inzicht hebben in hun eigen gegevens en je mag de informatie alleen gebruiken voor de doelen waarvoor je deze verzamelt.
Communiceer helder naar je medewerkers wat je van ze verwacht. Leg uit wanneer ze moeten in- en uitklokken, hoe ze projecten of taken selecteren en wat ze moeten doen bij vergeten registraties. Wanneer medewerkers begrijpen waarom correcte registratie belangrijk is, doen ze het ook beter.
Hoe COMTOO helpt met automatische overurenberekening
Onze personeelsapp automatiseert het hele proces van urenregistratie tot overurenberekening, speciaal ontwikkeld voor organisaties met mobiele medewerkers. Medewerkers registreren hun uren direct via de mobiele app, waar ze ook zijn, zodat gewerkte uren nooit meer vergeten worden.
Dit biedt de app:
- Real-time registratie via mobiele app op iOS en Android
- Automatische berekening van overuren op basis van jouw vooraf ingestelde regels
- Direct inzicht voor medewerkers in hun gewerkte uren en verlofsaldo
- Overzichtelijke rapportages voor management en HR
- Goedkeuringsmogelijkheden voor leidinggevenden
- Koppelingen met salarissystemen zoals AFAS voor gestroomlijnde verwerking
Je stelt eenmalig de regels in die voor jouw organisatie gelden. Het systeem past deze automatisch toe op alle geregistreerde uren. Leidinggevenden krijgen direct inzicht in wie hoeveel uren maakt en kunnen snel ingrijpen wanneer medewerkers structureel te veel overuren draaien.
De kracht zit in de integratie met andere modules. Verlofregistratie, planning en urenregistratie werken naadloos samen, waardoor je altijd actueel inzicht hebt in beschikbaarheid en gewerkte uren. Dit voorkomt fouten en bespaart enorm veel administratieve tijd.
Wil je zien hoe automatische overurenberekening werkt voor jouw organisatie? Plan een gratis demo van 15 minuten en ontdek hoe je grip krijgt op urenregistratie zonder gedoe.
