Blog

Inwerken: de praktische start

Inwerken is wat we meestal doen zodra iemand binnenkomt. Het is het functionele deel van het begintraject en omvat bijvoorbeeld:

Uitleg van systemen en tools
Instructies voor werkprocessen
Kennismaking met directe collega’s
Eventueel een checklist of stappenplan

Noodzakelijk? Absoluut. Maar het richt zich vooral op de taak: hoe voer je het werk goed uit? Het is vaak kort, doelgericht, en gericht op snel ‘productief worden’.

Maar stel je even voor dat je als nieuweling wel weet hoe de software werkt, maar je geen idee hebt van de cultuur en dat je niemand écht hebt leren kennen. Of dat je je afvraagt: “Past deze organisatie en dit werk eigenlijk wel bij mij?” Precies daar komt onboarding in beeld.

Onboarding: de menselijke verbinding

Onboarding gaat een stap verder – of beter gezegd: veel verder. Het draait om het volledige proces waarin een medewerker zich thuis gaat voelen. Het is cultureel, relationeel en strategisch. En het begint al voor de eerste werkdag.

Een goed onboardingproces bevat o.a.:

• Een warm welkom met aandacht (geen standaard mailtje, maar een persoonlijke benadering)
• Informatie over de missie, visie, kernwaarden en cultuur van de organisatie
• Voldoende tijd en ruimte om collega’s en afdelingen écht te leren kennen
• Regelmatige gesprekken met de leidinggevende over verwachtingen, voortgang en gevoel
• Een buddy of mentor die laagdrempelig vragen beantwoordt

Onboarding gaat dus niet alleen over wat iemand moet doen, maar vooral over hoe iemand zich voelt. En dat maakt het krachtig. Een onboarding app kan helpen om dit process inzichtelijk te maken en de nieuwe collega te helpen om alle stappen te doorlopen.

Waarom dit verschil ertoe doet

Uit onderzoek blijkt dat een sterke onboarding leidt tot:

• Tot wel 69% hogere kans dat een medewerker langer blijft
• Snellere productiviteit (vaak al binnen enkele weken)
• Hogere betrokkenheid en motivatie
• Minder stress en onzekerheid in de eerste maanden

Anders gezegd: onboarding is niet “extra”, het is essentieel. Zonder goed onboardingproces kan zelfs de meest capabele professional zich verloren voelen.

Veelgemaakte valkuil: denken dat onboarding “iets van HR” is

Een andere reden waarom onboarding vaak onderbelicht blijft, is dat het wordt gezien als iets dat HR “even regelt”. Maar onboarding is een gezamenlijke verantwoordelijkheid. HR faciliteert, maar de daadwerkelijke ervaring wordt bepaald door:

• Leidinggevenden die tijd maken
• Teams die open staan voor nieuwe gezichten
• Collega’s die actief helpen bij integratie
• De hele organisatiecultuur

Daarom werkt onboarding het best als het doordacht en doorleefd is—niet als een checklistje, maar als een verhaal waarin iemand stap voor stap mee mag groeien.

Combineer het beste van beide

Onboarding en inwerken sluiten elkaar niet uit. Sterker nog: ze versterken elkaar.
 Zorg dat de praktische kant strak geregeld is—maar neem óók de tijd voor verbinding, context en cultuur. Denk niet in dagen of weken, maar in fasen:

• Voor de eerste werkdag: welkom heten, verwachtingen delen
• De eerste week: begeleiden, introduceren, informatie doseren
• De eerste maand: gesprekken voeren, vragen ophalen, reflecteren
• De eerste drie tot zes maanden: feedback, ontwikkeling en groei stimuleren

Zo bouw je niet alleen aan productiviteit, maar ook aan vertrouwen. En dat is precies wat het verschil maakt tussen “ingewerkt” zijn en echt op je plek voelen.

Excel: bekend en laagdrempelig

Excel is een vertrouwd programma. Vrijwel iedereen kent het. Dat maakt het toegankelijk. Je hebt geen extra software nodig en kunt snel een verlofbestand opzetten. Voor kleine teams is dat vaak voldoende. Met een simpele spreadsheet kun je verlofaanvragen, saldo’s en feestdagen handmatig invoeren.

Voordelen van Excel zijn onder meer het lage kostenplaatje en de brede bekendheid. Toch kleven er ook nadelen aan. Excel werkt niet automatisch. Je moet zelf controleren of verlofsaldo’s kloppen, of feestdagen goed zijn ingevoerd en of het bestand actueel is. Werk je met meerdere mensen aan hetzelfde document? Dan kunnen er al snel versie problemen ontstaan.

Ook is het lastig om aanvragen te stroomlijnen. Medewerkers moeten soms via e-mail of mondeling verlof aanvragen. Jij voert dat handmatig in. Daardoor is de kans op fouten groter. Daarnaast ontbreken meldingen of automatische herinneringen. Excel is dus simpel, maar foutgevoelig en tijdrovend. Naarmate je organisatie groeit, wordt dat steeds duidelijker merkbaar.

Personeelsapp: duidelijk en efficiënt

Een personeelsapp is speciaal ontwikkeld voor verlof- en personeelsbeheer. Medewerkers vragen zelf verlof aan via de app of online omgeving. HR of de leidinggevende keurt de aanvraag goed of af. Het systeem verwerkt alles automatisch. Saldo’s worden direct bijgewerkt. Nationale feestdagen, ziekteverlof en verlofregelingen zijn vooraf ingesteld.

Het grootste voordeel van een personeelsapp is gemak. Je hoeft niets handmatig bij te houden. De app geeft realtime inzicht in wie er afwezig is. Ook krijg je automatisch meldingen bij nieuwe aanvragen of veranderingen. Zo mis je niets en blijft de administratie altijd up-to-date.

Een personeelsapp bespaart veel tijd, zeker in grotere teams. Daarnaast voorkom je verwarring of fouten in berekeningen. Veel apps bieden extra functies, zoals urenregistratie, contractbeheer of rapportages. Dat maakt het werk overzichtelijker. Natuurlijk kost een personeelsapp vaak geld, bijvoorbeeld via een maandabonnement. Maar de tijdwinst en foutreductie maken die investering vaak de moeite waard.

Voor wie is Excel geschikt?

Excel werkt goed voor kleine teams tot ongeveer vijf medewerkers. Heb je weinig verlofaanvragen per maand? Dan kun je het prima bijhouden met een simpele spreadsheet. Vooral als je zelf handig bent met formules en tabellen.

Maar zodra je team groeit, word Excel al snel omslachtig. Je bent meer tijd kwijt aan administratie en het risico op fouten stijgt. Een vergeten wijziging of verkeerd ingevoerde datum kan al snel leiden tot verwarring of dubbele planning. In drukke periodes wordt dat een probleem.

Voor wie is een personeelsapp geschikt?

Heb je een groter team of meerdere afdelingen? Dan is een personeelsapp de betere keuze. Je hebt alles op één centrale plek, altijd actueel. Je bespaart tijd op handmatige taken en voorkomt vergissingen. Ook kun je verlofbeleid makkelijker handhaven. Denk aan automatische signalen bij te veel vrije dagen of onvoldoende saldo.
Een personeelsapp is ook handig voor hybride teams of medewerkers die regelmatig thuiswerken. Iedereen heeft toegang tot dezelfde informatie, op elk moment en vanaf elke locatie. Dat voorkomt miscommunicatie en zorgt voor meer transparantie binnen het team.

1. AI wordt je nieuwe collega (maar geen vervanging)

AI is overal, en ook binnen HR valt er steeds meer mee te doen. Van slimme systemen die kandidaten kunnen selecteren tot tools die leren voorspellen welke skills medewerkers straks nodig hebben. Handig? Absoluut. Maar het blijft belangrijk om technologie te gebruiken als ondersteuning – en niet als vervanging van menselijk contact en intuïtie.

2. Welzijn is niet langer een extraatje

Een medewerker die zich goed voelt – fysiek, mentaal én financieel – is goud waard. Bedrijven beseffen dit steeds meer. In 2025 gaat welzijn echt een centrale plek innemen. Geen fruitmand of yogasessie als marketingtruc, maar echte aandacht voor hoe mensen zich voelen, en wat ze nodig hebben om goed te functioneren.

3. Het gevecht om talent wordt feller

Er is krapte op de arbeidsmarkt, en die gaat voorlopig niet weg. Als organisatie moet je meer dan ooit laten zien wie je bent en waarom mensen bij jou willen werken. Employer branding, creatieve werving én zorgen dat je huidige mensen graag blijven – het is allemaal onderdeel van de puzzel.

4. Leidinggeven op afstand vraagt nieuwe skills

Hybride werken is inmiddels normaal. Maar dat betekent niet dat het vanzelf goed gaat. Leiders moeten nu meer dan ooit leren om te verbinden op afstand, helder te communiceren en vertrouwen te geven. Want zonder die dingen valt een team snel uit elkaar – ook als je af en toe nog op kantoor samenkomt.

5. Duurzaam en sociaal ondernemen is niet optioneel meer

Werknemers – vooral jongere generaties – willen weten waar een bedrijf voor staat. Doet jouw organisatie echt iets voor de planeet? Voor gelijke kansen? HR speelt hierin een belangrijke rol: van beleid tot cultuur, hier kun je echt het verschil maken.

6. Bijblijven = overleven (en dat geldt ook voor medewerkers)

De technologische ontwikkelingen gaan zó snel, dat stilstaan eigenlijk geen optie meer is. Leven lang leren is dus geen loze kreet meer. HR moet zorgen voor goede opleidingsmogelijkheden, coaching en ruimte om nieuwe dingen te proberen. Anders raak je als organisatie én als medewerker gewoon achterop.

7. Diversiteit is niet genoeg – het gaat om inclusie

Het gaat niet alleen om wie je aanneemt, maar vooral ook om hoe je met mensen omgaat als ze er eenmaal zijn. Voelt iedereen zich welkom, veilig, gezien? HR heeft hier een sleutelrol: van het wegnemen van vooroordelen tot het zorgen voor gelijke kansen. Een goede onboarding is hierbij onmisbaar. En een onboarding app speelt dan een belangrijke rol om dit goed op te zetten.

8. Weg met het jaarlijkse beoordelingsgesprek

Eén keer per jaar een functioneringsgesprek? Dat voelt inmiddels wat ouderwets. Steeds meer organisaties kiezen voor continue feedback: korte check-ins, coachende gesprekken, en aandacht voor persoonlijke groei. Dat werkt vaak een stuk beter én voelt minder als een verplicht nummertje.

9. Data als kompas voor HR-besluiten

We verzamelen al jaren HR-data, maar nu gaan we die ook echt goed inzetten. Niet alleen om te rapporteren, maar om betere beslissingen te nemen. Waarom vertrekken mensen? Hoe tevreden zijn ze? Wat werkt wél en wat niet? De antwoorden zitten vaak al in de cijfers.

10. Wendbaarheid is de nieuwe zekerheid

De wereld verandert, dus moet HR mee veranderen. Soms snel, soms radicaal. Flexibiliteit, lef om te experimenteren, en het vermogen om snel bij te sturen – dat zijn skills waar HR-afdelingen in 2025 niet zonder kunnen.

De menselijke kant voorop

Als 2025 iets duidelijk maakt, dan is het dit: HR draait steeds meer om mensen. Technologie helpt, cijfers ondersteunen, maar uiteindelijk gaat het om verbinding, groei en werkplekken creëren waar mensen écht willen zijn. Organisaties die dat snappen, maken straks het verschil.

Gelukkig verandert dat. Steeds meer bedrijven stappen over van handmatige processen naar slimme HR-tools die gecombineerd worden in een medewerkers app. En dat is niet zomaar een technologische upgrade—het is een gamechanger voor je dagelijkse werk. In deze blog vertellen we graag meer over wat HR-automatisering inhoudt, en vooral: wat het je als HR-medewerker of manager oplevert.

Minder klikken, meer grip

Handmatige processen kosten veel tijd. Denk aan het verwerken van verlofaanvragen via mail, het bijhouden van salarismutaties in Excel, of het uitpluizen van contractdata in verschillende mappen. Niet alleen tijdrovend, maar ook foutgevoelig. Eén verkeerd ingevuld veld kan grote gevolgen hebben.
Met een medewerkers app automatiseer je dit soort taken. Verlofaanvragen? Gaan via een app, automatisch doorgestuurd naar de leidinggevende. Contracten? Staan in één centrale omgeving, met automatische herinneringen voor einddata of verlengingen. Salariswijzigingen? Worden direct gekoppeld aan de loonadministratie. Minder klikken dus, maar vooral: veel meer overzicht en grip.

Medewerkers zelf aan het stuur

Een ander voordeel: medewerkers krijgen meer zelfregie. In plaats van HR lastig te vallen met vragen als “Hoeveel vakantiedagen heb ik nog?” of “Waar vind ik mijn loonstrook?”, kunnen ze dat gewoon zelf terugvinden in een portaal. Dat scheelt niet alleen vragen, maar ook frustratie.
Sterker nog, moderne HR-tools maken het makkelijk voor medewerkers om hun eigen gegevens bij te werken, feedback te geven of zelfs leerdoelen te formuleren. Zo verandert HR van een uitvoerende afdeling naar een strategische partner die bezig is met groei en ontwikkeling.

Data die wél werkt voor jou

Nog een mooie bonus: HR-tools verzamelen data. Niet zomaar cijfers, maar inzichten waar je echt iets aan hebt. Hoe zit het met het ziekteverzuim? Welke afdelingen hebben de hoogste uitstroom? Welke medewerkers zijn toe aan een ontwikkelgesprek?
In plaats van zelf rapporten in elkaar te knutselen, krijg je dashboards die in één oogopslag duidelijk maken wat er speelt. Dat maakt het makkelijker om gericht beleid te voeren én proactief te handelen.

“Maar is het niet onpersoonlijk?”

Een veelgehoorde zorg: “Wordt HR dan niet te afstandelijk als alles digitaal gaat?” Begrijpelijk, maar het tegendeel is vaak waar. Juist doordat je minder tijd kwijt bent aan administratief werk, komt er ruimte vrij voor het échte HR-werk: gesprekken, coaching, cultuur, betrokkenheid. Automatiseren betekent niet dat je minder menselijk wordt—het betekent dat je meer tijd hebt om er écht voor mensen te zijn.

Waar begin je?

Overstappen naar een HR-tool klinkt misschien als een grote stap, maar het hoeft niet in één keer perfect. Begin klein: met een medewerkers app voor verlofregistratie of digitale contractopslag. Kijk wat werkt, en bouw langzaam verder. Betrek je team erbij, test het goed, en kies vooral een systeem dat past bij jullie organisatiegrootte en -cultuur.

Gemak voor managers en medewerkers

De stap van handmatig naar geautomatiseerd HR-werk is geen hype—het is een logische volgende stap in hoe we werken. Minder spreadsheets, minder stress, meer overzicht en meer aandacht voor de mensen waar het écht om draait.

1. Intranet moet alles in één zijn

Medewerkers willen niet meer schakelen tussen vijf verschillende systemen. Ze zoeken één centrale plek waar alles samenkomt: nieuws, documenten, contactpersonen, chat, taken en meer. Het moderne intranet wordt steeds meer een ‘digitale werkplek’ — een startpunt voor de hele werkdag.

2. Mobiel gebruik is de standaard

Werken gebeurt niet meer alleen achter een bureau. Denk aan buitendienstmedewerkers, thuiswerkers of collega’s op de werkvloer. In 2025 moet elk communicatiekanaal mobiel werken. Apps of mobiele versies van het intranet zijn dan geen extraatje meer, maar een basisvereiste.

3. Intranet moet slimme personalisatie bieden

Iedereen heeft verschillende informatiebehoeften. De een werkt in marketing, de ander in sales, en weer een ander in de HR-afdeling. In 2025 willen medewerkers niet door honderden onbelangrijke berichten of documenten scrollen. Ze willen dat hun intranet zich aanpast aan hun rol en voorkeuren. Een gepersonaliseerd dashboard dat alleen de informatie toont die voor hen relevant is, verhoogt de productiviteit en maakt het werken een stuk eenvoudiger.

4. Intranet voor het bevorderen van betrokkenheid via sociale functies

Intranet wordt steeds socialer. Medewerkers willen kunnen reageren, liken, delen en elkaar snel vinden. Interne communicatie gaat niet alleen van boven naar beneden, maar juist ook van collega tot collega. Dat versterkt de betrokkenheid en stimuleert samenwerking.

5. Video wordt belangrijker in intranets

Waar we vroeger vooral tekst en afbeeldingen gebruikten, groeit de rol van video snel. Een korte video van de directie, een uitleg over een nieuwe tool, of zelfs een wekelijkse update in vlogvorm — medewerkers waarderen de directe, menselijke toon van video.

6. Intranet moet geïntegreerd worden met andere tools

Het intranet staat niet op zichzelf. Medewerkers willen zonder gedoe schakelen tussen e-mail, agenda’s, projecttools en chat. In 2025 verwachten ze naadloze integraties met systemen als Microsoft Teams, Google Workspace, Slack of HR-software.

7. Zoekfunctie in intranet moet écht goed zijn

Als mensen iets zoeken, willen ze het direct vinden. Een krachtige zoekfunctie die over meerdere systemen heen kijkt is essentieel. Denk aan slimme filters, suggesties en zoekresultaten die leren van gedrag. Niemand heeft tijd om te graven.

8. Intranet moet veilig zijn

Beveiliging blijft belangrijk, zeker met gevoelige gegevens en externe toegang. Maar medewerkers willen niet telkens opnieuw inloggen of te maken krijgen met ingewikkelde stappen. In 2025 is veiligheid slim geregeld op de achtergrond — zonder dat het in de weg zit.

9. Feedback geven via intranet moet makkelijk zijn

Intranet moet een platform zijn voor communicatie in beide richtingen. Medewerkers willen niet alleen informatie ontvangen, maar ook feedback geven. Ze willen hun ideeën, vragen of zorgen gemakkelijk kunnen delen, zonder dat dit ingewikkeld of tijdrovend is. Het intranet van 2025 biedt gemakkelijke manieren voor medewerkers om hun stem te laten horen, bijvoorbeeld via feedbackformulieren, polls of reacties op berichten.

10. Intranet moet een menselijkere tone of voice bieden

Tot slot: mensen willen communicatie die voelt alsof het voor hen geschreven is. Geen afstandelijke of formele teksten, maar duidelijke, eerlijke en toegankelijke taal. Dat maakt communicatie persoonlijker, en dus effectiever.

Communicatie-uitdagingen voor bedrijven bij groei

Wat in kleine teams nog makkelijk besproken wordt bij de koffieautomaat, raakt in grotere of verspreide organisaties al snel versnipperd. Medewerkers krijgen informatie via verschillende kanalen, belangrijke updates missen hun doel en het gevoel van verbondenheid brokkelt af. Zo kunnen communicatieproblemen ontstaan. Een goede interne communicatie is dan dé sleutel om teams verbonden te houden.

Communicatieproblemen bij snelle groei

Het is normaal dat in organisaties dingen op een bepaalde manier geregeld wordt. En ook wanneer een bedrijf snel groeit kan het voorkomen dat zaken doorgaan op de manier zoals ze altijd gingen. Maar naarmate het team groter wordt, kunnen andere communicatiemanieren nodig zijn om problemen te voorkomen. Er kunnen namelijk verschillende knelpunten ontstaan:

Informatie raakt versnipperd

Medewerkers ontvangen informatie via een breed aantal kanalen zoals e-mail, Slack, intranet, WhatsApp, persoonlijke gesprekken, en vergadernotities – met als gevolg dat niemand meer weet waar wat staat. Hierdoor kunnen misverstanden ontstaan met het risico dat belangrijke informatie verloren gaat.

Gebrek aan onderlinge verbinding

Nieuwe collega’s kennen elkaar niet, afdelingen groeien uit elkaar en informele communicatie wordt lastiger. De organisatie wordt steeds complexer, maar de communicatiemiddelen groeien vaak niet mee.

Verminderde betrokkenheid

Als medewerkers niet weten wat er speelt binnen het bedrijf, voelen ze zich sneller buitengesloten of minder gewaardeerd. Zeker nieuwe teamleden missen het grotere plaatje.

Onduidelijkheid over verantwoordelijkheden

Groei vraagt om structuur. Maar zonder goede communicatie weten medewerkers niet wie waarvoor verantwoordelijk is of bij wie ze terecht kunnen voor hulp.

Waarom interne communicatie essentieel is tijdens groei

Interne communicatie is binnen elke organisatie belangrijk. Maar vraagt speciale aandacht bij ondernemingen die snel groeien. Goede interne communicatie zorgt namelijk voor overzicht, rust en richting. Het is hét fundament om:

• Medewerkers te informeren over wat er speelt
• Teams te verbinden, ook op afstand of tussen vestigingen
• Nieuwe mensen snel mee te nemen in de cultuur en werkwijze
• Besluiten en veranderingen helder uit te leggen
• Iedereen betrokken te houden bij de missie en doelen van het bedrijf

Zeker in groeifases, waarin verandering de norm is, biedt een helder communicatieproces houvast.

Zo houd je iedereen aangehaakt bij groei

Als bedrijf zijn er diverse manieren en richtlijnen voor interne communicatie om te zorgen dat medewerkers geïnformeerd en betrokken blijven. Met COMTOO – de app voor interne communicatie – geef je je organisatie één centrale plek voor alle communicatie. Dit is ideaal voor bedrijven in groei, met verschillende teams, afdelingen of locaties.

1. Centraliseer de communicatie

Gebruik één centrale plek waar medewerkers alles kunnen vinden: van nieuws en aankondigingen tot documenten en collega-updates. Vermijd versnippering over meerdere kanalen.

2. Maak communicatie persoonlijk en herkenbaar

Gebruik een tone of voice die past bij jouw organisatie. Vermijd afstandelijke corporate taal, zeker bij interne updates. Zorg dat medewerkers zich aangesproken voelen.

3. Betrek verschillende afdelingen

Laat niet alleen het management of HR communiceren, maar ook teamleiders, afdelingen en medewerkers zelf. Zo bouw je aan een cultuur van gedeelde verantwoordelijkheid.

4. Zorg voor zichtbaarheid van successen

Vier groei en mijlpalen samen. Deel resultaten, verwelkom nieuwe collega’s, benoem projecten die goed zijn gegaan. Zo blijft groei een gezamenlijk proces – niet iets wat ‘van bovenaf’ gebeurt.

5. Gebruik technologie die schaalbaar meegroeit

Een groeiende organisatie heeft tools nodig die mee kunnen schalen. Niet elke medewerker werkt met dezelfde apparaten of is even digitaal vaardig. Kies daarom voor een toegankelijke oplossing die voor iedereen werkt.

Groei vraagt om communicatie die meebeweegt

Groei is natuurlijk geweldig voor ondernemingen, maar brengt ook complexiteit met zich mee. Als je interne communicatie niet op orde is, groeit de afstand tussen mensen sneller dan je bedrijf. Door op tijd te investeren in een centrale, toegankelijke en menselijke communicatiestructuur – bijvoorbeeld met een app als COMTOO – houd je iedereen aangehaakt, betrokken en geïnformeerd. En dát is de basis voor duurzame groei.

In dit artikel kun je lezen wat de échte kosten zijn van slechte onboarding, waarom een goede onboarding essentieel is voor je bedrijf, hoe je onboarding structureel kunt verbeteren en hoe de onboarding App van COMTOO je hierbij ondersteunt.

De verborgen kosten van slechte onboarding

Wist je dat na een onboarding slechts 29% van de nieuwe medewerkers zich echt goed voorbereid voelt om productief aan de slag te kunnen gaan? Een goed onboardingproces voorkomt dat je als organisatie tegen onverwachte problemen aanloopt. Denk aan lagere productiviteit, frustratie bij collega’s, een verstoorde teamdynamiek en zelfs vroegtijdig vertrek. Vaak zijn deze gevolgen niet direct zichtbaar, maar ze hebben wél grote impact op je bedrijf. Graag gaan we nader in op de belangrijkste verborgen kosten van slechte onboarding.

Verlies van investering in werving en selectie

Gemiddeld kost het werven van een nieuwe medewerker duizenden euro’s. Je krijgt namelijk te maken met kosten voor vacatures, recruitmentbureaus, sollicitatiegesprekken en administratieve handelingen. Als een werknemer binnen enkele maanden weer vertrekt, is deze investering grotendeels voor niets geweest.

Verlies van productiviteit

Nieuwe medewerkers zijn niet direct op volle kracht inzetbaar. Zonder goede onboarding duurt het langer voordat iemand effectief meedraait. Dat betekent: lagere output, meer begeleiding door collega’s en een tragere integratie in het team.

Impact op het team

Wanneer iemand niet goed is ingewerkt, kunnen er misverstanden ontstaan, net als frustraties of fouten. Collega’s moeten bijspringen of herstellen wat fout is gegaan. Dit leidt tot werkdruk en vermindert het vertrouwen in het onboardingsproces – en soms zelfs in het management.

Hogere uitstroom in de eerste maanden

Uit onderzoek blijkt dat 22% van de medewerkers binnen 45 dagen vertrekt als het onboardingproces niet goed verloopt. En dat is kostbaar: je moet weer opnieuw beginnen, en de kans op een mismatch groeit.

Negatieve invloed op het werkgeversimago

Onboarding is het visitekaartje van je organisatie. Als dat niet goed geregeld is, zullen medewerkers hun negatieve ervaring kunnen delen met anderen – intern én extern. Denk aan reviews op Glassdoor, sociale media of zelfs gesprekken met potentiële kandidaten.

Wat is goede onboarding dan wél?

Onboarding is veel meer dan een rondleiding en een map met regels. Het is het proces waarin een nieuwe medewerker zich welkom, geïnformeerd en onderdeel van het team voelt. Een goede onboarding zorgt ervoor dat iemand sneller op zijn plek zit, betrokken is én blijft.

Kenmerken van een sterk onboardingproces

• Vooraf heldere communicatie over de eerste werkdag en verwachtingen
• Een warm welkom vanaf dag één
• Toegang tot alle praktische informatie (tools, contactpersonen, processen)
• Kennismaking met collega’s, het team en de bedrijfscultuur
• Duidelijke inwerkplanning en leerdoelen
• Regelmatige check-ins in de eerste weken/maanden
• Voldoende ruimte voor vragen, feedback en evaluatie

Hoe voorkom je slechte onboarding?

Graag delen we 4 manieren waarop je als organisatie slechte onboarding voorkomt – mét praktische tips.

1. Maak een duidelijk onboardingplan

Structuur voorkomt chaos. Stel een draaiboek op waarin precies staat wat een nieuwe medewerker nodig heeft in de eerste week, maand en drie maanden. Dit hoeft tegenwoordig zeker niet meer op papier gedeeld te worden. Je kunt gebruik maken van de COMTOO onboarding App. Dit zorgt ervoor dat informatie, communicatie en planning overzichtelijk en centraal beschikbaar zijn. Nieuwe medewerkers hebben alles bij de hand – van praktische info tot kennismaking met collega’s. Ook kun je onboarding stap voor stap inrichten én evalueren.

2. Begin al vóór de eerste werkdag

Stuur alvast informatie op, stel het team voor, leg praktische zaken uit. Zo voelt iemand zich al onderdeel van het team nog vóór hij of zij is begonnen.

3. Wijs een buddy of mentor toe

Een vaste contactpersoon maakt onboarding persoonlijker en toegankelijker. Het verlaagt de drempel voor vragen en versterkt het gevoel van welkom zijn.

4. Verzamel feedback over je onboardingproces

Vraag nieuwe medewerkers actief hoe zij het onboarden hebben ervaren. Wat werkte wel? Wat niet? Gebruik deze inzichten om continu te verbeteren.

Bespaar niet op onboarding, investeer erin

Zoals blijkt zijn de kosten van slechte onboarding hoog – in geld, tijd en menselijk kapitaal. Maar de oplossing is binnen handbereik. Met de juiste voorbereiding, persoonlijke aandacht én slimme tools zoals COMTOO, geef je nieuwe medewerkers een vliegende start én vergroot je de kans dat ze blijven. Een goede onboarding is geen kostenpost, maar een investering in langdurig betrokken personeel.

Onboarding betekening: het begrip uitgelicht

Onboarden betekent letterlijk ‘het aan boord brengen van nieuwe medewerkers’. Het draait namelijk om het welkom heten en begeleiden van nieuwe medewerkers binnen een organisatie zodat zij zich snel op hun plek voelen en productief kunnen zijn. Het gaat niet alleen om het ondertekenen van het contract, een ingerichte werkplek en inloggegevens tot het systeem krijgen, maar ook het begrijpen van de bedrijfscultuur. Een gestructureerd traject met bijvoorbeeld een welkomstpakket, een mentor en trainingen, zorgt ervoor dat een werknemer zich welkom voelt en snel concreet aan de slag kan gaan voor de organisatie.

Waarom is onboarding belangrijk voor zowel werkgevers als werknemers?

Onboarding helpt medewerkers om alles over de organisatie en hun functie te leren. Ook helpt het werkgevers door te zorgen dat een nieuwe medewerker zich niet nutteloos of verloren voelt en direct met hun takenpakket aan de slag kan gaan. Werkgevers die investeren in een effectief inwerkproces merken dat medewerkers zich meer betrokken voelen bij het bedrijf, sneller zelfstandig en productief aan de slag kunnen gaan en dat het verloop onder het personeel lager is.

Een belangrijk onderdeel van onboarding is een doordacht en gestructureerd proces. Dit betekent dat nieuwe medewerkers niet alleen kennis maken met hun werkzaamheden en hun collega’s, maar ook met de missie, visie en kernwaarden van de organisatie. Om dit structureel aan te pakken, kun je als bedrijf gebruikmaken van een onboarding App.

Belangrijke elementen in een onboardingproces

Onboarding van nieuwe medewerkers zal in elke organisatie anders verlopen, afhankelijk van de sector waarin je werkzaam bent en de functie van de nieuwe werknemer. Er zijn echter verschillende elementen die zorgen dat een onboarding succesvol kan verlopen.

• Zorg ervoor dat het onboardingprogramma klaar is voor de eerste werkdag van de nieuwe medewerker zodat hij gelijk hiermee aan de slag kan gaan.
• Bereid een duidelijke planning voor de eerste week van de medewerker voor. Denk hierbij aan kennismakingsgesprekken met collega’s en een introductie van de organisatie door een leidinggevende.
• Zorg voor heldere instructies. Dit kan in de vorm van een onboarding App waarin precies wordt aangegeven welke zaken de medewerker kan oppakken.
• Zorg voor regelmatige check-ins met de nieuwe medewerker, waarbij eventuele vragen snel beantwoord kunnen worden.
• Bereid gerichte trainingen voor de medewerkers voor. Deze kunnen gericht zijn op de functie van de werknemer als ook de bedrijfscultuur en werkwijze.
• Stimuleer kennismaking met collega’s, in de vorm van bijvoorbeeld teamactiviteiten, lunches en informele bijeenkomsten, zodat de medewerker zich sociaal verbonden zal voelen binnen de organisatie.
• Onboarding houdt niet op na een aantal weken, het is een doorlopend proces. Plan regelmatig evaluatiemomenten met de medewerker om eventuele knelpunten snel te signaleren.

De impact van onboarding op korte lange termijn

Als onderneming kun je onboarding op verschillende manieren regelen en optimaliseren. Digitale tools zoals een onboarding App kunnen helpen om de processen te stroomlijnen. Onboarding helpt op korte termijn om werknemers alles over de onderneming en de nieuwe functie te leren, waardoor ze zich snel thuis voelen. Maar, een doeltreffend onboardingproces heeft niet alleen voordelen op korte termijn. Op de lange termijn draagt het bij aan groei en stabiliteit van een organisatie. Medewerkers die positief zijn over hun onboarding zijn vaak loyaler, productiever en enthousiaster over hun werk.

Wat betekent indiensttreding precies?

Indiensttreding is het moment waarop een nieuwe medewerker officieel aan de slag gaat bij een organisatie. Het gaat alleen verder dan alleen een handtekening onder een contract zetten. Het draait om alles wat nodig is om een medewerker op een soepele manier aan het werk te laten gaan, van administratieve taken tot een warm welkom door het team. En om te zorgen dat dit op de juiste manier wordt geregeld. Een goed georganiseerd indiensttredingstraject zorgt ervoor dat een nieuwe medewerker zich snel op zijn gemak voelt in de organisatie en met vertrouwen aan het werk kan gaan. Dit legt als het goed gebeurt de basis voor een succesvolle en langdurige samenwerking tussen bedrijf en werknemer.

Waarom is een goed indiensttreding traject belangrijk?

De eerste indruk telt, dat geldt zowel voor de nieuwe medewerker als voor het bedrijf. Een gestructureerd indiensttreding traject draagt bij aan een positieve eerste indruk van de organisatie. Het helpt nieuwe medewerkers om zich snel thuis te voelen en vanaf de eerste dag productief aan de slag te gaan. Wanneer een medewerker zich welkom en goed begeleid voelt, neemt de betrokkenheid toe en is de kans groter dat hij of zij voor langere tijd bij de organisatie blijft. Dit bespaart niet alleen kosten en tijd, maar draagt ook bij aan een positieve en sterke bedrijfscultuur.

Belangrijkste stappen bij indiensttreding

Een effectieve indiensttreding omvat verschillende stappen die ervoor zorgen dat nieuwe medewerkers zich welkom en goed voorbereid voelen. Wat zijn zaken die je als werkgever hiervoor kunt regelen?

1. Contract en administratie op orde brengen

Voordat een medewerker officieel in dienst treedt, moeten alle administratieve zaken geregeld zijn. Denk hierbij aan:

• Het ondertekenen van het arbeidscontract
• Inschrijven bij de salarisadministratie
• Aanvragen van benodigde werkvergunningen (indien van toepassing)
• Regelen van een pensioenregeling en andere arbeidsvoorwaarden

2. Voorbereiding vóór de eerste werkdag

Als je bij een nieuw bedrijf start, wil je je graag snel op je plek sturen. Stuur vooraf een welkomstmail met praktische informatie over de eerste werkdag, inclusief werktijden, dresscode en contactpersonen. Dit voorkomt onzekerheid en draagt bij aan een soepele start.

3. Een warm welkom op de eerste dag

De eerste werkdag bepaalt vaak hoe een medewerker de organisatie ervaart. Zorg voor een duidelijke planning en een collega die fungeert als aanspreekpunt. Ook een introductiebijeenkomst met bijvoorbeeld een manager is aan te raden op de eerste werkdag, waarbij de bedrijfscultuur en werkwijze toegelicht kan worden.

Om te zorgen dat alle stappen van de indiensttreding en onboarding van nieuwe medewerkers duidelijk zijn, kan een onboarding App uitkomst bieden. Hierin wordt alle informatie die de nieuwe medewerkers zeker moeten weten over de organisatie verzameld, zodat je als werkgever zeker weet dat de nieuwe medewerkers van alle belangrijke zaken op de hoogte zijn.

4. Toegang tot systemen en werkplekinrichting

Het is frustrerend voor een nieuwe medewerker als er op de eerste dag geen toegang is tot e-mails, software of interne systemen. Zorg ervoor dat alle benodigde accounts, laptops en andere werktools vooraf zijn klaargezet. Een onboarding App met een account voor de nieuwe medewerker behoort hier ook toe.

5. Introductie van collega’s en de organisatie

Een medewerker die zich sociaal verbonden voelt, zal zich sneller thuis voelen in een organisatie. Organiseer kennismakingsmomenten met directe collega’s en andere teams, bijvoorbeeld in de vorm van een lunch, een rondleiding door het bedrijf of één-op-één kennismakingsgesprekken.

6. Opleiding en begeleiding

Het is normaal dat een nieuwe medewerker even tijd nodig heeft om zich de functie eigen te maken. Je kunt hem hierbij helpen met een goed inwerkprogramma. Denk hierbij ook aan trainingen, inwerkplannen met duidelijke doelstellingen en regelmatige feedbackmomenten met leidinggevenden. Ook hierbij kan een onboarding App helpen, door een gestructureerde aanpak aan de medewerker te bieden.

Hoe verbeter je het huidige indiensttreding traject?

Mogelijk heb je als onderneming al een indiensttreding traject. Het kan nooit kwaad om die eens na te lopen om te kijken of hij nog actueel en relevant is. Verder kun je ook aan onderstaande zaken denken om het indiensttreding traject te optimaliseren.

1. Digitalisering en automatisering

Als jouw onderneming nog met papieren handleidingen werkt, denk eens aan over het gebruik van digitale tools. Zo kun je de onboarding en administratieve processen efficiënter maken. Denk aan een onboarding App met daarbij digitale contractondertekening, automatische salarisverwerking en e-learningmodules voor een soepele introductie.

2. Een persoonlijke benadering

Elke medewerker is uniek en wat voor de een werkt tijdens het onboardingproces zal voor een ander juist niet werken. Door in te spelen op persoonlijke behoeften en verwachtingen, voelt een medewerker zich sneller op zijn gemak en betrokken bij het bedrijf.

3. Regelmatige evaluatie en optimalisatie

Niet alleen kun je als organisatie aan de nieuwe medewerker laten weten hoe de indiensttreding loopt, ook kan de medewerker feedback geven over de onboarding. Dit helpt om het proces continu te verbeteren en beter aan te laten sluiten op de behoeften van toekomstige medewerkers.

Een soepele indiensttreding als basis voor succes

Een goed geregeld indiensttreding traject is meer dan een formaliteit; het is een investering in de toekomst van zowel de medewerker als de organisatie. Door te zorgen voor een gestructureerde en warme start, vergroot je de kans op een langdurige en succesvolle samenwerking. En met behulp van een onboarding App zorg je voor een efficiënte onboarding waarbij alle aspecten van de organisatie aan bod komen.

Er zijn talloze tools en kanalen beschikbaar, elk met hun eigen voordelen en nadelen. Welke het beste bij jouw organisatie past, hangt af van factoren zoals bedrijfsgrootte, bedrijfscultuur en de manier waarop medewerkers het liefst communiceren.

Top 3 interne communicatie kanalen

Graag zetten we verschillende interne communicatie tools op een rij, zodat je voor jouw onderneming kunt kijken wat het beste aansluit bij de bedrijfscultuur.

1. De COMTOO App: alles-in-één oplossing voor interne communicatie

Voor bedrijven die op zoek zijn naar een geïntegreerde oplossing, biedt de COMTOO App een krachtig platform. Dit communicatiekanaal combineert chat, videomeetings, documentendeling en projectbeheer in één gebruiksvriendelijke omgeving.

Met de COMTOO App kunnen medewerkers eenvoudig berichten sturen, samenwerken aan projecten en belangrijke documenten delen, zonder te schakelen tussen verschillende tools. Vooral bedrijven die hybride werken of teams op verschillende locaties hebben, profiteren van de veelzijdigheid van deze applicatie.

Waarom kiezen voor de COMTOO App?

✅ Alles-in-één communicatie: geen losse tools nodig
✅ Mobiel en flexibel: altijd en overal toegankelijk
✅ Realtime samenwerking: minder e-mails en snellere besluitvorming

Toch kan het gebruik van een uitgebreide tool als COMTOO ook nadelen hebben. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld een leercurve ervaren, en de effectiviteit hangt af van hoe goed de tool geïmplementeerd wordt in de organisatie.

🔹 Wanneer inzetten?
De COMTOO App is perfect voor organisaties die een centrale plek wensen voor alle communicatie en samenwerking. Vooral bedrijven met veel digitale workflows, bijvoorbeeld in de transportsector, kunnen hiervan profiteren.

2. Intranet: de digitale kennisbank voor je organisatie

Het intranet fungeert als een intern platform waar medewerkers belangrijke documenten, bedrijfsnieuws en andere informatie kunnen vinden. Dit digitale informatiecentrum helpt bij het structureren van communicatie binnen een organisatie.

Waarom een intranet gebruiken?

✅ Centrale opslag: alle belangrijke informatie op één plek
✅ Verhoogt transparantie: openheid binnen de organisatie
✅ Vermindert kans op missen berichten: Minder afhankelijk van losse e-mails en berichten

Hoewel een intranet waardevol kan zijn, vereist het actief beheer. Als het platform niet regelmatig wordt bijgewerkt, kan informatie verouderen en minder relevant worden voor medewerkers.

🔹 Wanneer inzetten?
Een intranet is ideaal voor bedrijven die een centrale plek nodig hebben voor HR-documenten, bedrijfsnieuws en interne richtlijnen.

3. Chat-apps: snelle communicatie en samenwerking

Tools zoals Slack en Microsoft Teams zijn razend populair als het gaat om snelle communicatie binnen teams. Ze maken directe interactie mogelijk en verminderen de afhankelijkheid van e-mail.

Voordelen van chat-apps

✅ Snel en efficiënt: zeer geschikt voor korte vragen en overleg
✅ Relevante berichten: Mogelijkheid om groepen te creëren per team of project
✅ Integratie: Kan geïntegreerd worden met andere zakelijke tools

Maar let op: chat-apps kunnen ook afleidend werken. Continue notificaties en chatgesprekken kunnen ervoor zorgen dat medewerkers minder gefocust zijn op hun werk.

🔹 Wanneer inzetten?
Chat-apps zijn perfect voor teams die veel samenwerken en snelle besluitvorming nodig hebben. Ook voor informele communicatie tussen medewerkers kunnen ze een waardevolle toevoeging zijn.

Kies het juiste communicatiekanaal voor jouw organisatie

Er is geen ‘one-size-fits-all’ oplossing als het gaat om interne communicatie. De juiste mix van communicatiekanalen hangt af van de behoeften van jouw organisatie en medewerkers.

• Wil je een alles-in-één oplossing? De COMTOO App biedt een uitgebreid platform voor communicatie en samenwerking.
• Zoek je een formeel communicatiemiddel? E-mail en nieuwsbrieven zijn geschikt voor officiële berichten.
• Wil je snelle interactie en samenwerking? Chat-apps en vergaderingen zijn ideaal voor directe communicatie.
• Heb je een centrale plek voor informatie nodig? Een intranet helpt bij het opslaan en delen van belangrijke documenten.

Door bewust te kiezen welke kanalen je inzet, zorg je voor een efficiënte en duidelijke interne communicatie, wat de samenwerking en productiviteit ten goede komt. Wil je ontdekken welke tools het beste passen bij jouw organisatie? Analyseer je behoeften en optimaliseer je communicatie voor een soepelere workflow en tevreden medewerkers!