Een personeelsapp gebruik je voor onboarding door nieuwe medewerkers direct toegang te geven tot alle belangrijke bedrijfsinformatie, procedures en contactgegevens via hun smartphone. De app centraliseert het inwerkproces en zorgt ervoor dat nieuwe collega’s vanaf dag één alle benodigde informatie binnen handbereik hebben. Dit maakt het inwerkproces overzichtelijker en effectiever dan traditionele methoden zoals e-mail of papieren handboeken.
Wat is een personeelsapp en waarom helpt het bij onboarding?
Een personeelsapp is een mobiele applicatie die alle interne communicatie en bedrijfsprocessen centraliseert op één toegankelijke platform. Voor onboarding betekent dit dat nieuwe medewerkers direct vanaf hun eerste dag toegang hebben tot alle relevante informatie zonder afhankelijk te zijn van verschillende systemen of papieren documenten.
Het grote voordeel ten opzichte van traditionele onboarding methoden is de directe beschikbaarheid van informatie. Waar e-mails verloren kunnen gaan in overvolle inboxen en papieren handboeken thuis kunnen blijven liggen, hebben nieuwe medewerkers hun smartphone altijd bij zich. De app stuurt pushmeldingen voor belangrijke updates en zorgt ervoor dat nieuwe collega’s niets missen.
Bovendien creëert een personeelsapp meer betrokkenheid vanaf het begin. Nieuwe medewerkers voelen zich direct onderdeel van de organisatie omdat ze dezelfde communicatiekanalen gebruiken als hun collega’s. Ze kunnen vragen stellen, documenten inzien en direct communiceren met hun team, wat het inwerkproces natuurlijker en interactiever maakt.
Hoe zet je een personeelsapp op voor nieuwe medewerkers?
Het opzetten van een personeelsapp voor nieuwe medewerkers begint met het aanmaken van hun account nog voordat ze officieel beginnen. Je voegt hun contactgegevens toe aan het systeem en stelt hun toegangsrechten in op basis van hun functie en afdeling.
De praktische stappen zijn rechttoe rechtaan. Je creëert een gebruikersprofiel met hun basisgegevens, wijst hen toe aan de juiste teams of afdelingen, en configureert welke modules zij kunnen zien. Denk hierbij aan toegang tot het digitale personeelsdossier, relevante formulieren, en communicatiekanalen die bij hun rol horen.
Voor een soepele start stuur je de nieuwe medewerker vóór hun eerste werkdag de inloggegevens toe, samen met een korte instructie over het downloaden van de app. Zo kunnen ze alvast kennismaken met het platform en hebben ze vanaf dag één direct toegang tot alle benodigde informatie.
Het is handig om een standaard onboarding-checklist in de app op te nemen, zodat zowel de nieuwe medewerker als hun leidinggevende kunnen bijhouden welke stappen al zijn doorlopen. Dit voorkomt dat belangrijke onderdelen van het inwerkproces worden vergeten.
Welke informatie deel je via de personeelsapp tijdens onboarding?
Via de personeelsapp deel je alle praktische informatie die nieuwe medewerkers nodig hebben om goed te kunnen starten. Dit omvat bedrijfsinformatie zoals de organisatiestructuur, contactgegevens van collega’s, werkprocessen en procedures die relevant zijn voor hun functie.
Praktische zaken staan centraal: werkroosters, verlofprocedures, declaratiemogelijkheden en veiligheidsinstructies. Door een digitaal smoelenboek kunnen nieuwe medewerkers hun collega’s leren kennen, terwijl FAQ-functionaliteit antwoord geeft op veelgestelde vragen zonder dat ze hun leidinggevende hoeven te storen.
Documenten zoals arbeidscontracten, bedrijfshandboeken en functiespecifieke instructies zijn direct toegankelijk via de app. Nieuwe medewerkers kunnen deze op hun eigen tempo doorlezen en hebben altijd toegang tot de meest actuele versies, ook als ze onderweg zijn of thuiswerken.
Ook interactieve elementen zoals welkomstvideo’s, online trainingen en digitale formulieren voor het aanvragen van werkkleding of toegangspassen maken het onboarding proces completer en gebruiksvriendelijker.
Hoe zorg je ervoor dat nieuwe medewerkers de app daadwerkelijk gebruiken?
Het stimuleren van app-gebruik begint met een goede introductie tijdens de eerste werkdag. Neem de tijd om samen met de nieuwe medewerker door de app te lopen, zodat ze direct zien hoe handig en overzichtelijk alles is georganiseerd.
Maak de app onmisbaar door belangrijke processen alleen via de app beschikbaar te maken. Als nieuwe medewerkers hun werkrooster, verlofaanvragen en bedrijfsnieuws alleen via de app kunnen raadplegen, wordt gebruik automatisch een gewoonte. Zorg wel dat de app zo intuïtief is dat medewerkers er zonder frustratie mee kunnen werken.
Pushmeldingen zijn krachtig maar gebruik ze verstandig. Stuur meldingen voor echt belangrijke zaken zoals wijzigingen in het rooster of urgente bedrijfsmededelingen. Te veel meldingen leiden tot irritatie en het uitschakelen van notificaties.
Creëer een sociale component door collega’s te laten delen wat ze handig vinden aan de app. Positieve ervaringen van collega’s zijn vaak overtuigender dan instructies van de leidinggevende. Ook het vieren van kleine successen, zoals het volledig invullen van het profiel, kan motiverend werken.
Een personeelsapp voor onboarding werkt het beste wanneer het echt toegevoegde waarde biedt en het werk gemakkelijker maakt. Bij COMTOO hebben we gezien dat organisaties die hun onboarding digitaliseren, nieuwe medewerkers sneller en effectiever kunnen inwerken. De app wordt dan niet gezien als extra werk, maar als een handige tool die het werk vergemakkelijkt en nieuwe collega’s direct betrekt bij het team.
