Gestructureerde interne communicatie

Tussen 2020 en 2022 stond het leven voornamelijk in het teken van het Coronavirus. Het grootste gedeelte van de beroepsbevolking werkte in deze periode vanuit huis en een hele grote groep heeft zelfs zijn baan verloren als gevolg van de Corona-crisis. Onder deze omstandigheden is het extra belangrijk om de motivatie in het team te behouden en juist wat extra aandacht te geven aan teambuilding activiteiten. Goede en gestructureerde interne communicatielijnen zijn daarom ook meer van belang dan ooit. Dit om te voorkomen dat het hele team thuis vanuit zijn eigen eilandje werkt en de verbinding en betrokkenheid behouden blijft binnen het bedrijf. Een medewerkers app zoals COMTOO kan hier een grote rol spelen. In dit artikel delen we graag enkele voordelen van de inzet van een interne communicatie app.

Wat houdt goede interne communicatie in?

Goede interne communicatie is essentieel voor het succes van elke onderneming, ongeacht de grootte of de sector waarin je als bedrijf werkzaam bent. Het stelt medewerkers in staat om efficiënter samen te werken, interne communicatie verhoogt de betrokkenheid en het draagt bij aan een sterke bedrijfscultuur. Laten we eens nader ingaan op de voordelen en die tonen waarom interne communicatie belangrijk is.

Effectieve interne communicatie verhoogt productiviteit

Goede interne communicatie zorgt ervoor dat informatie snel en duidelijk gedeeld kan worden. Hierdoor worden misverstanden voorkomen en kunnen medewerkers efficiënter werken. Teams die goed geïnformeerd zijn, kunnen sneller beslissingen nemen en projecten tijdig afronden. Het kan dus bijdragen aan een verhoogte productiviteit van de medewerkers.

Betrokken medewerkers die geïnformeerd zijn

Wanneer medewerkers zich goed geïnformeerd voelen over zaken die in het bedrijf spelen, voelen zij zich meer betrokken. Dit leidt tot een hogere motivatie, minder personeelsverloop en meer tevredenheid op de werkvloer.

Interne communicatie belangrijk voor een sterke bedrijfscultuur

Transparante, eerlijke top down communicatie helpt bij het creëren van een open en inclusieve bedrijfscultuur. Dit versterkt de relaties tussen medewerkers en management, wat bijdraagt aan een positieve werksfeer.

Open voor aanpassingen en veranderingen

Bedrijven die snel en duidelijk communiceren, merken dat medewerkers beter reageren op veranderingen zoals bijvoorbeeld een interne herstructurering. Openheid over deze veranderingen voorkomt verwarring en weerstand bij medewerkers.

Tip voor effectieve interne communicatie

Goede interne communicatie gaat verder dan alleen het delen van informatie. Het draait om wederzijdse betrokkenheid, transparantie en het creëren van een platform voor feedback. Hoe zorg je voor een goede interne communicatie in jouw onderneming? Graag delen we 6 tips die jouw organisatie kan gebruiken om de interne communicatie op niveau te houden.

Tip 1: Zorg voor een positief werkklimaat waarbinnen ruimte is om ervaringen te delen

Dit begint met een goed platform/kanaal wat laagdrempelig gebruikt kan worden voor het delen van ervaringen en successen. Veel organisaties gebruiken bijvoorbeeld een maandelijkse nieuwsbrief. Dit is een relatief gedateerd medium. Een modern sociaal intranet zoals een medewerkers app is meer van deze tijd. Alle gebruikers zijn hierop aangesloten met een persoonlijk account. Hierdoor kunnen bedrijfsnieuws en ervaringen met één klik binnen de gehele organisatie worden gedeeld. Maar juist in deze tijd zou een soortgelijk platform een nog bredere functie kunnen hebben. Het delen van berichten, successen, e-learnings of juist kleine bottlenecks stimuleert de betrokkenheid van één ieder bij de organisatie.

Tip 2: Vind de juiste frequentie

Niet de juiste toonhoogte maar met de juiste regelmaat. Dat is de kern van deze tip. Helemaal in tijden waar het grootste deel van de mensen vanuit huis werkt, is té vaak communiceren eigenlijk geen optie. Wij raden dan ook elke organisatie aan om de regelmaat waarin berichten worden gedeeld binnen de organisatie op te krikken. Hoe eerder de bal wordt gespeeld hoe kleiner de kans dat bepaalde geruchten in chat-groepjes een eigen leven gaan leiden.

Tip 3: Verlies de fun-factor niet uit het oog

Een te serieuze toon kan ervoor zorgen dat de motivatie van medewerkers daalt. Luchtige content zorgt ervoor dat medewerkers plezier houden in hun werk en elke ochtend met frisse zin opstaan om hun beste beentje voor te zetten voor hun organisatie. Het is daarbij ook goed om hier als management het goede voorbeeld in te geven. Deel een grappige foto van je werkplek en loop hier als CEO in voorop, hiermee geef jij de richting aan en houd je het ‘luchtig’.

Tip 4: Creëer de beste thuiswerk omgeving

Het werken vanuit huis pakt voor iedereen anders uit. De een is blij met wat quality-time met de kinderen en andere dingen rondom het huis. Een ander beschikt thuis echter niet over de juiste tools en weet mede hierdoor niet de juiste focus te vinden. Daarom is het van belang dat de werkgever zorgt voor de juiste faciliteiten ook voor de ’thuis’ – werkvloer. Een laptop en bedrijfstelefoon zijn hierin de basisbeginselen maar denk ook verder als een interne chat of zelfs een heel intern communicatieplatform. Ook wanneer iedereen op een andere locatie zit moet de communicatie gestroomlijnd zijn.

Tip 5: Blijf inspireren en informeren

Het is uiteraard belangrijk om intern transparant te blijven communiceren ook tijdens de crisis-tijden. Breng je medewerkers op de hoogte van financiële situatie van het bedrijf en laat ze ook weten wat de eventuele gevolgen van de aanhoudende situatie kunnen zijn. Zo komen ze niet voor verassingen te staan en creëer je als management zijnde meer begrip en draagvlak onder je werknemers voor de koers die er gevaren gaat worden.

Houd ook collega’s die tijdelijk op nul uren zijn gezet op de hoogte van hoe hard andere collega’s aan het knokken zijn om de continuïteit van het bedrijf te waarborgen. Natuurlijk willen zij dan ook weten hoe dat gebeurt en wat dit oplevert. Deel hiervoor nieuwe klanten, inspirerende cases of creatieve oplossingen op het universeel communicatie kanaal zoals een sociaal intranet.

Tip 6: Wederzijds vertrouwen is de basis

Vertrouwen is een mes wat twee kanten op snijdt. Eén is het vertrouwen in je werknemers en dat zij ook thuis hun best beentje zullen voorzetten voor de organisatie. Een tweede is dat zij ook op jou moeten kunnen vertrouwen. Wanneer crisis-tijdens gevolgen heeft voor de interne gang van zaken of er zich nieuwe uitdagingen voor doen waar van te voren niet op gerekend is, is het van belang dat hierover gecommuniceerd wordt met de medewerkers. Medewerkers voelen toch vaak aan dat er bepaalde zaken spelen binnen de organisatie ook als hier niet over gesproken wordt. Wanneer zaken onbesproken blijven bestaat de kans dat deze een eigen leven gaan leiden, wat als gevolg kan hebben dat er negatieve conclusies worden getrokken. Dit is iets wat je wilt voorkomen.

Belang van interne communicatie en de rol van een medewerkers app

De inzet van een medewerkers app kan een grote bijdrage leveren aan het verbeteren van de communicatie binnen een onderneming. Graag delen we enkele voordelen van de inzet van interne communicatiemiddelen en dan specifiek een app als COMTOO .

• Informatie centraal beheren en delen – Een medewerkers app fungeert als dé centrale hub waar alle belangrijke informatie en documenten toegankelijk zijn voor medewerkers. Dit voorkomt versnippering van informatie over verschillende platformen.
• Real-time communicatie – Medewerkers kunnen direct met elkaar communiceren, wat vooral nuttig is voor teams die op afstand werken vanaf huis of in verschillende tijdzones actief zijn.
• Notificaties en herinneringen inschakelen – Automatische notificaties zorgen ervoor dat belangrijke berichten niet over het hoofd worden gezien, wat de betrokkenheid vergroot.

Belang van informele communicatie in organisaties

Interne communicatie in organisaties is meer dan alleen informatieoverdracht; een effectieve interne communicatiestrategie draagt bij aan de efficiëntie, betrokkenheid en cultuur van een onderneming. Door te investeren in duidelijke communicatieprocessen, het juiste gebruik van technologie zoals de COMTOO medewerkers app en het stimuleren van een open feedbackcultuur, kunnen bedrijven een sterke basis leggen voor duurzame groei en succes.