Je maakt custom rapportages in een urenregistratie app door filters en parameters in te stellen die bepalen welke gegevens je wilt zien. Je selecteert datumbereiken, specifieke medewerkers of teams, projectcodes en andere criteria die relevant zijn voor jouw situatie. Vervolgens kies je welke kolommen en informatie je wilt weergeven, zoals totale uren per medewerker, uren per project of kostenplaats. De meeste apps laten je deze instellingen opslaan zodat je rapportages met één klik opnieuw kunt genereren.
Wat zijn custom rapportages in een urenregistratie app?
Custom rapportages zijn zelfgemaakte overzichten waarin je precies die informatie ziet die jij nodig hebt voor jouw specifieke situatie. In tegenstelling tot standaard rapportages die voor iedereen hetzelfde zijn, bepaal je bij custom rapportages zelf welke gegevens je weergeeft, hoe je ze groepeert en welke periode je bekijkt.
Standaard rapportages geven vaak een algemeen overzicht van gewerkte uren per medewerker of per week. Dat is handig voor basale informatie, maar vaak heb je veel specifiekere vragen. Bijvoorbeeld: hoeveel uren zijn er deze maand besteed aan project X door team Y? Of: wat zijn de totale loonkosten per kostenplaats in het tweede kwartaal?
Custom rapportages lossen dit op door je volledige controle te geven. Je kunt bijvoorbeeld een rapportage maken die alleen de uren van monteurs toont die aan noodoproepen hebben gewerkt, gesorteerd op locatie. Of een overzicht van overuren per afdeling voor de salarisadministratie. Dit soort maatwerk rapportages geven je direct antwoord op concrete managementvragen.
Het grote voordeel is dat je dezelfde rapportage steeds opnieuw kunt gebruiken. Eenmaal ingesteld, genereer je met één klik het actuele overzicht. Dit bespaart tijd en zorgt ervoor dat je altijd dezelfde informatie op dezelfde manier analyseert, wat vergelijken tussen periodes veel gemakkelijker maakt.
Welke gegevens kun je opnemen in een custom urenrapportage?
Je kunt basisgegevens zoals naam, datum en gewerkte uren combineren met veel gedetailleerdere informatie. Denk aan projectcodes, kostenplaatsen, afdelingen, locaties, activiteitstypen, taakbeschrijvingen en uurtarieven. Ook kun je onderscheid maken tussen normale uren, overuren, toeslagen en verschillende verloftypen.
Voor organisaties met meerdere vestigingen of projecten zijn filters op locatie en projectcode vaak belangrijk. Je ziet dan bijvoorbeeld hoeveel uren er per vestiging zijn gewerkt of wat de tijdsbesteding per project is. Dit helpt bij het bewaken van budgetten en het maken van realistische offertes voor toekomstige opdrachten.
Kostenplaatsen zijn handig voor financiële analyses. Je kunt uren groeperen per kostenplaats om te zien waar je personeelskosten naartoe gaan. Gecombineerd met tarieven krijg je direct inzicht in de werkelijke kosten per afdeling of project.
Voor planning en capaciteitsbeheer zijn gegevens over afwezigheid waardevol. Je kunt verlofuren, ziekteverzuim en andere afwezigheden opnemen in je rapportages. Dit geeft een compleet beeld van beschikbare capaciteit en helpt bij het voorspellen van toekomstige bezetting.
Je kunt gegevens op verschillende manieren groeperen en segmenteren:
- Per medewerker voor individuele prestatie-analyses
- Per team of afdeling voor teamoverzichten
- Per project voor projectevaluaties
- Per periode (dag, week, maand, kwartaal) voor trendanalyses
- Per activiteitstype om te zien waar tijd naartoe gaat
Hoe stel je filters en parameters in voor een custom rapportage?
Je begint met het selecteren van een datumbereik, bijvoorbeeld de afgelopen maand, een specifiek kwartaal of een vrij te kiezen periode. Vervolgens kies je welke medewerkers, teams of afdelingen je wilt meenemen in de rapportage. Je kunt kiezen voor alle medewerkers of juist een specifieke selectie maken.
Daarna stel je aanvullende filters in die relevant zijn voor jouw vraag. Wil je alleen uren op een bepaald project zien? Filter dan op projectcode. Ben je geïnteresseerd in uren op een specifieke locatie? Voeg een locatiefilter toe. Wil je overuren apart inzichtelijk maken? Stel een filter in op urentype.
Veelgebruikte filtercombinaties zijn:
- Periode + project + medewerker voor projectevaluaties
- Periode + afdeling + kostenplaats voor budgetbewaking
- Periode + locatie + activiteitstype voor operationele analyses
- Periode + medewerker + verloftype voor verzuimregistratie
Voor specifieke managementbehoeften kun je filters verfijnen. Wil je alleen factuurbare uren zien? Voeg een filter toe op factureerbaar/niet-factuurbaar. Ben je geïnteresseerd in de verdeling tussen directe en indirecte uren? Filter op activiteitstype en groepeer de resultaten.
Veel apps laten je ook drempelwaarden instellen. Je kunt bijvoorbeeld alleen medewerkers tonen die meer dan 40 uur per week hebben gewerkt, of projecten waarbij het budget voor meer dan 80% is verbruikt. Dit helpt bij het snel identificeren van situaties die aandacht nodig hebben.
Wat is het verschil tussen standaard en custom rapportages?
Standaard rapportages zijn voorgedefinieerde overzichten die voor iedereen hetzelfde zijn. Ze tonen vaak totale gewerkte uren per medewerker, uren per dag of week, en basisoverzichten van verlof en verzuim. Ze zijn snel beschikbaar en vereisen geen configuratie, wat handig is voor dagelijkse controles.
Custom rapportages bieden veel meer flexibiliteit. Je bepaalt zelf welke informatie je ziet en hoe deze wordt gepresenteerd. Dit is waardevol wanneer je specifieke analyses wilt maken of antwoord wilt op concrete vragen die standaard rapportages niet beantwoorden.
De tijdsinvestering verschilt behoorlijk. Standaard rapportages open je gewoon en ze zijn direct beschikbaar. Custom rapportages vereisen initieel wat tijd om in te stellen, maar eenmaal geconfigureerd zijn ze net zo snel te genereren. Voor rapportages die je regelmatig nodig hebt, verdient die initiële investering zich snel terug.
De leercurve voor custom rapportages is iets steiler. Je moet begrijpen welke filters en parameters beschikbaar zijn en hoe je deze combineert om de gewenste informatie te krijgen. De meeste apps maken dit echter intuïtief met duidelijke interfaces en voorbeelden.
Custom rapportages bieden echte meerwaarde in deze situaties:
- Wanneer je regelmatig dezelfde specifieke analyse nodig hebt
- Bij complexe organisatiestructuren met meerdere vestigingen of projecten
- Voor gedetailleerde budgetbewaking en kostenanalyses
- Bij het voorbereiden van management rapportages
- Voor compliance en audits waarbij specifieke informatie vereist is
Standaard rapportages zijn voldoende voor dagelijkse operationele controles en algemene overzichten. Ze geven snel inzicht in wie wanneer heeft gewerkt en of er bijzonderheden zijn. Voor strategische besluitvorming en diepgaande analyses zijn custom rapportages echter vaak onmisbaar.
Hoe COMTOO helpt met custom rapportages in urenregistratie
Onze personeelsapp maakt het eenvoudig om custom rapportages te maken die perfect aansluiten bij jouw organisatie. Speciaal ontwikkeld voor bedrijven met mobiele en niet-kantoorgebonden medewerkers, bieden we rapportagemogelijkheden die je direct inzicht geven in tijdsbesteding en productiviteit.
Medewerkers registreren hun uren eenvoudig per project of taak, inclusief automatische berekening van overuren en toeslagen. Als leidinggevende heb je direct toegang tot uitgebreide rapportages waarin je precies die informatie ziet die jij nodig hebt:
- Flexibele filters op periode, medewerker, project, locatie en kostenplaats
- Real-time inzicht in gewerkte uren en tijdsbesteding
- Exportmogelijkheden naar PDF voor verdere verwerking
- Geïntegreerde goedkeuringsprocessen voor efficiënte controle
- Naadloze koppeling met planning en verloning voor één gestroomlijnd proces
De kracht van onze oplossing zit in de eenvoud. Zonder complexe IT-implementaties ben je direct operationeel. Je stelt rapportages in die aansluiten bij jouw werkwijze en huisstijl, waardoor je altijd de informatie hebt die je nodig hebt voor betere planning en besluitvorming.
Wil je zien hoe custom rapportages werken voor jouw organisatie? Plan een gratis demo van 15 minuten waarin we laten zien hoe COMTOO jouw urenregistratie en rapportage vereenvoudigt.
